Организация процессов трудовой деятельности служащих
Процессы труда служащих представляют собой совокупность различных работ и операций, выполняемых руководителями, специалистами и другими служащими с целью эффективного управления и всестороннего обеспечения деятельности всех основных, вспомогательных и обслуживающих подразделений по производству продукции и услуг (схема 2).
Схема 2. Схема организации процессов труда по управлению производственным коллективом.
Исходным моментом для определения последовательности решения задач организации процессов труда по управлению производством является анализ целей и задач предприятия (или его структурного подразделения). На этой основе определяются содержание функций (примерный перечень см. раздел 4.1), а также роль и место руководителей.
Содержание процессов труда может быть выявлено путем последовательного раскрытия функций управления, выделения в них работ, операций и их элементов. Применительно к конкретному работнику содержание процессов его труда зависит от разделения труда в управлении производством. Если разделение труда решает вопрос «что должен делать каждый работник», то организация процессов труда призвана ответить на вопрос «как это сделать», т.е. какие формы организации, системы работы, методы, способы, приемы и технические средства целесообразно при этом использовать.
По каждой из функций проектируется система ее выполнения, предусматривающая решение следующих основных вопросов: определение перечня и содержания работ, места их выполнения; требования к структуре соответствующих подразделений и их взаимосвязи; средства и методы выполнения основных работ и применяемые формы документации. Одновременно разрабатываются процедуры выполнения работ по каждой функции. Процедура – это документально зафиксированный порядок выполнения конкретной работы, который определяет состав, последовательность, содержание и исполнителей операций. Процедура отражает прохождение документов, связанных с выполнением этой работы, а также используемые методы и средства выполнения операций. Параллельно с процедурами выполнения работ по функциям управления разрабатывается система информационного обеспечения процессов управления, в том числе и документального, поскольку формы, содержание и объем применяемой документации в значительной мере предопределяют методы и средства выполнения работ.
По своей роли и месту в системе документации, регламентирующей процессы труда служащих, процедуры в определенной мере аналогичны маршрутным технологическим процессам, содержащим краткое описание всех операций и не раскрывающим детально каждую из них.
Применительно к наиболее массовым, типичным или достаточно сложным операциям целесообразна разработка методов их выполнения, т.е. операционной технологии: многие организационно-административные операции, связанные с обеспечением руководства деятельностью по выполнению принятых решений, аналитико-конструктивные операции творческого процесса выработки и принятия решений, а также отдельные информационно-технические операции. Для операций, выполняемых служащими, в качестве технологических документов используются операционные карты или инструкции. Что касается машинных операций, выполняемых с помощью современных средств вычислительной, коммуникационной и документационной техники, технология разрабатывается в форме соответствующих алгоритмов и программ или технологических инструкций.
От степени рациональности применяемых методов работы в значительной мере зависит эффективность труда не только самих служащих, но и всего предприятия. Поэтому проектирование трудовых процессов следует рассматривать как создание технологической основы организации труда служащих. Это особенно важно учитывать при проектировании и внедрении автоматизированных систем управления, поскольку без тщательной разработки технологии выполнения каждой функции невозможно решать вопросы рационального применения технических средств.