5. Звітність навчальних закладів

5.1. Поняття про звітність бюджетних установ

Складання звітності навчальних закладів завершує повний цикл бухгалтерської обробки даних, які накопичуються в облікових реєстрах.  Особливості бухгалтерської звітності в навчальних закладах:

- Обов’язковість та державне регламентування, що випливає з характеру затвердження бюджету. Держава через Міністерство фінансів України суворо регламентує склад і порядок складання звітності, терміни її подання, розгляд та затвердження. Усі бюджетні організації, установи повинні дотримуватись правил та термінів складання звітності, подавати її в установленому обсязі.

- Єдність форми та змісту, що дає змогу статистичного групування та зведення її показників.

- Методологічна єдність показників, яка передбачає єдині методи розрахунків однакових звітних показників, їх обов’язкове узгодження з відповідними показниками, затвердженими кошторисами та штатними розписами. Це необхідно для контролю за виконанням кошторису доходів і видатків.

- Достовірність звітних показників, яка випливає з самої природи затвердження бюджетів усіх рівнів, що також необхідна для успішного виконання показників бюджету як за доходами, так і видатками, для своєчасного реагування на відхилення. Достовірність означає, що бухгалтерська звітність повинна давати вірне і повне уявлення про майновий та фінансовий стан організації, а також результати її діяльності. Достовірною вважається бухгалтерська звітність, сформульована та складена з урахуванням правил, встановлених нормативними актами системи нормативного регулювання.

- Простота, зрозумілість, доступність та прозорість звітності, які необхідні для широкого залучення всіх працівників до управління, активізація людського фактора. Простота та ясність необхідні ще й для того, щоб не завуальовувались недоліки діяльності окремих керівників.

- Цілісність – вимога, пов’язана з необхідністю включення в бухгалтерську звітність даних про всі господарські операції, які здійснюються організацією як юридичною особою в цілому.

- Послідовність, що закріплює на практиці поетапність процесу складання бухгалтерської звітності, тобто необхідність постійності змісту та форм бухгалтерського балансу і пояснень від одного звітного періоду до іншого. Звітність про виконання бюджету – це метод узагальнення планових і звітних показників, приведених в таку систему, яка характеризує виконання бюджету, зобов’язань, затверджених кошторисами за відповідний звітний період. Звітність про виконання кошторису доходів і видатків – це система показників, яка характеризує виконання бюджету та допомагає регулюванню діяльності навчального закладу за відповідний звітний період часу.

5.2. Види звітності Звітність, яку надає навчальний заклад, що утримуються за рахунок коштів відповідних бюджетів, можна умовно поділити на такі види:

- за складом:

а) місячна;

б) квартальна;

в) річна;

- за обсягом:

а) зведена;

б) вища організація;

в) органи Державного казначейства;

- за місцем подання:

а) звітність, яка подається Рахунковій палаті;

б) звітність, яка подається в органи податкової служби;

в) звітність, яка подається в органи статистики;

г) звітність, яка подається в інші органи;

- залежно від використання коштів:

а) звітність за бюджетними коштами;

б) звітність за спеціальними коштами;

в) звітність за сумами за дорученнями та за іншими позабюджетними коштами. Річні звіти складаються за звітний рік, яким вважається період з 1 січня до 31 грудня включно.

Форми звітності заповнюються в гривнях, а зведені звіти головних розпорядників – у тисячах гривень з одним десятковим знаком. У формах бухгалтерських звітів наводяться всі передбачені показники. У випадках незаповнення тієї чи іншої статті (рядка, графи) через відсутність активів, пасивів, операцій ця стаття прокреслюється.

До подання річного бухгалтерського звіту на підставі затверджених керівником навчального закладу пропозицій постійно діючих інвентаризаційних комісій з урегулювання розбіжностей фактичної наявності цінностей відповідні записи мають бути внесені до реєстрів і рахунків бухгалтерського обліку. Суми статей балансу за коштами на рахунках у банках, банківськими позиками, дані про рух фінансування з бюджету та позабюджетних фондів повинні відповідати відомостям, вказаним у виписках банків. Відображення у балансі сум за розрахунками з фінансовими і податковими органами, які взаємно не погоджені, не допускається. Бухгалтерські звіти підписують керівник і головний бухгалтер навчального закладу, в централізованих бухгалтеріях – керівник відділу ( управління ) освіти, при якому вона утворена, і головний бухгалтер

У бухгалтерських звітах не повинно бути жодних підчисток і помарок. Виправлення помилок у звітах здійснюється з дотриманням вимог, встановлених законодавством.

Форми річного звіту повинні бути пронумеровані, прошнуровані, зброшуровані в окрему папку, складено перелік форм, включених до річного звіту. Строки подання річного звіту навчальним закладом встановлюється відділами (управліннями) освіти, до яких подаються ці звіти. Кожний бухгалтерський звіт навчального закладу до подання його у визначені органи розглядається і затверджується у порядку, встановленому законодавством та установчими документами навчального закладу.

Річні бухгалтерські звіти подаються:

- відділу (управлінню) освіти;

- органу Державного казначейства – при отриманні асигнувань з державного бюджету;

- органу Державної статистики – при окремих вказівках.

Інформаційність річного звіту повинна бути доповнена Пояснювальною запискою, яка є обов’язковим додатком до річного звіту. Її обсяг та зміст не регламентовані, хоча навряд чи доцільно перевантажувати записку переліченням показників, які безпосередньо читаються за формами звітності. Разом з тим, у Пояснювальній записці наводяться пояснення основних факторів, які вплинули на господарські та фінансові результати роботи навчального закладу, висвітлюється його фінансовий та майновий стан. Крім того, тут знаходять своє відображення відомості про намір закладу освіти змінити на майбутній рік методологію подачі окремих господарських і майнових операцій, коштів та розрахунків, а також подачу інформацію про дебіторів, що мають найбільшу прострочену заборгованість, із зазначенням суми боргу.

У поясненнях до звіту навчальний заклад наводить курс, за яким при складанні річного бухгалтерського звіту був здійснений перерахунок активів і пасивів в іноземній валюті у грошову одиницю, що діє на території України, а також пояснює причини змін вступного балансу на початок року. 5.3. Порядок складання балансу

Для керівника навчального закладу потрібно мати достовірну та вичерпну інформацію про загальний обсяг використання, джерела утворення, стан та розміщення коштів. Такі дані отримують за допомогою одного з елементів методу бухгалтерського обліку – бухгалтерського балансу. Бухгалтерський баланс – це метод відображення та групування на визначену дату, як правило на 1-е число, засобів навчального закладу за видами, розміщенням, використанням та джерелами їх утворення в грошовій оцінці. Засоби навчального закладу та джерела їх утворення в бухгалтерському балансі показуються за статтями.

Стаття балансу – це складова активу і пасиву, яка характеризує групу економічно однорідних господарських засобів та джерел їх утворення. Статті балансу, в свою чергу, об’єднуються в економічно однорідні групи – розділи балансу.

Актив балансу бюджетної установи складається з трьох розділів: І. Необоротні активи.

ІІ. Оборотні активи.

ІІІ. Витрати.

У пасиві балансу відображаються джерела утворення засобів. Основним джерелом утворення господарських засобів навчального закладу є асигнування з бюджету.

Пасив балансу навчального закладу складається з трьох розділів: І. Власний капітал.

ІІ. Зобов’язання.

ІІІ. Доходи.

Структура балансу навчального закладу суттєво відрізняється від балансу госпрозрахункової. Баланс складається на підставі звірених даних синтетичного та аналітичного обліку на кінець звітного періоду. Залишки на рахунках обліку на початок року повинні бути тотожні відповідним даним на кінець року в балансі за попередній період.

Навчальний заклад складає єдиний баланс за всіма коштами загального і спеціального фондів та заповнює в балансі тільки ті рядки, які відносяться до його діяльності.