Как учесть расходы на связь (интернет, телефон, почту)?

В налоговом учете расходы на услуги связи (пользование Интернетом и электронной почтой, телефонные переговоры, почтовые расходы) учитываются как при ОСН, так и при УСН (пп. 25 п. 1 ст. 264, пп. 18 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Документы, подтверждающие расходы на услуги связи:

Вид услуг	Документ
Почтовые услуги	Если с почтой заключен договор на почтовые услуги - договор и акт на оказанные услуги. Если каждое почтовое отправление оплачивается при отправке (договора на почтовые услуги нет) - квитанция
Пользование Интернетом	1. Договор с оператором связи (провайдером). 2. Акт или счет на оказанные услуги
Услуги стационарной телефонной связи
Услуги сотовой связи	1. Договор с оператором связи. 2. Счет за оказанные услуги. 3. Утвержденный руководителем организации перечень должностей работников, которым необходима сотовая связь (Письмо Минфина от 23.06.2011 N 03-03-06/1/378)

Организациям, применяющим УСН, необходим также документ, подтверждающий оплату расходов (п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

Стоимость приобретенных вашей организацией сим-карт (замены сим-карт) учитывается в материальных расходах (пп. 3 п. 1, п. 2 ст. 254, пп. 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Если стоимость сим-карты зачисляется на лицевой счет абонента, то она равна нулю, а уплаченные суммы являются авансом за услуги связи.

Входной НДС по расходам на связь принимается к вычету в полной сумме после получения счета-фактуры поставщика (п. 1 ст. 172 НК РФ).

В бухгалтерском учете расходы на услуги связи отражаются проводками:

Проводка	Операция
Д 26 (20, 44) - К 60 (71)	Учтена стоимость услуг связи
Д 10 - К 60 (71)	Приобретена сим-карта

Телефоны в зависимости от их стоимости учитываются или как МПЗ, или как ОС.

Передачу телефона и сим-карты работнику необходимо документально оформить. Например, приказом руководителя с указанием в нем Ф.И.О. работника, его должности, телефонного номера, модели и серийного номера телефона, даты их выдачи. Если мобильных телефонов и сим-карт много и они периодически передаются разным работникам, то целесообразно вести журнал выдачи телефонов и сим-карт.

Как учесть расходы на сдачу отчетности в электронном виде?

Как при ОСН, так и при УСН затраты на приобретение, установку и обновление программного обеспечения, предназначенного для формирования и сдачи электронной отчетности, учитываются так же, как и расходы на лицензионную программу для ЭВМ и ее обновление.

Плата за подключение к системе оператора связи, квалифицированную электронную подпись и за отправку учитывается так.

В налоговом учете:

- при ОСН - в прочих расходах на дату подписания соответствующего акта (пп. 25 п. 1 ст. 264, пп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ);

- при УСН - после подписания соответствующего акта и оплаты (пп. 18 п. 1 ст. 346.16 НК РФ, Письмо Минфина от 09.10.2007 N 03-11-04/2/250).

Входной НДС по расходам на сдачу электронной отчетности принимается к вычету в полной сумме после получения счета-фактуры поставщика (п. 1 ст. 172 НК РФ).

В бухгалтерском учете делается проводка:

Проводка	Операция
Д 26 (44) - К 60	Отражены затраты на сдачу отчетности в электронном виде