Методичні вказівки

          Увага! Основним видом ділового тексту є документ. Документ має правове й господарське значення, може слугувати писемним доказом, а та­кож є джерелом різноманітних відомостей довідкового характеру. Документи дають можливість відтворити факти діяльності установи, органі­зації чи підприємства, знайти в зданих до архіву справах такі відомості, які мають значення для поточної оперативної роботи і для історії.

          У найширшому значенні цього слова документом можна вважати будь-який матеріальний об'єкт, що містить інформацію в зафіксованому вигляді.

Документ - це своєрідний матеріал, «сировина для обробки». Вона повинна бути доброякісною: інформація повинна добуватися швидко і продуктивно.

Запам’ятайте вимоги  до документів, що мають бути повноцінним джерелом інформації:

    Документ повинен видаватися повноважним органом або особою відпо­відно до її компетенції.

    Документ не повинен суперечити чинному законодавству і директивним вказівкам керівних органів.

    Документ повинен бути достовірним і відповідати завданням конкретного керівництва (базуватися на фактах і містити конкретні й реальні пропозиції).

    Документ повинен бути складений за встановленою формою.

    Документ має бути бездоганно відредагований і оформлений.

         Зверніть увагу! Всього  є  32  реквізити. Кожен  документ містить свої реквізити та порядок розміщення.  Сукупність реквізитів, характерних для даного виду документів називається формуляром. Аркуш паперу, на якому типографським способом відтворені постійні для даного виду документів реквізити, називається бланком. 

Запитання для самоконтролю

1.     Що таке документ?

2.     Які види документів ви знаєте?

3.     З яких елементів складається документ? Як ці елементи називаються?

4.     Вкажіть реквізити, які використовуються при складанні ділових паперів.

5.     Наведіть приклади стандартизованих та не стандартизованих документів.

6.     Яких вимог слід дотримуватись при оформленні сторінки документа?

7.      З яких логічних елементів складається текст, які існують вимоги щодо його оформлення?

Форми контролю

Поточний -  усне опитування, перевірка зошита.

Підсумковий – підсумкова контрольна робота, екзамен.

Лекційний матеріал Документ - основний вид ділового мовлення

         Документ (лат доказ) - це засіб закріплення всілякими способами на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об’єктивної дійсності і розумової діяльності людини. Документ має правове й господарське значення, зокрема може служити письмовим доказом, а також є джерелом різноманітних відомостей довідкового характеру.

         Сукупність взаємопов’язаних документів, які застосовуються у певній сфері діяльності, становить систему документації. Нині діють уніфіковані системи.

          Однією з найпоширеніших є організаційно-розпорядча документація (ОРД), використовувана в оформленні управлінських рішень. Загальна властивість всіх документів полягає в тому, що вони є носіями інформації. Повноту інформації характеризує її обсяг, який має бути достатнім для прийняття рішення. Достовірність інформації визначається рівнем відповідності її змісту об’єктивному стану справ. Інформація має бути оперативно, щоб за час її передачі й обробки стан справ не змінився. Документ є носієм інформації. Документування інформації здійснюється згідно з відповідними законами і постановами органів державної влади, котрим визначається організація діловодства і стандартизації документів.

         В управлінській діяльності використовуються головним чином текстові документи, інформацію в яких зафіксовано будь-яким письмовим способом – рукописним, машинописним, друкарським. Такі документи, оформлені за певними правилами, часто називають управлінськими, а сукупність їх – управлінською документацією.

         Основні  елементи  документа,  що  мають  свою  послідовність,  називають  реквізитами.  Реквізити  можуть  бути  постійними  і  змінними.  Кількість  реквізитів  визначається  видом  і  змістом документа.  ДСТУ  встановлюють  максимальний склад  реквізитів  і  порядок  їх  розташування.

У різних ділових паперів склад реквізитів не однаковий, він залежить від змісту документа, його призначення і способу обробки. Кожен з них займає певне місце в документі, проте один і той самий реквізит у різних документах розташовується по-різному, з урахуванням  послідовності операцій його підготовки, оформлення й виконання. Кожному реквізиту, який містить постійну інформацію, відводиться суворо обмежений обсяг аркуша, достатній для розташування максимальної кількості друкованих знаків.