Теоретичні відомості Створення звіту за допомогою майстра. Модифікація структури звіту.

Звіт — це об'єкт призначений для форматування і обчислення підсумків та друку вибраних даних з бази даних згідно з вимогами стандартів чи замовника. Звіти дають широкі можливості для групування і обчислення проміжних і загальних підсумків для великої кількості даних Звіти можуть бути використані для одержання красиво оформлених рахунків, заказів на покупку, поштових наклейок. Програма Access дає можливість користувачу створити звіт трьома способами:

- Конструктор

- Майстер звітів

- Авто звіт

Найчастіше звіт створюють за допомогою майстра звіту, а пізніше до оформляють вручну за допомогою конструктора. Звіт складається з декількох елементів, які створює конструктор, а саме :

- заголовок звіту;

- верхній колонтитул (повторюється на всіх сторінках );

- заголовок групи ( якщо записи групуються);

- область даних;

- нижній колонтитул (повторюється на всіх сторінках);

- примітки.

За допомогою елементів керування у звіт можна додавати малюнки, діаграми та інші об'єкти. У колонтитулі можна помістити будь-яку обчислювальну функцію бази даних. Редагувати дані у звіті не можна.

Створення звіту за допомогою майстра

- Відкрити вікно бази даних ;

- в вікні бази даних вибрати об'єкт по якому створюємо звіт;

- кнопка Звіт - створити. В діалоговому вікні новий звіт ми можемо

вибрати один із шести варіантів:

конструктор майстер звітів:

авто звіт - в стовбець;

авто звіт - лінійний майстер діаграм;

почтові наклейки.

Майстер звітів - запускає основного майстра по створенню звітів, який дозволяє вибирати поля для звіту, задавати формати, умови групування і підсумкові функції.

Автозвіт в стовпець - створення звіту в якому кожний запис базового запису або таблиці представлено у вигляді простого списку, що містить назву і значення полів.

Автозвіт: лінійний - в запиті дані записи базового запиту виводяться в одному порядку. Якщо таблиці базового запиту зв'язані "один до багатьох ", то майстер створить групу для даних, що поступають у сторону відношення один, але не обчислить ніяких підсумкових значень. При створенні звіту використовується останній стиль, який був вибраний в майстрі або застосований за допомогою автоформату в конструкторі звітів.

Майстер діаграм - дозволяє побудувати діаграму і створити в запиті вільну рамку об'єкту OLE з вбудованою діаграмою.

Почтові наклейки - дозволяє вибрати поля з іменами і адресами, відформатувати їх і створити звіт для друку поштових наклейок.Вибираємо майстер звітів і ОК.

Задання параметрів звіту.

Перше вікно майстра звітів дозволяє вибрати поля. Для того, щоб включити в звіт всі поля в такій же послідовності як і у базовому запиті, потрібно клацнути на кнопці ». Кнопка > переміщає одне із полів в правий список, кнопка « знищує всі поля із списку, дозволяє заново створити список полів. Якщо деяке поле включили помилково, його потрібно виділити і кнопка < і кнопка далі. Майстер використовує вихідні дані і пробує оприділити групи. Користувач може сам задати собі групування і Далі. В наступному вікні можна задати додаткові поля для групування. Можна задати до чотирьох рівнів групування. Після вибору доступною стає кнопка Групування. Потрібно клацнути її в діалоговому вікні Інтервали групування і кнопка Далі. В наступному вікні задаємо додаткові умови сортування рядків в області даних звіту. Кнопка підсумки відкриває діалогове вікно, в якому можна обчислити суму, середнє, максимальне, мінімальне значення, обчислити процент і ОК і Далі. В наступному вікні вибираємо вид макета звіту і орієнтацію друкованої сторінки. Майстер показує, як виглядатиме вибраний варіант. Клацнути кнопку далі. В наступному вікні майстра можна вибрати один із шести стилі оформлення звіту: діловий, звичайний, напівжирний, зжатий, спокійний, строгий і кнопка Далі. В останньому вікні задаємо ім'я звіту і кнопка Готово.