15.1. Понятие информации и информационных технологий

в процессе управления персоналом

Управление любой организационной структурой - это поддер­жание ее в назначенных параметрах, что означает обеспечение такого устойчивого состояния, при котором структура способна оптимальным образом выполнять свои функции.

Процесс управления осуществляется путем постоянного анали­за информации о фактических значениях параметров, характери­зующих текущее состояние организационной структуры, и приня­тия на этой основе решений о воздействии на нее.

Таким образом, управление организацией, а значит и персона­лом, есть понятие информационное, требующее соответствующего информационного обеспечения.

Выделяя управление персоналом как одну из наиболее важных составляющих некоторого бизнес-процесса, рассмотрим все аспек­ты и методы его информационного обеспечения.

Договоримся о том, что под термином «бизнес-процесс» будем понимать всю совокупность процессов, действий, решений и ито­гов, в результате которых достигается цель хозяйственной деятель­ности - получение определенной материальной выгоды.

Бизнес-процесс управления персоналом осуществляется путем постоянного анализа уже собранной информации о сотрудниках организации или сбора новой, фиксации происходящих изменений, исполнения решений руководства организации, связанных с кадра­ми, подготовки информации для принятия решений о различных изменениях в самой организации. Выработка каждого из этих ре­шений должна быть информационно обеспечена.

Необходимо отметить все большее возрастание в последнее время зависимости функций управления персоналом от компью­терных технологий.

Информационное обеспечение системы управления персоналом представляет собой совокупность информации, циркулирующей в системе управления персоналом при ее функционировании. А так­же служба управления персоналом производит обработку инфор­мации и обеспечивает принятие управленческих решений руковод­ством предприятия. Информационное обеспечение включает опера­тивную информацию, нормативно-справочную информацию, клас­сификаторы технико-экономической информации и системы доку­ментации (унифицированные и специальные).

Для того чтобы служба управления персоналом могла успешно выполнять свои функции, необходимо соблюдать следующие тре­бования, предъявляемые к качеству информации: комплексность, оперативность, систематичность, достоверность.

Информационное обеспечение службы управления персоналом условно можно подразделить на внешнее и внутреннее. Термины «внешняя» и «внутренняя» информация взяты по отношению ин­формации к компьютерным технологиям, используемым в процес­се управления персоналом.

Под внешним информационным обеспечением будем понимать систему классификации и кодирования информации; системы управленческой документации; систему организации, хранения, внесения изменений в документацию.

Во внешней сфере в процессе управления обмен информацией реализуется в виде движения документов между управляющей и управляемой системами: от органа управления к объекту следуют документы, содержащие плановую информацию (приказы, распо­ряжения, плановые задания, планы-графики); по линии обратной связи - от объекта к органу управления - следуют документы, со­держащие учетно-отчетную информацию (информация о текущем или прошлом состоянии объекта управления). Внешнее информа­ционное обеспечение позволяет провести идентификацию объекта управления, формализовать информацию, предоставить данные в виде документов.

Внутреннее информационное обеспечение содержит массивы данных, формирующие информационную базу системы на машин­ных носителях, а также систему программ организации, накопле­ния, ведения и доступа к информации этих массивов.

Основным элементом внутреннего информационного обеспе­чения является информационный массив, представляющий собой совокупность однородных записей. Структура массива, состав, порядок следования записей в массиве не зависят от типа машин­ного носителя. Поэтому на логическом уровне оценивается струк­тура информационного массива, а на физическом уровне осущест­вляется реализация информационной базы с использованием со­временных технических средств.

Для продуктивной деятельности предприятия важно, чтобы об­работка данных информационного пространства осуществлялась в реальном масштабе времени. Это невозможно без использования современных информационных технологий.

Внедрение комплексных автоматизированных систем управле­ния персоналом позволяет создать единую корпоративную базу кадровой информации, обеспечить согласованную работу субъек­тов управления персоналом и производителей кадровой информа­ции в единой информационной среде, сформировать оптимальную иерархию доступа к кадровой информации, персонализировать ответственность за ввод и коррекцию данных.

В этой связи одной из центральных проблем проектирования информационного обеспечения службы управления персоналом является организация данных в памяти персонального компью­тера.

Недостатки традиционного подхода организации массивов ин­формации в памяти персонального компьютера, при котором раз­работка информационной базы ориентировалась на конкретные функциональные задачи, привели к необходимости ориентации собственно на информацию, на данные, что обусловило переход от проблемно-ориентированной базы данных к информационно-ори­ентированной.

Все это обусловило новую организацию банков данных в пер­сональном компьютере, что нашло свое отражение в разработке банков данных, представляющих собой совокупность баз данных пользователей, технических и программных средств формирования и ведения этих баз.

Банк данных строится из баз данных, каждая из которых явля­ется совокупностью данных, организованных по определенным правилам, предусматривающим общие принципы описания, хране­ния и манипулирования данными.

В базе данных накапливается и постоянно обновляется инфор­мация в виде небольшого числа массивов, каждый из которых ори­ентирован на использование при решении многих задач управле­ния. При этом основное внимание уделяется непрерывному под­держанию в системе точной динамической информационной моде­ли объекта управления. В этой связи открывается принципиально новая возможность использования ЭВМ несколькими пользовате­лями, которые совместно разрабатывают и используют программы, обобщают полученные результаты.

К разработке информационного обеспечения службы управле­ния персоналом предъявляется ряд требований:

1) рациональная интеграция обработки информации при мини­мальном дублировании информации в информационной базе, со­кращение числа форм документов;

2) возможность машинной обработки информации, содержа­щейся в документах и во внутренней сфере;

3) необходимая избыточность информационного обеспечения, позволяющая пользователям различного уровня получать инфор­мацию с различной степенью детализации.

Результатами применения информационных технологий в управлении персоналом организации являются:

• повышение эффективности управления предприятием в це­лом за счет рационального использования кадровых ресурсов;

• использование в процессе принятия решений актуальной и достоверной информации;

• повышение производительности труда за счет ускорения кадрового документооборота;

• активизация аналитической деятельности благодаря автома­тизации рутинных операций и снижению трудоемкости кадрового учета;

• автоматизированная подготовка всех форм отчетности (пен­сионный фонд, налоговая инспекция, статистические органы);

• рационализация процессов кадрового делопроизводства;

• оперативный контроль за исполнением управленческих ре­шений;

• общее повышение культуры работы с сотрудниками органи­зации.

В процессе управления персоналом происходит постоянный взаимный обмен информацией службы управления персоналом со всеми подразделениями предприятия. Это требует создания едино­го информационного пространства организации, в пределах кото­рого происходит обмен информацией между подразделениями, ее обработка и последующий обмен.

Под единым информационным пространством будем пони­мать всю совокупность информации, описывающей деятельность предприятия.

В рамках процесса управления персоналом можно выделить ряд функций, связанных с решением отдельных задач, таких как: учет персонального состава работников, планирование и подбор кадров, обеспечение повышения квалификации и обучения персо­нала, проведение оценки деятельности персонала, табельный учет, ведение штатного расписания, расчет заработной платы. Каждая из перечисленных функций выполняется быстрее, качественнее и более оптимально, если используются компьютерные технологии.

Рассматривая процесс управления персоналом, необходимо учесть два информационных потока, непосредственно связанных с управлением: поток прямой от службы управления персоналом к другим подразделениям и поток обратный как важный элемент эффективного двустороннего общения. Использование информа­ционных технологий позволяет уменьшить время прохождения информации, связанной с управлением персоналом, что означает более оперативное и своевременное реагирование на какие-либо изменения или потребности предприятия и работников. Наличие в организации телекоммуникационных сетей предоставляет возмож­ность решения большинства задач управления персоналом на вы­соком качественном уровне.