4. Жанама әсер ету ортасы

Саяси факторлар. Ұйымның табысты қызмет етуіне елде жүргізілетін саясаттың түрлі аспектілері өз әсерін тигізеді. Ұйым қызметіне саяси тұрақтылық не тұрақсыздық, елдегі әлеуметтік жағдай, экономикаға мемлекеттің кірісу дәрежесе және бизнес дамуына жағымды көзқарасынан туатын шаралар, экономика секторларын мемлекет меңшігіне не жекешелендіру шаралары, қоғамның демократизациясының даму деңгейі және т.б әсерін тигізеді.

Экономика жағдайы ұйым басқармасымен бағалануы тиіс, себебі экономика циклдың қай стадиясында болуы, инфляцияның болуы, инвестициялар үшін тартымдылығы және т.б факторлар ұйымның іс әрекетінің нәтижесіне үлкен әсер жасайды.

Әлеуметтік факторлар. Әлеуметтік мәдени факторлардың әсерін әр елдің өз дәстүрін сақтауға тырмысуынан байқауға болады. Егер ұйым тиімді қызметке бағыт алса, онда ол әлеуметтік және мәдени факторлардың әсер ету сипатын талдап, олардың өзгеру тенденцияларын байқап қоғамға бәсекешілерге қарағанда едәуір жоғары қызмет етуі керек.

Жергілікті халықпеп орныққан қарым-қатынастар. Ұйымның көп қамқорының бірі – жергілікті халықпен жақсы қатынас құру. Ол әр түрлі қалыпта болуы мүмкін – қайырымдылық қызметі, жергілікті оқу орнын қаржыландыру, профессионалдық оқу орнын ашу, т.б. Қорыта айтқанда, осы аты аталған факторлар ұйымға жекеленіп емес, комплексті, бір-бірімен тығыз байланысты түрде әсерін тигізеді.

6– тақырып. Басқаруды ұйымдастыру құрылымы мен басқару нормасы

Кәсіпорын құрылымы – бұл бүтін шаруашылық объектіні құрайтын ішкі буындардың: цехтар, учаскелер, бөлімдер, лабораториялар және басқа да бөлімшелердің құрамы мен ара-қатынастары. Оның жалпы, өндірістік және ұйымдық құрылымы болады.

Кәсіпорынның ұйымдық құрылымы – бұл басқару аппараты бөлімшелері және олардың өзара байланыстары мен өзара бағыныштылығының құрамы. Кәсіпорынның басқару аппараты – басқарушылық шешімдерді дайындауға және оны жүзеге асыруға жауапкершілік жүктелген басшылар мен мамандар тобы. Басқару аппаратының ұйымдық құрылымы бірнеше буын сандарымен сипатталады, көбіне үш буынды жүйе қолданылады: президент (директор, басқарушы) – цех (бөлім) басшысы – мастер (бригадир). Әрқайсы өзіне жүктелген жұмыс учаскесіне жауапты болады. Басқару құрылымының түрлері: сызықты, функционалды, сызықты-функционалды, сызықты-штабты, өнімдік, дивизионалды, жобалық, матрицалық, бағдарламалы-мақсатты, бригадалық, төңкерілген пирамида түріндегі басқару құрылымы.

Функционалды ұйымдық құрылым көп жағдайда дәстүрлі немесе классикалық деп те атайды. Осы құрылымдағы бөлімшелер қызметінің нақты сипаттамалары ұйым қызметінің басты бағыттарын қамтиды. Ұйым қызметінің дәстүрлі функционалды зоналарына (аймақтарына) маркетинг, өндіріс және қаржы бөлімшелері жатады. Бұл ұйымдық құрылымның негізгі идеясы мамандандыру артықшылықтарын толықтай пайдалану және басшылықтың шамадан артық болмауын қадағалайды.

Дивизионалдық құрылымда ұйымды құрылымдық бөлімшелер мен элементтерге бөлу товарлар мен қызмет түрлері бойынша, сатып алушылар топтары немесе географиялық аймақтар бойынша жүргізіледі. Бұл құрылымдарды сәйкесінше келесідей атайды: өнімдік құрылым, сатып алушыға бағытталған құрылым, аймақтық құрылым.

Көлденең еңбек бөлінісіне негізделген функционалды және дивизионалды құрылымдармен салыстырғанда сызықтық құрылымның элементтері тік сызық бойынша бағынышты иерархиясы болады.

Сызықтық құрылым көп үлкен емес ұйымдар үшін тиімді. Ұйымның өсуіне байланысты басқарудың түрлі деңгейлеріне маманадар мен эксперттерді тартудың қажеттілігі туындайды. Бұл жағдайда құрылым сызықты-штабтық деп аталады. Ұйымның функционалды күрделілігінің және орындалатын жұмыстарының артуы жағдайында сызықты-штабтық құрылымды пайдаланады.

Жұмыстардың жобалық ұйымы өзінің мәні бойынша нақты мәселені (міндетті) шешу үшін құрылатын уақыттық құрылым болып табылады. Осы жұмыстар ұйымының мәні мынада: күрделі жобаны белгіленген уақытқа және белгіленген сапаға сәйкес орындау үшін ұйымның біліктілігі жоғары қызметкерлерінен бір команданы (топты) құру. Команда жоба аяқталғанға дейін бірге жұмыс жасайды.

Матрицалық құрылымдағы жоба басшылары толықтай нақты жоба бойынша қызметтің барлық түрлері мен ресурстарын интеграциялауға жауапты. Оларға қажетті барлық материалды және қаржы ресурстары бөлінеді. Жоба басшысында жобалық өкілеттік болады. Мұндай өкілеттіктер компаниядағы жұмыстарды ұйымдастыруда кең көлемде өзгеруі мүмкін.

7– тақырып. Менеджментті ақпаратпен қамтамасыз ету

Басқару үрдісінде ақпарат – бұл ұйым ішінде және оның айналасында өтіп жатқан үрдістер туралы сапалы және сандық мәліметтер жиынтығы.

Ақпарат дегеніміз - белгілі міндеттерді шешу үшін пайдалы деп бағаланбаған, қабылданған және түсінілген жаңа мәліметтер немесе қандай-да бір оқиға туралы т.б жағдайлар туралы хабарлар болып табылады.

Ақпарат басқару үрдісінің негізі болып табылады, және бүгінгі күнде ол кез-келген ұйымның әлеуметтік-экономикалық, техникалық, технологиялық дамуының маңызды ресурсына айналған, яғни, бұл өндірістің өздік факторы болады.

Ақпараттық ресурстардың ерекшеліктері:

1) шексіздігі;

2) сақталулығы және жинақталуы;

3) параллельдік қолдану мүмкіндігі;

4) өткізу жеңілдігі.

Талаптар:

1) сандық және сапалық толықтық

2) көкейкестілік;

3) анықтылық және дәлдәлік;

4) пайдалылық, ол шешімді қабылдауға шығындарды экономдаумен сипатталады;

5) тығыздық (толықтық), яғни, тасымалдаушының бірлігіндегі ақпараттың санының және пайдалы және жалпы мәліметтердің қатынасы.

Қазіргі кезеңде ақпаратты зерттеу негізгі 3 тұрғыда жүреді:

1) синтактика - ол деректерді қайта өңдеу мен жеткізу құралдардың өткізу қабілеті мен табиғи кедергідерді жою тұрғысынан зерттейді;

2) семантика - хабардың маңызы мен оның көріну формасын зерттейді;

3) прагматика - хабардың пайдалылығы мен тиімділігін зерттеумен байланысты.

Өндірісті басқару ақпараты 2 топқа бөлінеді:

1) мазмұндылық ( сематикалық) белгілері бойынша;

2) ұйымдық ( прагматикалық ) белгілері бойынша.

Мазмұнының белгілері бойынша ақпарат келесіге бөлінеді:

1) бейнеленетін объектілер бойынша ( халық, еңбек ресурстары, табиғи ресурстар, өндірілген құрал- жабдықтар, өнім шығару және қызмет көрсету, ақша қаражаттары т.б );

2) ұдайы өндіріс сатылары мен процестері бойынша ( өндіріс, айналым, бөлу, тұтыну туралы ақпарат);

3) халық шаруашылығының салалары бойынша ( өнеркәсіп, ауыл шаруашылығы, транспорт, құрылыс т.б).

Мазмұндылық белгілері ақпаратта бейнеленетін технологиялық, экономикалық, әлеуметтік және басқа қатынастарының түрі бойынша оны бөлетін маңызды белгіге жатады.

Ұйымдастыру тұрғысынан салып қарағанда, ақпарат:

- жүйеге келтірілген (жүйеленген);

- жүйеге келтірілмеген ( жүйеленбеген).

Жүйеге келтірілген ақпарат дегеніміз - көрсеткіштердің құралы, хабардың адрестері, мерзімдері, ұсынылу қалыптары бойынша адамға күні бүрын берілген мазмұн мен тәртіп бойынша және келісілген мерзім мен айтылған уақыт түсіп отырады.

Жүйленген ақпараттарға жататындар: берілген статистикалық есеп, өндірістегі жұмыстардың барысы, ресурстардың жұмсалуы т.б туралы күнделікті ( оперативті ) ақпарат.

Жүйеге келтірілмеген ақпарат дегеніміз - сипаттары бойынша толықтай немесе ішінара тәртіптелмеген болады. Бұл ауық түрде түсетін ақпарат. Мысалы, төтенше жағдайларда ақпарат.

Басқару процесіндегі ақпарат 2 түрге бөлінеді:

1) құжатталған ақпарат;

2) құжатталынбаған ақпарат.

Құжатталған ақпарат келесідей түрде болады:

- есептер;

- анықтамалар;

- мәжіліс протоколдары;

- баяндау жазбалары;

- хаттар;

- қаулылыр;

- жоспарлар;

- бұйрықтар;

- нұсқаулар.

Құжатталынбаған ақпарат - бұл көбінесе телефон арқылы, жеке әңгімелесуде, екңесте және ауызша түрде берілген ақпарат.

Жүйеге келтірілген ақпараттардың барлығы да құжатталынады: ал жүйеге келтірілмеген ақпарат ішінара ғана құжатталады.

8– тақырып. Менеджменттегі коммуникация

1. Басқарудағы коммуникацияның рөлі және оның түрлері

2. Коммуникация процесі

3. Қарым-қатынас кедергісі және оны жою әдістері

4. Ұйымдық қарым-қатынас кедергілері және оны жою әдістері

1. Басқарудағы коммуникацияның рөлі және оның түрлері

Коммуникация дегеніміз қарым-қатынас, екі және одан да көп адамдардың өзара түсінісуге негізделген байланысы: бір бірінен ақпарат, мәліметтер алмасуы.

Басшы өзінің көпшілік уақытын мәліметтер алу және шешім қабылдау үшін, біреулермен байланысуға, қарым-қатынас орнатуға арнайды. Баскарудың жоспарлау, ұйымдастыру мотивация және бақылау қызметтерін орындау да қарым-қатынас орнатуға байланысты. Коммуникация – басшылық етудің байланыстырушы процесі болып саналады. Менеджерлер өз жұмысын ойдағыдай орындау үшін тиімді қарым-қатынас орнатуы қажет.

Шетел зерттеушілерінің пікірінше, тиімсіз қарым-қатынас – проблемалардың туындауының басты себептерінің бірі. Тиімді жұмыс істейтін басшылар – бұлар тиімді қарым-қатынас ориата білетіндер. Ұйым ішінде де, одан тысқары жерде де тиімді қарым-қатынас ұйым аралықтары үшін де, сыртқы орта үшін де аса қажетті, сол мақсатта олар түрлі амалдарды пайдаланады.

Олар тұтынушыларға жарнама арқылы және басқадай жолдармен байланысады. Қоғамдық ұйымдармен қарым-қатынас орнатуда жергілікті ұйымдармен, жалпыұлттық немесе халықаралық деңгейде байланыс жасауға ерекше кеңіл бөледі. Ұйым мемлекеттік реттеу тәртібіне бағынуына тура келеді, сол себептен де есеп беріп, онда қаржы және маркетинг туралы мәлімет береді, сондай-ақ өзінің орналасуы мүмкіндіктері, жеңілдіктері т.б. туралы деректер келтіреді. Ұйымның сыртқы ортадағы оқиғалар мен факторларға қатысуынын баска да толып жатқан әдістері бар.

Сыртқы орта арқылы пайда болатын алуан түрлі проблемаларға байланысты ұйым ішінде әр түрлі талқылаулар, жиналыстар, телефон арқылы келісімдер жүргізіліп, қызмет жазбалары, есептері, бейнетаспалар т.б. жасалады.

Ұйымда мәліметтер бірінен бірі беріліп, алмасып отырады. Жоғарғы басшылықтан төменгі басшылықка күнделікті міндеттер, нақты тапсырмалар, ұсыныстар т.б. беріледі. Төменгі деңгейдегі басшылықтан жоғары деңгейдегі басшылыкка берілетін мәліметтер еңбек өнімділігіне айтарлықтай ықпал етеді.

Төменгі деңгейден жоғарғы деңгейдегі басшылыкка берілетін мәліметте не істеп жатқандығы айтылады. Басшы осындай жолмен ағымдағы және толғағы жеткен мәліметтерді біліп отырады, істі оңға бастырудың мүмкін болатын варианттарын ұсынады. Жоғарғы басшылар мен төменгі басшылардын мәлімет алысуы әдетте есеп беру, ұсыныс айту және жазбаша түсініктеме нышанында болады.

Әр түрлі бөлімшелер аралығындағы коммуникация көлбеу коммуникацияға жатады. Кез келген ұйым бұндай коммуникацияны қажет етеді, өйткені, оның өзі өзара байланысты элементтерден тұратындықтан басшы мақсатқа жетуі үшін біркелкі жолға қойылған жұмысқа қол жеткізуі тиіс.

Басшы мен бағыныштылар коммуникация компоненттері болып саналады. Олар бөлімшелердегі міндеттерді анықтау үшін мәліметтер алмасады, жұмысты тиімді орындау проблемаларын талқылайды.

Басшы мен жұмысшы топтарының арасындағы коммуникация, басшы мен бағыныштылар арасындағы қосымша мәлімет алу болып саналады, әрі басшыға топтың іс әрекетінің тиімділігін арттыруға ықпал етеді.