2.2. Протокольные вопросы приема зарубежных делегаций

Целью визита представителей иностранных фирм может быть: выяснение возможностей установления контактов; проведение пе-peroBOpopi подписание документов; организация семинаров, ярма­рок, выставок и т.д.

Цель визита делегации, ее персональный состав и уровень представительства, с точки зрения протокола, самые существенные моменты, которые определяют уровень делегации и особенности ее приема. Другими словами, форма приема делегации зависит от цели приезда делегации и ранга ее главы.

Подготовит программы пребывания

До приезда иностранной делегации принимающая сторона дол­жна разработать 2 программы ее пребывания в стране:

• общую программу, предназначенную для гостей;

• подробную программу, которая включает технические де­тали, необходимые для принимающей стороны, заинтересованных лиц и организаций.

Общая программа включает в себя информацию о следующих вопросах: 4j™ jL

1. Встреча делегации.

2. Деловая часть программы (переговоры, встречи, беседы).

3. Приёмы (завтраки, обеды и т.д.).

4. Культурная программа.

5. Поездки по стране.

6. Проводы делегации.

Что касается подробной программы, то в ней во избежание срывов и накладок необходимо отразить все организационные мо­менты, связанные с приемом иностранной делегации. Так, в ча­стности, встреча делегации требует от принимющей стороны про­работки таких вопросов, как:

• персональный состав встречающих;

• участие (в случае необходимости) представителей прессы, радио, телевидения;

• преподнесение цветов;

• приветственные речи;

Ш обеспечение транспортом;

— размещение в гостинице и т.д.

Каждый пункт подробной программы требует детальной про­работки с обязательным указанием ответственных исполнителей.

В случае, если глава делегации прибывает с супругой, то принимающая сторона должна предусмотреть специальную про­грамму, или отдельные мероприятия в общей программе для суп­руги гостя и супруг лиц, сопровождающих его.

При разработке программы следует учесть, что несмотря на рабочий деловой характер визита, во время пребывания делегации принято организовывать неофициальные неформальные встречи как хозяевами, так и гостями. Первая такая встреча всегда организуется принимающей стороной.

При организации встречи в ресторане необходимо выбрать стол, находящийся вдали от оркестра, входных дверей, служебного помещения. Не следует также устраивать такие встречи в ресто­ране, где обычно питаются гоагая*

Для того, чтобы и гости могли воспользоваться возможностью организовать ответную встречу для нашей делегации, необходимо запланировать в программе один свободный вечер.

В программе каждого дня полезно оставлят свободное время для 2Що завтрака и личных дел.

Делегации, прибывающие с краткосрочным визитом на 2—3 дня, лучше принимать в течение рабочей недели, не занимая суббот и воскресений, в противном случае необходимо предусмот­реть программу и на выходные дни.

Вечерние прогулки по западным столицам обычно приятны, что не всегда скажешь о прогулках вечером по нашим городам. Поэтому приглашая иностранцев в свой город, желательно про­думать, чем их занять по вечерам.

смеете с тем, при составлении программы внимание прини­мающей организации должно быть^ конечно, сосредоточено на ос­новной цели визита делегации (переговоры, встречи, беседы и т.д.). Самое главное в программе — это ее сбалансированность. С одной стороны, она должна удовлетворять профессиональным интересам членов делегации, а с другой — носить и общеобра­зовательный характер.

Порядок встречи делегации

Итак, программа составлена, пора ехать встречать зарубежную делегацию. Здесь также следует иметь в виду необходимость со­блюдения некоторых протокольных правил.

Ранг и должность встречающего главы делегации должны со­ответствовать рангу и должности приезжающего главы делегации.

22

23

Другими словами, если приезжает глава иностранной фирмы, то его должен также встретить глава фирмы принимающей.

Для встречи обычно прибывает глава принимающей делегации в сопровождении 2—3-х человек. Если гость приезжает вместе с супругой, то его встречает глава нашей делегации также с супругой.

Приветствия и представления

Первым представляется глава принимающей делегации, и если с ним приехала его супруга встречать супругу гостя, то он пред­ставляет и ее.

Вторым представляется гость — глава иностранной фирмы и представляет свою супругу.

Затем глава принимающей делегации представляет своих со­трудников — членов делегации, которые приехали встречать го­стей, по рангам (по нисходящей). Если среди встречающих есть женщины, то их представляют в первую очередь. Если женщин несколько, то их представляют по рангам, а затем мужчин — также по рангам.

После этого глава приехавшей делегации таким же образом представляет и членов своей делегации.

Встречая делегацию в аэропорту или на вокзале, глава при­нимающей стороны должен вручить цветы всем дамам, входящим в состав делегации или прибывшим вместе с членами делегации. Причем при встрече и проводах в аэропорту или на вокзале уместно преподносить цветы, завернутые в целлофан*.

Очевидно, что теплая встреча и прощание — важный элемент во взаимоотношениях между людьми, который способствует со­зданию дружеской атмосферы в процессе работы. Поэтому зару­бежных гостей, приезжающих на фирму по приглашению или для ознакомления с ее деятельностью, глава фирмы должен встретить, проводить и приветствовать на торжественном приеме. Остальное время гостями могут заниматься другие сотрудники фирмы.

Формы приветствия в мире чрезвычайно разнообразны. Так, проживающие в Новой Зеландии племена Маори, приветствуя друг друга, прикасаются носами, а у жителей Тибета существует обычай: здороваясь, они • снимают правой рукой свой головной убор, а левую — закладывают за ухо, при этом высовывают язык. В Японии в качестве приветствия применяются три вида покло-

* Мужчинам цветы не дарят, за исключением юбилеев.

нов — самый низкий, средний поклон под углом 30° и легкий поклон под углом 15°. Европейцы обычно слегка приподнимают левой рукой шляпу и отдают легкий поклон. Это не касается таких головных уборов, как берет, вязаная и меховая шапка.

Однако как бы не были различны национальные обычаи, меж­дународный этикет приветствий, по существу,, одинаков и осно­вывается на следующих правилах:

• мужчина приветствует женщину первый, хотя в Англии эта привилегия принадлежит женщинам*.

• младший по возрасту первый приветствует старшего. Млад­шая по возрасту женщина — старшую, а также мужчину, который намного старше ее.

• младший по должности сотрудник — старшего. Член де­легации —- руководителя делегации своей и зарубежной.

Не ждите, пока вас будут приветствовать, лучше следовать правилу, которое содержится в Уставах некоторых армий зару­бежных стран: из двух офицеров, имеющих одинаковое звание, первым здоровается тот, кто более вежлив и воспитан.

Что же касается самого процесса представления, т.е. знаком­ства, то здесь тоже существуют определенные правила. Представ­ляют человека ранее неизвестного, вновь прибывшего — собрав­шимся, мужчину — женщине, менее известного — более достой­ному (в соответствии со служебным положением и т.д.).

Во время представления людей старшего возраста обычно на­зывают их титулы и звания. Это имеет место и на официальном мероприятии при представлении присутствующих.

Во время представления не благодарят, а лишь приветствуют друг друга и обмениваются рукопожатиями**. Мужчинам реко­мендуется это делать всегда, а женщинам — по обоюдному со­гласию.

Когда мужчину представляют женщину то руку первой подает женщина. Тот же приоритет принадлежит и более пожилым людям. Старшая по возрасту женщина подает руку младшей, руководи­ тель — подчиненному и т.п. ф^

Если встречаются супружеские пары, то сначала женщины здороваются друг с другом, затем мужчины приветствуют женщин

Женщина первой приветствует мужчину, если она его обгоняет, проходит мимо стоящей или сидящей группы людей, или присоединяется к ней.

** Смысл обычая — подавать правую руку для приветствия — идет из древно­сти, является символом доброжелательности и проявлением уважения, поскольку наглядно демонстрирует партнеру, что она свободна и в ней нет оружия.'

24

25

и только после этого мужчины приветствуют друг друга. Женщина представляется супружеской паре первой.

Если приветствие сопровождается рукопожатием, то мужчина, здороваясь, во всех случаях должен снять перчатку с правой руки, а женщина это делает, только если на руке вязаная варежка или толстая меховая перчатка. Если при встрече одна из двух женщин обнажила руку для рукопожатия, то другая должна последовать ее примеру.

Что же касается обычая целовать руку женщинам, то во многих странах в настоящее время он практически не употреб­ляется. Сохранился этот обычай, в частности, у поляков, которые считают, что поцелуй руки является знаком особого уважения к женщине и придает сам по себе торжественный характер встрече. В Австрии женщинам целуют руку также лишь в особо торже­ственных случаях.

В нашей стране, как и в большинстве стран мира, принято целовать руку лишь замужним женщинам и только в торжественной обстановке. При этом следует учитывать, что этот жест уместен лишь в закрытых помещениях. Если вы решились прибегнуть к такой форме приветствия, то, слегка наклонившись вперед, под­носите руку дамы к своим губам и запечатлеваете на ее тыльной стороне быстрый поцелуй, порой даже не дотрагиваясь до нее губами. Конечно, в момент поцелуя вы должны смотреть на жен­щину.

Обращение. Дйпломатичёекйй протокол и этикет четко оп­ределяют правила, согласно которым следует обращаться к главам государств, министрам, послам.

Имя и фамилия высоких особ при этом не упоминаются: Ваше Величество (Your Majesty), Ваше Королевское Высочество, или Ваше Высочество (Your Highness). К Чрезвычайному и пол­номочному послу обращаются Ваше превосходительство (Your Excellency), к католическому кардиналу или папскому нунцию — Ваше святейшество (Your Holiness). К президенту и его супруге обращаются: Господин президент и Госпожа + фамилия.

В западноевропейских странах при обращении друг к другу принято присоединять к имени звание или должность: профессор Мориарти, доктор Ватсон и т.д. Причем в отличие от нашей страны такие звания, как "доктор" или "профессор" могут означать лишь принадлежность данного лица к творческой профессии. Со­всем необязательным является действительное наличие у него та­кого звания. В Австрии обращение "господин доктор" применяется по отношению к медикам, докторам наук, актерам, музыкантам. В США и Англии любого преподавателя могут назвать профессором.

В большинстве стран можно обращаться к людям без упоминания их фамилии: господин мэр, господин доктор. Исключением является Германия, где даже в подобном случае, все-таки присоединяется фамилия: герр доктор Шульц. Женщин могут назвать по званию мужа. В Австрии выражение "фрау профессор" может означать, что муж этой женщины цшподаватель университета.

Рассадка по автомобилям

Итак, после взаимных представлений и приветствий хозяева и гости рассаживаются по автомобилям и отправляются к месту проживания прибывшей делегации.

В международной протокольной практике места в автомобилях делятся на почетные и менее почетные. Первым почетным местом является место на заднем сиденье справа по ходу движения ав­томобиля.

Порядок рассадки по старшинству показан на рис. 1.

Машина подается таким образом, чтобы правая дверца была обращена к тротуару. Первым садится и выходит пассажир, за­нимающий наиболее почетное место.

Если гость прибыл с супругой, то рассадка по автомобилям выглядит следующим образом (рис. 2Ь

Если рассадка производится по многоместным машинам, то в этом случае она выглядит так, как показано на рис. 3.

Если в автомобиль должен сесть еще один пассажир, то он занимает мехто между двумя главными пассажирами (рис. 4).

В многоместной автомашине с откидными сиденьями места распределяются согласно рис. 5. jp*¹

При следовании на какие-либо церемонии в автомашинах,

1"
	2"
3"	Шофер

_XZ7

Рис. 1.

1 — глава иностранной де­легации; 2 — глава встре­чающей делегации; 3 — переводчик

Рис. 2.

1 — глава иностранной делегации; 2 — глава нашей

делегации; 3 — переводчик; 1" — супруга главы

иностранной делегации; 2" — супруга главы нашей

делегации; 3" — переводчик

26

27

. 1"	3" 2"
4"	5"
6"	Шофер

1	3 2
4	5
б	Шофер

5 Шофер

Рис. 3

1	3 2
4	Шофер
\	I

Рис. 5

Рис. 4

1

Шофер

как правило, занимается только за­днее сиденье. Если в автомашину са­дится еще один пассажир, то он за­нимает либо откидное сиденье, либо место между двумя почетными ли­цами! чтобы не мешать сидящему на почетном месте во время движения и при выходе i (см. рис. 6).

Рис. 6

Если условия не позволяют по­дать автомашину правой стороной к тротуару, пассажир, занимающий на­иболее почетное место, садится через левую дверцу и остальные также че­рез левую дверцу. По прибытии автомобиль паркуется таким об­разом, чтобы выход был с правой стороны.

В том случае, когда в качестве транспорта используется такси, то нарушением протокола считается предложение почетному^гостю

сесть на переднее место рядом с водителем. Если же в качестве транспорта используется личный автомобиль и водитель — встре­чающий член делегации, то тогда самым полетным ме$|ом для гостей будет место рядом с ним.

Перед тем, как ваши гости сядут в автомобиль или. захотят выйти из него, необходимо открыть им дверцу, а затем закрыть ее за ними. Эта обязанность лежит на членах встречающей! де­легации и в зависимости от рассадки по автомобилям может лежать и на водителе, и на переводчике, и на одном из сопровождающих лиц.

Итак, мы подъехали к гостинице, где будут жить наши гости во время их визита. Заказывая места в гостинице для гостей, надо заранее поинтересоваться, сколько ожидается мужчин, сколько женщин и есть ли среди них супружеские пары. Необходимо также заблаговременно решить вопрос о том, кто будет платить за но­мер — приглашающая сторона или сами гости. Это же касается и приобретения билетов в увеселительные заведения, если в го­стинице существует этот вид услуг.

Теперь, как вежливые хозяева, мы должны убедиться в том, что размещение гостей проходит нормально. Но как сделать это в наиболее тактичной форме?

Оставить гостей у входа в гостиницу невежливо — вдруг у них возникнут какие-то вопросы при оформлении документов.

Провожать гостей до их номеров также неудобно, поскольку своими действиями вы вынуждаете гостеприимного человека при­гласить вас на чашечку чая или кофе, а он к этому в данный момент совершенно не готов.

■ЩФчше всего попрощаться с гостями в вестибюле гостиницы, договорившись с ними о визите вежливости (протокольном визите). •

Визит вежливости

В соответствии с общепринятой практикой, прежде чем начать деловую часть своего визита, почетный гость (глава прибывшей делегации) наносит визит вежливости принимающей стороне. Этот визит является как бы ответом на встречу гостя при его приезде. Необходимость в протокольном визите объясняется и тем, что главы делегаций должны еще раз уточнить программу пребывания, внести какие-либо коррективы в нее, если это необходимо.

Окончательное право выбора конкретного времени и места встречи остается за гостями. Обычно такие встречи происходят в помещении принимающей организации.

В назначенное время гостя в вестибюле встречает секретарь

28

29

и ли помощник, который проводит его к руководству учреждения. Руковод­ство принимающей организации толь­ко в исключительных случаях, когда приезжают особо почетные гости, мо­жет само их встречать.

Хозяин

В кабинете руководителя жела­ тельно иметь место, специально отве­ денное для приема гостей. Наличие дивана и мягких кресел вокруг жур­ нального столика позволяет усадить гостя в соответствии с протокольными требованиями. Почетным местом для Рис. 7

гостя является диван. Принимающий садится в кресло, стоящее с левой сто- Щ¹-*

роны от дивана, так чтобы гость оказалш по его правую руку. Если же гость и принимающее его лицо садятся вместе на диван, то таким образом, чтобы гость оказался опять-таки по правую руку от хозяина (см. рис. 7).

Гость садится только после того, как сел хозяин кабинета. Если гость прибыл с дамой, то в таком случае на самом почетном месте на диване по правукУруку от хозяина кабинета будет сидеть дама, а на втором почетном месте — по левую руку главный гость. Переводчик сидит произвольно. Не следует принимать гостей, сидя за письменным столом или во главе стола, а также усаживать гостей напротив окон, которые выходят на солнечную сторону улицы. Это создает атмосферу определенного неравенства сторон и может быть расценено как проявление неуважения.

Поскольку протокольный визит длится 20—30 минут, то уже через 5—7 минут может быть подано угощение: чай, кофе, фрукты, конфеты, печенье и т.д. Спиртные напитки не подаются.

Инициатива ведения беседы находится у принимающей сто­роны.

Инициатива ухода с приема — за гостями. Знаком окончания аудиенции может послужить и длинная пауза в беседе.

После окончания визита принимающая сторона провожает го­стей до коридора, лифта или лестничной площадки. Следующая их встреча состоится уже за столом переговоров.

2.3. ПРОТОКОЛЬНЫЕ АСПЕКТЫ ВЕДЕНИЯ ПЕРЕГОВОРОВ

проведении переговоров встает целый ряд проблем протокольного характера, от правильного подхода к которым в значительной мере зависят как успешный ход самих переговоров, так и будущее принятых на них решений.

Процесс переговоров, как известно, складывается из трех ос­новных стадий:

• подготовка к переговорам;

• процесс ведения переговоров;

• анализ результатов переговоров и выполнение достигнутых договоренностей*.

Необходимость решения протокольных вопросов возникает в основном на первой стадии — в ходе подготовки к переговорам, когда происходит формирование делегации, определение места и времени проведения переговоров, подготавливается необходимое помещение и т.д.

Формирование делегации предполагает определение ее коли­чественного и персонального состава, а также назначение главы делегации. Руководством фирмы составляются списки сотрудников учреждения, допущенных к участию в переговорах и к ведению самих переговоров. Из этих лиц затем формируется делегация. При формировании делегации на двусторонних переговорах, как правило, исходят из примерного равенства их численного состава. Принцип равенства относится и к уровню представительства на переговорах.

Язык, на котором планируется проведение переговоров, оп­ределяется по договоренности сторон. Им может быть язык как одной из сторон, так и третьей стороны.

Определение места и времени проведения переговоров. Место и время встречи определяется по взаимной договоренности ее уча­стников. При этом ни одна из сторон не должна навязывать другой стороне своего предложения о месте и времени встречи. Особенно это относится к инициатору встречи, который хотя и может не­навязчиво сообщить удобное для него время и место встречи, но окончательное решение по этому вопросу необходимо оставить за приглашенной стороной.

В случае изменения времени переговоров или переноса их на другие дни необходимо поставить об этом в известность всех уча­стников переговоров.

Местом встречи может быть служебное помещение одного из участников или же нейтральная территория.

Предмет встречи желательно оговорить заранее, с тем чтобы

Переговоры нужны прежде всего для того, чтобы совместно с партнером обсудить проблему, которая представляет взаимный интерес, и принять взаимовыгодное решение!¹ При подготовке и

* См. подробнее: глава 4.

30

31

гд

страны В

стороны моглл подготовиться, подобрать и изучить необходимые документы и т.д.

Подготовка помещения

Встречи, особенно с официальными представителями, жела-^-тельно проводить в специально подготовленных помещениях.

На столах не должно быть никаких лишних документов. На них могут лежать блокноты, карандаши, спички, сигареты, стоять пепельницы (если считается, что в данном помещении разрешается курищ), бутылки с минеральной водой и фужеры (перевернутые — признак их неиспользованности). Кроме того, на столах могут стоять цветы в низких вазах. В зависимости от формы стола они располагаются или в центре стола или по его краям.

Встречающий иностранную делегацию у подъезда, в вестибюле фирмы не должен быть членом принимающей делегации. Им может быть работник протокольного отдела, секретарь учреждения и т.д. <ЙШ. провшшет делегацию до помещения, где будут проходить пе­реговоры. Сама приримаюшая делегация в полном составе нахо­дится в этом помещении.

Если переговоры длятся продолжительное время, то в перерыве может быть подано угощение: чай, кофе, бутерброды, фрукты и т,д> Желательно угощение гостей организовывать в отдельном по­мещении. При отсутствии такой возможности угощение вносят в помещение, где ведутся, переговоры. Угощение ставится персо­нально только перед главами делегаций. Остальные обслуживаются сами.

Рассадка за столом переговоров

Рассадка за столом, за которым ведутся переговоры, должна быть произведена в соответствии с общепринятыми правилами и с учетом рангов и служебного положения участвующих лиц.

Существует несколько вариантов рассадки за столом перего­воров. Главы делегаций могут сидеть во главе стола (переводчики находятся сбоку), а далее за столом расйшгагаются остальные члены делегации по рангам (рис. 8).

Чаще используется другой вариант рассадки: главы делегаций сидят в центре стола, друг напротив друга, рядом*е ними находятся переводчики и далее члены делегаций по рангам (рис. 9).

Если в переговорах участвуют три и более сторон, то они рассаживаются по алфавиту по часовой стрелке вокруг круглого или прямоугольного стола (рис. 10). Председательствуют по очереди по алфавиту или на первом заседании председательствует хозяин, а далее по алфавиту.

д^иии(по_Ранг

ГД — глава делегации П — переводчик

ГД

"Земные члены Рис. 8

**"£*.

_Члс№1 *еле^ ^П^е»,

Рис. 9

ГД страны А П

ГД

Страны Б

Члены делегаций

Члены делегаций

Рис. 11

Рис. 10

Ш

2—1256

33

Наконец, еще один вариант рассадки — когда вокруг стола сидят только главы делегаций, а за ними остальные члены деле­гаций. В данном случае используется стол в виде "бублика", поскольку участвует много сторон, и за обычный круглый стол усесться невозможно (рис. 11).

Запись беседы

По существующим правилам, после окончания переговоров назначенный участник переговоров или сам руководитель фирмы (если сам вел переговоры) составляют подробную запись беседы. В ней фиксируются следующие данные: название инофирмы; стра­на; место, дата, время начала переговоров; участники переговоров (фамилии и должности) как с российской, так и с зарубежной стороны; основные обсуждавшиеся вопросы; мйрния сторон по об­суждавшимся вопросам; достигнутая договоренность или позиция сторон по разногласиям; запись о вручении каких-либо документов и копии этих документов.

Запись беседы имеет большое значение, поскольку в практи­ческой работе часто приходится прибегать к предыдущим записям бесед, как к источнику информации по тому или иному вопросу.

Поэтому рекомендуется запись беседы оформить сразу или на следующий день. Кроме того, вопросы, обсуждавшиеся на пе­реговорах с зарубежными партнерами, могут представлять интерес и для других ведомств и организаций.

Разговор по телефону с официальными лицами

Для решения деловых вопросов в ряде случаев не обязательно проводить официальные переговоры, договоренность может быть достигнута и по телефону.

Разговор по телефону с официальными лицами ведомств, ор­ганизаций иностранных фирм приравнивается к личной беседе. Если при разговоре по телефону обсуждались деловые вопросы по существу, то об этом необходимо составить запись беседы.

Если в результате разговора достигнута договоренность, то непременно следует тотчас послать собеседнику письмо, в котором подтвердить достигнутую по телефону договоренность или отразить высказанное мнение сторон по обсуждавшемуся вопросу.

В российских фирмах и организациях, имеющих дела с ино­странцами, как правило, ведутся журналы учета телефонных раз­говоров с представителями инофирм и представительств. В них фиксируется: по чьей инициативе состоял^.телефонный разговор, его продолжительность, содержание разговора.