7.2. Этапы организации системы контроллинга в компании

Выделяют следующие основные этапы организации системы кон­троллинга в компании.

Этап 1. Диагностика.

На данном этапе выполняется анализ проблем. Типичными про­блемами, с которыми сталкивается большинство компаний, являются:

• отсутствие «прозрачности» системы учета затрат, позволяю­щей установить причины их возникновения и определить их эконо­мически оправданную величину;

• недостаточный уровень ответственности и мотивации персо­нала на снижение уровня затрат и повышение эффективности дея­тельности компании;

• низкая оперативность получения фактической информации о текущей деятельности подразделений и компании в целом;

• несовершенство (с точки зрения решения управленческих за­дач) системы внутренней отчетности;

• недостаточная отлаженность системы первичного докумен­тооборота.

Этап 2. Формализация бизнеса компании.

На этом этапе выполняется:

• формализация организационной структуры – описание ос­новных структурных подразделений, участвующих в бизнесе, их функциональных обязанностей и вертикально-горизонтальных свя­зей. В результате разрабатывается схема управления и распределе­ния функций между службами подразделений;

• формализация финансовой схемы – описание услуг, оказы­ваемых линейными подразделениями компании друг другу и вне­шним контрагентам; построение схем. В результате получают раз­работанную схему движения услуг;

• формализация платежной системы – описание основных фи­нансовых потоков между подразделениями и за пределы компа­нии. В результате получают схему движения финансовых ресурсов;

• формализация системы учета затрат – определение основ­ных принципов учета, группировки и калькуляции затрат по направ­лениям деятельности и видам бизнеса. Результат: описание суще­ствующей системы учета затрат и калькуляции себестоимости.

Также на данном этапе осуществляется формализация системы учета и системы внутренней отчетности.

Этап 3. Анализ эффективности существующих систем, мето­дик, процедур.

Исследуются система учета затрат и возможности управления затратами с целью повышения прибыльности компании. Изучается соответствие системы требованиям оперативности и достоверности информации, необходимого уровня аналитики.

На основе проведенных исследований разрабатываются:

• концепция развития системы учета затрат;

• варианты предложений по совершенствованию системы уче­та компании с обоснованием и оценкой экономического эффекта.

Этап 4. Проектирование организационной структуры.

Для достижения целей в компании должна существовать эффек­тивная организационная структура. На данном этапе разрабатыва­ется проект организационной структуры компании, распределяются функции между подразделениями и сотрудниками внутри подразде­лений, определяются «функциональные портреты» должностей.

Этап 5. Разработка Методики учета затрат и определения финансовых результатов.

Ключевым этапом работ по построению системы контроллинга на предприятии является разработка документа «Методика учета затрат и определения финансовых результатов». В рамках его раз­работки выполняется следующее:

• определение единой для всех структурных подразделений клас­сификации статей затрат;

• определение методики нормирования затрат для их разделе­ния на экономически оправданные (полезные) и избыточные;

• создание методики расчета себестоимости продуктов и услуг компании;

• разработка методики определения финансового результата (прибыли) в разрезе структурных подразделений, видов бизнеса.

В качестве основы в Методике учета затрат используется все лучшее, что наработано в Activity-Based-Costing, Direct Costing и пр. и апробировано на практике. При этом рассматриваются центры прибыли, центры затрат.

Этап 6. Разработка Процедур подготовки и сдачи финансовой отчетности.

На данном этапе разрабатываются необходимые процедуры и регламенты первичных финансовых документов, отчеты, справки, выборки.

Далее на основе Методики учета затрат и определения финансовых результатов разрабатываются Регламент составления Бюд­жета доходов и расходов, Регламент составления и исполнения Бюд­жета движения денежных средств и Процедура ценообразования компании. Внедрение этих документов позволяет:

• планировать доходы и расходы компании для обеспечения ее безубыточности и прогнозирования финансового результата;

• обеспечивать обоснованную ценовую политику;

• планировать финансовые потоки на основании прогноза до­ходов и расходов.

Далее рассмотрим вышеперечисленные методики.

Этап 7. Разработка методики составления Бюджета дохо­дов и расходов.

Цель составления Бюджета доходов и расходов – связать до­ходы от возможной (прогнозируемой) реализации и расходы на со­здание продукции в необходимом количестве. При создании Бюдже­та необходимо определить:

• нормы затрат по видам бизнеса;

• для центров затрат — минимальный уровень затрат;

• объем реализации.

На данном этапе определяется, что можно сделать для обеспе­чения безубыточности при данном уровне реализации и затрат, по­лученных по Методике учета затрат. При этом можно приять реше­ние о перераспределении ресурсов или скорректировать уровень оп­ределенного вида бизнеса.

Этап 8. Разработка Бюджета движения денежных средств (БДДС).

БДДС – это способ исполнения Бюджета доходов и расходов, включающий в себя:

• график движения денежных средств;

• процедуру прохождения платежей.

БДДС позволяет управлять ликвидностью предприятия, опреде­лять наличие и сроки появления свободных денежных средств, ос­вобождает руководителя от работы с плановыми финансовыми до­кументами.

Этап 9. Проектирование Методики ценообразования.

На основе Методики учета затрат и Бюджета доходов и расхо­дов определяются экономически обоснованные цены, которые при­несут компании при заявленном объеме производства и реализации запланированные доходы.

Этап 10. Проектирование системы оплаты труда.

На данном этапе пересматривается или разрабатывается штат­ное расписание, перераспределяются объемы работ между сотруд­никами, разрабатывается система материального и морального сти­мулирования эффективного труда сотрудников.

Этап 11. Проектирование Плана счетов и Типовых хозяй­ственных операций.

Разрабатывается корпоративный план счетов головной компа­нии, план счетов филиалов, который позволит получать данные в соответствии с Методикой учета затрат.

Этап 12. Разработка Регламента учетного документооборота.

Определяется, кто, чем и когда отчитывается, куда эти докумен­ты стекаются и что содержат. Спроектировать систему документоо­борота, означает включить все необходимые параметры в докумен­ты, установить регламент создания и прохождения этих докумен­тов, сроки их сдачи, формы документов, а также определить круг лиц, которые ответственны за заполнение или принятия решения по этим документам.