Добавил:

Upload Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.

Вуз:

Северо-Казахстанский государственный университет им. М. Козыбаева

Предмет:

[НЕСОРТИРОВАННОЕ]

Файл:

Лебедева - Дип.Протокол.doc

Скачиваний:

Добавлен:

01.07.2025

Размер:

2 Мб

Скачать

☆

<<< < Предыдущая 1 23 / 133 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 > Следующая >>>

Глава 3

ДЕЛОВАЯ ПЕРЕПИСКА

Термин "официальная переписка" охватывает любое письмо или другую форму корреспонденции, направляемые любым официальным лицом в этом его качестве, от его имени и в силу занимаемого им поста.

Все разнообразие официальной корреспонденции может быть условно разделено на два основных вида:

а) официальная переписка между государственными органи зациями различных стран, иностранными представительствами и их должностными лицами (ноты, меморандумы, памятные запи ски). Этот вид корщепонденции используется в основном в дип ломатической практике;

б) деловые (коммерческие) письма, имеющие часто полуофи циальный характер и широко применяемые при организации де ловых контактов между фирмами, организациями и т.д.

Общие правила оформления официальной корреспонденции

Стиль официальной переписки может изменяться в зависимости от языка и традиций различных стран, однако он подчиняется некоторым общим правилам, определяемым международной прак-тикой и условностями, щ

Протокольные требования к официальной переписке, целью которых является оказание адресату знаков уважения, на которые он имеет право, при соблюдении в то же время соотношения рангов между отправителем и адресатом, строятся на принципах равенства, уважения и взаимной корректности.

Любой документ, будь то вербальная нота или коммерческое письмо, содержит несколько обязательных позиций:

Обращение — указывает официальный и почетный тй4§# адресата, например: Сэр, Уважаемый господин Посол, Ваше Превосходительство и т.д.

Комплимент — это выражение вежливости, которым заканчивается письмо. Эти выражения"*меняются в зависимости от характера переписки, например: Примите, господин Посол, уве-

рения в моем весьма высоком уважении..., С глубоким уважением, Весьма искренне Ваш или просто Искренне Ваш и т.д.

Подпись — подпись удостоверяет данный документ. Фами-м лия лица, уполномоченного поставить свою подпись, обычно печ чатается в конце документа.

Дата — должна включать день месяца, год и место написания письма. Эти данные никогда не следует писать в сокращенном виде.

Адрес — полная фамилия, титул и адрес помещаются либо вверху* либо внизу первой страницы документа в зависимости от его характера и воспроизводятся на конверте*.

Кроме того, при оформлении официальной и деловой корреспонденции желательно придерживаться следующих общеприняташ правил:

Служебные письма пишутся на чистом бланке или листе бумаги только^на его лицевой стороне.
В международной практике писать длинные письма не принято, но если письмо больше одной страницы, то в конце листа нужно поставить "продолжение следует" ("continued over").
Каждая страница, кроме первой, нумеруется арабскими цифрами.
Служебные письма печатаются на машинке, ширина поля с левой Дрйороны должна быть не менее 2 см. Сам текст письма печатается через 2 или 1,5 интервала. Абзац с крайней строки — 5 интервалов, а обращение к адресату пишется без абзаца.
Исходящая информация официального характера не должна содержать каких-либо пометок, инициалов машинистки, номеров телефонов и т.д. Какие-либо пометки допустимы на 2-м или 3-м экземпляре письма, который остается "в деле".
В тексте не допускаются подчистки, исправления.
Конверты должны быть соответствующего размера. Траурные конверты (с черной подкладкой внутри) принято использовать только по назначению.
Резолюции на всех видах входящей корреспонденции делаются карандашом, либо на отдельных листах и подкалываются.

9. Письр51 складывается текстом внутрь. Наиболее важные деловые письма желательно не сгибать, а посылать в больших плотных конвертах. Менее официальные можно складывать.

10. Если вы посылаете поздравительные открытки, следует 'помнить о том, что ставить одну подпись принято лишь на офи-

* См. подробнее: Джон Вуд и Жан Серре. Дипломатический церемониал и протокол^., "Прогресс", 1976, с 208—209.

циальном поздравлений?'Личная открытка должна содержать хотя

бы несколько строк!***

11. На телеграфный запрос необходимо дать ответ до истечения 3-х дней. На письмо — до 10 дней. ЕслМШапрос требует подробного рассмотрения, то в течение 3-х дней следует сообщить, что письмо приняло к сведению, и дать окончательный ответ в течение 30 дней

Нота, памятная записка, меморандум

Общий термин "Нота" охватывает по традиции все виды официальной переписки между дипломатическими представительствами и правительствами стран пребывания. Ноты могут быть написаны в первом или третьем лице, быть официальными или

неофициальными.

Нота в первом лице (личная нота) направляется по вопросам важного и принципиального значения или в порядке информации о каких-либо событиях или фактах.

Личная нота имеет форму письма, составленного в первом лице, от имени подписавшего ноту. Нота начинается с обращения и заканчивается комплиментом (формулой вежливости), в котором автор "свидетельствует свое уважение".

В дипломатической практике принято в ответах на ноту придерживаться принципов взаимности при формулировках вступительного обращения и заключительного комплимента, т.е. в ответной ноте обычно используются те же выражения, которые имеются в присланной ноте.

Нота в третьем лице (вербальная нота) используется для рассмотрения широкого круга вопросов. В них излагаются политические, экономические, научно-технические и другие проблемы как двустороннего, так и многостороннего порядка. Нотами запрашиваются визы, а также доводится до посольств, торгпредств и т.д. информация представительского характера.

Текст вербальной ноты составляется в третьем лице от имени министерства, посольства, торгпредства и т.д. и начинается с обращения, которое содержит комплимент. Заканчивается нота также общепринятой формулой вежливости.

Это послание, менее официальное, чем личная нота, но более официальное, чем меморандум или памятная записка*. Нота может подписываться или парафироваться. Дата проставляется на от-

Подробнее о переписке посредством нот см. Д.С Никифоров, А.Ф. Борун-ков "Дипломатический протокол в СССР. Принципы, нормы, практика". М., МО, 1985, с. 80—105, А.Ф.Борунков "Дипломатический протокол в России и дипломатический этикет", М., «Интерпракс», 1993, с. 92—108.

делыяэй строке после последнего слова текста ноты, что рассматривается в качестве особого знака уважения. Нота скрепляется печатью отправителя.

Памятные записки используются для различных целей: для подтверждения сделанного во время беседы устного заявления, чтобы не допустить его неправильного толкования, а также для подтверждения достигнутой на беседе, переговорах устной договоренности; для того, чтобы привлечь внимание к затронутому вопросу, а в некоторых случаях связать собеседника необходимостью дать ответы на вопросы, поднятые во время беседы, и т.д. Таким образом, если сотрудник, участвующий в переговорах, хочет, чтобы к вопросам, которые он намерен обсудить во время беседы, было привлечено внимание, или же во избежание возможности неправильного толкования или понимания его аргументации, он должен заранее подготовить Памятную записку, в которой изложить существо вопроса и свое обоснование, и после сделанного им на беседе устного заявления вручить ее собеседнику. Иногда ваш партнер по переговорам может сам просить прислать ему Памятную записку по вопросам, затронутым в беседе, на переговорах, по достигнутой устной договоренности или по оставшимся разногласиям.

Памятная записка печатается на простой бумаге, номер и печать не ставятся, адрес не указывается. Над текстом печатается заголовок "Памятная записка". Памятная записка составляется в безличной форме с употреблением таких безличных выражений, как: "возбуждается просьба", "приходится констатировать", "сообщается", "напоминается" и т.п.

Памятная записка не содержит обращения и комплимента. Она не подписывается и не скрепляется печатью отправителя.

Под текстом в левом нижнем углу ставится место (город) и дата отправления. Факт вручения Памятной записки следует зафиксировать в записи беседы на переговорах и приложить к ней копию этой записки.

Меморандум представляет собой документ; в котором подробно излагается фактическая, документальная или юридическая сторона вопроса. Он может содержать анализ тех или иных положений или полемику с доводом другой стороны. Меморандум составляется в форме письма и не содержит общепринятых форм вежливости. Меморандум является либо приложением к нотам, либо самостоятельным документом. В большинстве случаев он является доку-ментом для обсуждения, для дальнейших переговоров.

Если меморандум являШгся самостоятельным документом, вручаемым лично или посылаемым с курьером, то в этом случае

печать и номер на него не ставятся, документ не подписывается, указывается место (город) и дата отправления.

Деловое письмо

Современные формы переписки, принятые теперь в международном общении, сложились около 150 лет тому назад. Родина их — Англия, именно оттуда ведут свое начало основные правила этикета составления корреспонденции. За рубежом формальным сторонам корреспонденции уделяется больше внимания, чем у нас. И чтобы не испортить по неведению хороших взаимоотношений с вашими партнерами за рубежом, этикет переписки должен строго соблюдаться. Соблюдение правил -переписки ^удет свидетельствовать о вашей вежливости, об уважении к партнеру.

Деловое письмо принято писать на бланках фирмы или организации, где уже имеются реквизиты учреждения или фирмы-отправителя. Внешний вид бланка является своеобразной визитной карточкой фирмы, поэтому к его оформлению следует отнестись со всей серьезностью. Чем официальнее бланк, тем официальнее должен быть стиль письма.

Всякое письмо начинается с адреса на конверте. Для того чтобы письмо точно дошло до адресата, необходимо выяснить полные адреса ваших предполагаемых партнеров. В отличие от российской практики, во всем мире сначала пишут "КОМУ", а затем "КУДА". Адрес получателя пишется дважды: на конверте с правой стороны внизу и в левом верхнем углу письмами

Если письмо вкладывайся в конверт с прозрачным окошком, то адрес пишется один раз — в левом верхнем углу письма. При этом письмо складывается таким образом, чтобы адрес получателя просвечивался через окошко конверта.

Затем необходимо написать фамилию адресата с инициалами: первыми пишутся инициалы, а затем — фамилия. Вежливость требует поставить перед инициалами одно щ сокращений "Г~ну" ("Господину"), "Г-же" ("Госпоже"), или "Г-дам" ("Господам").

Определенные трудности могут возникнуть в том случае, если вы впервые пишите незнакомому человеку и вам известна лишь его фамилия. К|$^пределить — мужчина это или женщина? В некоторых случаях подсказка содержится в самой фамилии. На-

* Ваш адрес имеется на конверте или на его лицевой стороне, или на оборотной стороне вверху.

пример, в Исландии вместо фамилии пишется имя отца, к которому добавляется слово "dottir" — дочь или "sson" — сын. Так, Виг®Щ Финнбогадоттир — женщина, а Хьяльмар Йонссон — мужчина. Кроме того, на первом месте всегда' стоит имя, а затем фамилия.

В странах арабского Востока перечисляется длинный ряд имен предков — Ахмед иби (сын) Мухаммед ибн Хасан ибн Хуссейн или Фатима бинт (дочь) Хасан и т.д.

В большинстве стран мира принято писать сначала имя, а затем фамилию. Однако есть и исключения. В Китае, например, на первом месте стоит фамилия, а затем имя — Ден Сяопинь. В Японии же, наоборот, сначала идет имя, а потом фамилия — Акира Куросава. В Венгрии на первом месте пишется фамилия, а затем имя — Барток Бела. Если к фамилии женщины добавлено окончание "не", это означает, что она замужем. Если Иштван — это Ц^жчина, то Иштване — его жена*.

У нашего адресата может оказаться титул или звание: он может быть графом, доктором, магистром и т.д. В этом случае вместо обращения "Господину" можно указать его титул или звание. Например: Доктору Д. Смиту, профессору А. Шульцу, Генералу Р. Вильсону и т.д. Во всех западноевропейских странах так же, как и в США, как в устном, так и в письменном обращении опускать титулы и звания Считается невежливым. Однако писать и говорить "Господин + титул или' звание + фамилия" — принято лишь в Германии.

Слова "Господин" и "Госпожа" всегда сокращаются до "Г-н" и "Г-жа". Они никогда не употребляются самостоятельно, без фамилии. С другож стороны, такие звания и титулы, как гешрал, полковник, профессор или президент, предпочтительно писать полностью, особенно на конверте письма.

В Англии часто употребляется вежливое обращение "Эсквайр", сокращенно "Зек." ("Esquire — Esq."), например: "Джону СмиША Эск.". Причем обращение "Эсквайр" никогда не употребляется в совокупности со словом "Господин".

Во Франции так же, как и в Англии, дворянский титул адресата всегда указывается в адресе, однако его не принято упоминать в тексте письма.

В США, как правило, следуют английской практике переписки, однако английская форма "Эсквайр" не употребляется. В США и Англии замужние дамы пишут имя и фамилию своего мужа.

А в адресе писем незамужним дамам всегда должно указываться

их имя.

Вполне допустимо при написании адреса использовать также сокращения, обозначающие должность или звание адресата (см. Приложение 5). Если должность вашего корреспондента не очевидна из сокращения_мпоставленного перед фамилией, то ее необходимо указать. Это делается для того, чтобы письмо не было воспринято как личное, и в случае отсутствия адресата его мог вскрыть заместитель. Если же вы хотите послать письмо лично корреспонденту, в таком случае после фамилии следует поставить "лично" ("Private" — Англия, "Personal" — США, "Confidential" — Англия, США).

После этого следует написать название фирмы, где работает адресат, затем указать ее почтовый адрес: номер дома, название улицы (именно в таком порядке). И заключают адрес название города, штата (графства, кантона и т.п.), почтой индекс и страна. Полный адрес имеет, например, следующий вид:

Г-ну К. Лампикоски, Генеральному директору, "ТАМПЁЛЛА ПАУЭР Инк.", 109, Лапинши, ТАМЛЕРЕ,Щ101, ФИНЛЯНДИЯ.

При пересылке в конверте небольших брошюр, буклетов пишут "Печатная продукция" ("By Book Post" или "Printed Matter").

Ниже приведены названия английских графств и штатов США с принятыми сокращениями.

НАЗВАНИЯ АНГЛИЙСКИХ ГРАФСТВ, ИМЕЮЩИХ СОКРАЩЕНИЯ (полностью и сокращенно)

Bedfordshire (Berds.) Berkshire (Berks.) Buckinghamshire (Bucks.) Cambridgeshire (Cambs.)

Lincolnshire (lines.) Norfolk (Norf.)

Northamptonshire (Northants.) Northumberland (Northd.)

* См. Вильма Парбо. "Лексикон хороших манер". Таллинн, 1991, с. 41.

Nottinghamshire (Notts.) Oxfordshire (Oxon.) Shropshire (Salop.) Somersetshire (Som.) Staffordshire (Staffs.) Suffolk (Suff.) Surrey (Sy.) Sussex (Sx.) Warwickshire (Warks.)

Yorkshire (Yorks.)

Montana (MT) Nebraska (NE) Nevada (NV) New Hampshire (NH) New Jersey (NJ) New Mexico (NM) New York (NY) North Carolina (NO North Dakota (ND) Ohio (OH) Oklahoma (OK) Oregon (Oljffi! Pennsylvania (PA) Rhode Island (RI) South CaroffiSj^SC) South Dakota* (SD) Tennessee (TN) Texas (TX)

Cheshire (Ches|||$ Cornwall (Corn.) Dorsetshire (Dors.) Durham (Dur.) Essex (Ess.) Gloucestershire (Glos.) Hampshire (Hants.) Hertfordshire (Herts.) Isle of Wight (IofW) Lancashire (Lanes.) Leicestershire (£gjcs.)

НАЗВАНИЯ ШТАТОВ В США (полностью и сокращено)

Alabama (AL)

Alaska (AK)

Arizona (AZ)

Akkaasas (AR)

California (CA)

ColoradofVcO)

Connecticut (CT)

Delaware (DE)

District of Columbia (DC)

Florida (FL)

Georgia (GA)

Hawaii (HI)

Idaho (ID)

Illinois (IL)

Indiana (IN)

Iowa (IA)

Kansas (KS)

Kentucky (KY)

Lousisiana (LA) Utah (UT)

Maine (ME) Vermont (VT)

Maryland (MD) Virginia §}Щ$

Massachusetts (MA) Washing (WA)

Michigan (MI) West Virginia (WV)

Minnesota (MN) Wisconsin (WD

Mississippi (MS) Wyoming (WY) Missouri (MO)

Структура письма

С правой стороны и чуть ниже реквизитов фирмы-отправителя указывается дата отправления с указанием месяца буквами, например, 12 Мая 1992 г. Принятые у нас сокращения 12.05.92 в международной переписке не употребляются. В США принято указывать сначала месяц, а затем число — Май 12, 1992.

Само письмо начитается с точного повторения в левом верхнем углу адреса, написанного на конверте.

Еще ниже, без абзаца, сразу у поля вновь с левой стороны пишут вежливое обращение. Оно традиционно состоит из слов: "Дорогой г-н (или г-жа) + фамилия", или "Дорогой доктор + фамилия^; или "Господа", "Уважаемые господа", "Уважаемый г-н + фамилия".

В официальных письмах не принято обращаться на ты. К людям, занимающим достаточно высокие посты, в таких письмах не следует обращаться на ты даже в том случае, если в жизни вы с ними накоротке. В зависимости от степени близости с вашим корреспондентом, обращение может начинаться словами: "Уважаемый Джон" (имя), либо "Уважаемый Смит" (фамилия).

Если, посылая письмо в ФРГ, необходимо употребить обращение "Дорогой г-н доктор + фамилия", то в Австрию и Швейцарию достаточно написать "Дорогой г-н доктор".

После вступительного обращения ставится ЗАПЯТАЯ, а не восклшщтельный знак, как принято в нашей практике.

Следующей строкой после обращения принято обозначать тему письма. Для этого достаточно поставить Re: ("Reference"), русский эквивалент — "Касательно" или "Кае". Например, Re: "В ответ на ваш телекс огп^№18 Мая 1992".

Если ваше письмо касается только одной проблемы, то в этом случае тему письма можно обозначить и до обращения, сразу

дав /

после адреса. Если же переписка с вашим партнером ведется сразу по нескольким контрактам, то в таком случае вам было бы удобнее сразу после однократного обращения обозначить темы письма и этим разбить письмо на соответствующее число блоков. Например,

Дорогой г-н Смит,

Re: О Ваших предложениях по проекту "Омега",

Неоплаченные счета № 28765, 54678,

О поставках картофеля в октябре 1993 г.

Однако, более современным считается способ, при котором заголовок к тексту письма просто подчеркивается или пишется заглавными буквами. Например,

Дорогой г-н Смит, *Щ^к Ваших предложениях по проекту "Омега", или

Дорогой г-н Смит,

О ВАШИХ ПРЕДЛОЖЕНИЯХ ПО ПРОЕКТУ

"ОМЕГА",

Далее следует текст письма. С некоторыми наиболее часто употребляемыми в деловых письмах фразами и образцами писем можно ознакомиться, например, в книге А. Альбова "Письмо зарубежному партнеру". JT.> 1991 г., а также в Приложении ,фц"

Заканчивается письмо обычно комплиментом. Если письмо официальное, как правило, употребляется комплимент "Весьма искренне Ваш." ("Very truly yours")*. В других случаях употребляется комплимент "Искренне Ваш" ("Sincerely yours")*. Можно в конце письма ограничиться добрыми пожеланиями: "Наилучшие пожелания г-ну...", 'V наилучшими пожеланиями", "Примите мои наилучшие пожелания" и т.д.

При формулировке вступительного обращения и комплимента учитывается принцип взаимности. Особенно это касается ответов на письма. В ответном письме используются те же выражения, что и в присланном. Заключительная форма письма зависит от

степени близости корреспондентов, их настроений, стиля общения и пр.

Под комплиментом ставится подпись с указанием под ней вашей фамилии и должности. В большинстве стран подпись на письме ставится с правой стороны листа, как раз под заключительной формулой вежливости. Если заключительный комплимент расположен с левой стороны (это практикуется в Германии), то подпись ставится с левой стороны, также под заключительной формулой вежливости. Фамилия подписывающего письмо печатается на машинке под его рукописной подписью. Расстояние между комплиментом и фамилией, напечатанной на машинке — 2— 2,5 см.

Чтобы не ставить вашего партнера в трудное положение с определением вашего пола, желательно написать ваше имя полностью.

Если после написания письма срочно надо сообщить о событиях, которые произошли^'позже, то в этом случае в письме ставится P.S. (постскриптум) и дописывается необходимая информация. В конце постскриптума снова ставится подпись. Желательно, по возможности, припиской в конце письма не злоупотреблять.

Если к письму прилагаются какие-либо материалы или документы, то они обычно перечисляются в левой нижней части письма на отдельной строке после слова "Приложение (Enclosure)". Например,

Приложение: 1. Контракт (5 л) 2. Страховой полис (6 л).

Указание на рассылку копий (Carbon copy или СО занимает отдельную строку под*1§риложением и появляется в письме, когда возникает необходимость направить его по нескольким адресам. Например:

Копия: Г-ну С.Смирнову "МосбиШесбанк".

Схема расположения компонентов делового письма приводится на с. 46.

* Эти комплименты соответствуют следующим обращениям: Уважаемый г-н (Dear Sir.) — С уважением, (Your faithfully.); Уважаемый г-н Браун (Dear Mr. Brown,) —Искренне Ваш (Sincerly yours,);, Многоуважаемый г-н Браун (My Dear Mr. BrownJTr— С искренним уважением (Very truly yours).

СТРЩТУРА ДЕЛОВОГО ПИСЬМА

Наименование организации-отправителя
Указание на ссылку. В ней могут быть даны инициалы составителя письма или машинистки, цифровые или буквенные обозначения фирмы, отдела и т.д. При этом сначала предлагается ссылка на данные получателя (Your reference), после чего следует ссылка отправителя (our reference).
Дата написания письма.
Адрес получателя письма. Если письмо адресовано лицу, чей точный адрес неизвестен, а фирма, в которой работает ваш корреспондент осведомлена о его местонахождении, то вы можете письмо просто послать на адрес фирмы, употребив выражение "Care of или С/О", т. е. "на попечение".

Указание на конкретное лицо. Этот реквизит употребляется в том случае, когда письмо адресовано фирме и при этом отправитель заинтересован в том, чтобы письмо было прочитано определенным лицом в этой фирме. В этом случае употребляется выражение "Attention of Mr. ...", т.е."Внимание г-на...".
Вступительное обращение.
Указание на общее содержание письма, т.е. тема письма.

S. Основной текст письма. В настоящее время все большую популярность приобретает цельноблочный стиль, при котором абзацы не начинаются с отступлением на 5 знаков, а I вровень с левым полем страницы, так же как и внутренний адрес, заголовок к тексту письма, вступительное обращение и заключительная оформула вежливости. Чтобы четко отделить один абзац от другого, каждый новый абзац печатается не через 2, а через 3—4 интервала.

9. Заключительная формула вежливости. ■'"•J

Подпись.
Указание на приложение.
Указание на рассылку копий.

* См. подробнее: Н.М.Громова, Т.М.Деева, Е.В.Кичатова, В.А.Лавров, Н.А.Чхиквишвили "Ваш зарубежный партнер", М., 1992.

Глава .4

дахнология и психЖлогия делового общенщь^

4.1. ЧТО И КАК ГОТОВИТЬ К ДЕЛОВЫМ БЕСЕДАМ И ПЕРЕГОВОРАМ? 2J5J

Деловые встречи можно разделить на беседы и переговоры. Беседы предполагают только обмен взглядами, точками зрения, мнениями. Например, в ходе беседы стороны могут договориться о сотрудничестве и наметить последующие шаги. Переговоры призваны найти решение проблемы, представляющей взаимный интерес.

Как правило, беседы и переговоры заранее планируются. В процессе подготовки переговоров и бесед необходимо избегать двух крайностей. Одна крайность — не готовиться к переговорам вообще, полагаться на импровизацию, поиск решения в процессе переговоров. Другая крайность состоит в пунктуальном продумывании всех этапов будущей встречи, учете мельчайших деталей, вплоть до ремарок и пауз. Обе крайности ущербны. В первом случае инициатива может полностью перейти к партнеру. Переговоры без подготовки могут у вашего партнера зародить мысль о вашей некомпетентности в обсуждаемом вопросе. Излишняя детализация может сковывать одного из участников переговоров, малейшее отступление от ранее намеченной схемы будет приводить к растерянности и неуверенности.

Более целесообразно выявить основные., ключевые моменты встречи, определить линии поведения.

Основная цель беседы состоит в обмене информацией, что облегчает процесс подготовки. Тема будущих бесед согласовывается заранее. В процессе подготовки необходимо:

наметить круг вопросов, которые вы желаете обсудить,
подготовить документы, которые вы собираетесь предоставить партнеру в процессе бесед (например,, материалы о работе вашего предприятия), аргументы в пользу сотрудничества с вашей организацией. Часть информации может быть сообщена в устной форме, другая часть передана в письменном виде (памятные записки, рекламные проспекты и т.д.),

— сформулировать вопросы, которые надо задать партнеру. Готовя беседу, надо выделить время для вопросов партнера

и его сообщений.

Подготовка к переговорам более сложный и более ответственный процесс. Она включает следующие этапы:

выявление области взаимных интересов,
установвление рабочих отношений с партнером,

решение организационных вопросов (повестка дня, место и время встречи),
нахождение общего подхода и подготовка переговорной позиции, в том числе формулировка вариантов решения и предложений по обсуждаемым вопросам.

Подготовительная работа в целом подразделяется на два основных направления: формирование содержательной части переговоров и решение организационных вопросов. Различие этих двух направлений весьма условно. Характер предстоящих переговоров влияет на организационные моменты. Например, в зависимости от ■содержания переговоров решается вопрос о привлечении экспертов. В свою очередь, плохая организация подготовительного этапа затрудняет обсуждение сути проблемы.

Содержательная подготовка переговоров

Содержательная подготовка переговоров включает решение следующих вопросов:

анализ проблемы и диагностика ситуации,
формирование общего подхода, Основных целей и задач,
определение переговорной позиции, возможных вариантов решения проблемы и согласования интересов,

— формирование предложений и их аргументация. Анализ проблемы ^диагностику ситуации следует считать

ключевым элементом всего подготовительного этапа. В процессе подготовки к переговорам необходимо выявить интересы участников переговоров, причем не только собственные, но и партнеров по переговорам. Непонимание интересов партнера часто приводит к срыву процесса переговоров.

Организационная подготовка переговоров

Организационная подготовка переговоров предусматривает:

формирование делегации,
методы подготовки к переговорам. Количественный и качественный состав делегации определя-

ется количеством вопросов, подлежащих обсуждению, необходимостью привлечения экспертов, параллельным обсуждением некоторых вопросов, уровнем представительства. При формировании делегации определяются основные функции каждого участника переговоров.

В процессе подготовки переговоров проводятся совещания. Этот метод подготовки можно считать общепризнанным. Совещания различаются по числу участников, периодичности их проведения, количеству обсуждаемых проблем. Совещания направлены на определение задач и целей предстоящих переговоров. Цели совещания подразделяются на содержательные и операциональные.

Операциональные цели включают:

информацию о предстоящих переговорах и ее обсуждение,
анализ проблем, которые выносятся на переговоры,
формирование позиции и общего подхода к предстоящим переговорам,
составление прогноза-сценария будущих переговоров.

В процессе подготовки к переговорам могут использоваться деловые или имитационные игры, позволяющие воспроизвести ситуации на предстоящих переговорах. Параллельно деловые игры способствуют выработке навыков ведения переговоров. Использование имитационных игр в процессе подготовки переговоров требует больших материальных и временных затрат, а также квалифицированных специалистов для подготовки сценария игры и его реализации. Они применяются сравнительно редко.

Имитационные игры чаще используются для отработки навыков ведения переговоров. В увЩ<Щ£нном варианте они получили название "переговорных игр", где основное внимание уделяется не содержательны^ моментам, а умению взаимодействовать с партнером^

В процессе подготовки переговоров важно точно определить позиции участников переговоров и возможные варианты взаимоприемлемых решений. Один из методов состоит в составлении балансовых листов. Для этого в две колонки выписывают сведения о собственных интересах и интересах партнера, а затем возможные позитивные и негативные последствия принятия решений. Балан-совые листы позволяют систематизировать материал и получить комплексную оценку.

Усложнение переговорного процесса, желание повысить* его эффективность привело к использованию персональных компьютеров в процессе подготовки и провеЯЙния переговоров. Они позволяют устанавливать связь с партнерами по переговорам, согласовывать повестку дня, время и место проведения переговоров,