1. Обзор деятельности.

Выпишите на лист бумаги все ваши дела, которые нужно сделать, задачи и проблемы, которые нужно решить. По мере возможности группируйте их в по смыслу, но не слишком этим озадачивайтесь. Главное - вспомнить и выписать максимум того, что нужно сделать.

На том же или отдельном листе нарисуйте предстоящий год (от настоящего момента). Это должна быть одна прямая линия с приблизительной разбивкой (по месяцам, самое большее - по неделям) времени. На этой прямой отметьте важнейшие точки - события, или сроки, от которых зависит результативность каких-то задач. Также отметьте те задачи, которые было бы лучше всего сделать в определенное время. Не вдавайтесь в подробности, главное - представить себе ситуацию в целом.

2. Определение направлений деятельности и ценностей. Структурируйте список дел, выделив основные направления деятельности,

сгруппировав в 7-8 основных областей - например, «семья», «проект Х», «самообразование» и т.п. Теперь вы будете более свободно ориентироваться в деятельности и меньше бояться ее необъятности.

Ответьте себе на вопрос: «Зачем я хочу делать то, что я хочу делать?» Что для вас наиболее ценно и ради чего вы собираетесь решать те или иные задачи? Это могут быть семья, материальный достаток, слава, служение, самосовершенствование и пр. Здесь не важны четкие формулировки и ясная структура, главное - выделить базовые ценности, которыми вам хотелось бы руководствоваться в деятельности и жизни. Выпишите их на отдельный лист, оставив место для основных направлений деятельности.

Теперь просмотрите ваш список дел, особенно крупных и сложных, и сопоставьте его со списком своих ценностей. Задавайте себе вопрос: «оно мне надо?» - и вычеркивайте лишнее. Параллельно с этим уточняйте формулировки основных направлений вашей деятельности. Когда это будет сделано, выпишите их на тот же лист, на котором находится список ценностей.

Далее, на всех этапах планирования своей деятельности, постоянно сверяйтесь с этим списком, уточняя ваши планы, а также дополняя и корректируя сам список.

3. Постановка целей и задач.

Нужно вернуться к списку дел, и выбрать самые важные и крупные, затем разбить их на более мелкие дела или задачи, их - на еще более мелкие дела, если требуется. Все это можно оформить как древовидные структуры, или просто в таблице - под каждой целью подписав подзадачи.

Вновь просмотрите список целей и задач, и решите, какие из них можно делегировать, понимая делегирование широко: это может быть перепоручение кому-то, покупка чьей-то услуги вместо того, чтобы делать самому, и т.д. 4. Расстановка приоритетов

Умение отделять важные дела от неважных - одно из важнейших в тайм-менеджменте. Нет ничего проще этого правила, но ему сложнее всего следовать. Имейте в виду правило Парето: 20% всех дел дают 80% всех результатов, и наоборот. Концентрируйте внимание на тех делах, которые входят в эти 20%, и именно их записывайте в важные.

Никакие теоретические объяснения этому навыку не научат - пробуйте, оценивайте, задействуйте интуицию - и через некоторое время вы будете выделять важнейшее почти автоматически.

Просмотрите список целей и задач и отметьте их важность и срочность. Можно ввести обозначение для каждого типа дел (цветом, количеством восклицательных знаков и т.п.), распределив их, согласно степени важности-срочности, в следующую таблицу-схему:

A. Важные и срочные.	B. Важные и несрочные.
C. Неважные и срочные.	D. Неважные и несрочные.

Человеку свойственно путать срочность и важность: всякое срочное он автоматически считает важным. В основном именно дела «С» создают атмосферу непрерывного аврала и суматохи. Как отделять важные дела от неважных? По мнению одного из гуру современного менеджмента П. Друкера, в этом важен не столько анализ, сколько смелость, поскольку выбор приоритета - это всегда риск. П. Друкером предложены следующие принципы расстановки приоритетов:

1. Ориентируйтесь на будущее, а не на прошлое.

2. Концентрируйтесь на возможностях, а не на проблемах.

3. Выбирайте свое собственное направление, не плывите по течению вместе с другими.

4. Ставьте для себя высокие цели, которые позволяют круто изменить ситуацию, а не такие, которые «надежны» и легко достижимы.

Дела, включенные в таблицу «важности-срочности», следует учесть, составляя план на год, на неделю, на день. Особое внимание обратите на отличие важности задачи от ее масштабности, т.е. даже мелкое дело может быть очень важным и срочным (а значит приоритетным), если выполнение его именно сейчас предотвращает большие потери в будущем.

Не планируйте все слишком детально, оставляйте резерв времени. Количество таких незанятых участков должно составлять до 40% времени. И на уровне недели, и на уровне дня старайтесь поставить важнейшие дела раньше менее важных.

Наконец, каждый день, вечером, просматривайте и уточняйте недельный план, и выписывайте отдельно все дела на завтрашний день. Для этого потребуется всего несколько минут, но такая работа упорядочит дела в голове и позволить помнить о важном.

Принципами анализа и управления временем являются:

1. Качественную систему организации своего времени человек может разработать только сам.

Организация личного времени - процесс, чрезвычайно сильно зависящий от особенностей характера и рода деятельности человека. Необходимо выбрать подходящее решение и перестраивать под свои потребности.

2. Не поддаваться стереотипу планирования и находить приемы повышения собственной эффективности.

Человек планирует на основе рационального подхода, представляющего собой жесткую последовательность действий: представить желаемый образ развития событий (план, программу, проект и пр.) и затем «подгонять» деятельность в созданную схему. Такой подход имеет свои ограничения, делая упор на планирование и контроль, т. е. сравнение достигнутого с запланированным, оставляя невостребованным прием сравнения достигнутого с максимально возможным.

В этом процессе доминирующую роль играет изменение мышления. Технологические аспекты организации времени и личной работы - это уже вопрос второй. Если человек научился замечать неэффективные процессы и совершенствовать их, он в силах применять имеющиеся технологии или разрабатывать свои. Но если он владеет только набором технических приемов, не научившись отслеживать эффективность, - большой пользы от этого умения не будет.

3. Первичность управления личным временем.

Современный человек, решивший заняться своим временем, должен начать реальную работу над методами, с помощью которых он организует деятельность.

Для определения, насколько высока ваша личная эффективность, необходимо провести анализ стиля работы на основе данных о расходах времени за один день. Предлагаем выполнить следующее задание.

АНАЛИЗ «ПОРТЕРА» РАБОЧЕГО ДНЯ

Анализ собственного времени требует предельной честности, без которой он не имеет смысла. Это ваша внутренняя информация, которая доступна только вам, и которая даст вам объективную картину реально происходящего.

Обеспечьте себя листом бумаги в клетку. В левой половине листа будет «портрет» вашего рабочего дня. При желании можно включить и нерабочее время. Для анализа лучше всего взять вчерашний день, но если он плохо отражает ваш обычный рабочий день, возьмите какой-нибудь другой.

Постройте линейку дня (от момента, когда вы проснулись, и до того времени, когда легли спать). Выберите точность учета. Для начала рекомендуем 15 или 30 минут. В каждую клетку времени в левой части листа нужно будет записать содержание соответствующего отрезка дня. Лучше начинать с тех дел, которые вы помните хорошо, с тех событий, время начала которых запечатлелось в памяти.

Вслед за ними можно восстанавливать то, что запомнилось хуже. Для этого представьте себе зрительно картину происходившего, вспомните звуки и слова, можно использовать записи в органайзере и т. д.

Завершив работу, ответьте на вопрос: Насколько вы владеете информацией о расходах собственного времени? Подсчитайте количество пустых клеточек в столбце и разделите на количество строчек, соответствующее «портрету дня», и вы получите процент, характеризующий ваше владение ситуацией с информационной стороны.

Выделите из ваших дел те, которые «работают» на важнейшие, долгосрочные цели. Количество таких дел показывает, насколько сильно вы ориентированы на достижение реальных стратегических результатов и насколько легко поддаетесь затягивающей мелкой «текучке». Прикиньте, примерно каких затрат потребует избавление от части таких дел.

В правой части листа разделите выделенные вами дела по признаку «обделенные» - «поглотители». «Обделенные» - это такие дела, на которые следовало бы тратить больше времени, уделять им больше внимания, но по каким-то причинам это не делается. «Поглотители», наоборот, требуют слишком много времени, не принося вам ни результатов, ни удовлетворения. Те дела, на которые тратится нормальное количество времени, оставляйте неотмеченными. За счет чего можно изменить ситуацию и снизить собственные потери?

Итак, вы окинули беглым взглядом ваш типичный рабочий день и осознали некоторую информацию о том, в каком направлении развиваться, какие меры принять для повышения вашей личной эффективности.

С целью развития навыков эффективного распределения времени предлагаем выполнить следующие упражнения.

ЖИЗНЕННЫЕ ЦЕЛИ

Шаг 1. Уделите 5-10 минут времени поиску ответа на вопрос: Что я действительно хочу получить от своей жизни? Долго не думайте, записывайте все идеи, которые приходят в голову. После этого в течение 2-3-х минут решите, что бы вы хотели добавить в свой список.

Шаг 2. Выберите из списка то, чему бы вы хотели посвятить ближайшие три года. После этого вновь дополните или измените список.

Шаг 3. Выберите из списка цели на ближайшие шесть месяцев, после чего вновь дополните или измените список.

Шаг 4. Оцените, насколько цели конкретны, соответствуют друг другу, реалистичны в категориях времени и имеющихся ресурсов. Возможно, потребуется их дополнительная корректировка.

Теперь вы располагаете достаточно полной картиной того, чего вы хотите и куда вы движетесь, поскольку ясность цели определяется темпы продвижения и саму возможность этого движения.

ПЛАНИРОВАНИЕ ДЕЛ НА НЕДЕЛЮ

На листе бумаги запишите в произвольном порядке, как они приходят в сознание, все дела на предстоящую неделю. Затем выберите из данного списка три дела категории «А». Возьмите три листа бумаги и напишите на каждом по одному из них. Плацдарм для мозгового штурма планирования готов.

Для каждого дела перечисляйте и записывайте действия, которые могут приблизить вас к каждой из целей. Оцените то, что получилось, и оставьте только те дела, которые вы готовы начать в ближайшие семь дней.

Из оставшегося списка выберите 4-5 дел, которые вы будете выполнять в предстоящие семь дней. Объедините их в одном списке и расставьте приоритеты: А-1, А-2, А-3, А-4, А-5. Зафиксируйте сроки исполнения и план готов.

В целом, задача личностного роста в развитии временной компетентности состоит в способности сознательно и рационально использовать свое время, расширяя его границы, насыщая делами и событиями.

Один из принципов личностного роста гласит: Создай систему повышения личной эффективности своими руками. Р. Ассоджиоли, ярким представителем направления психологических практик психосинтеза, была предложена модель личностного роста, включающая ряд этапов.

Роберто Ассаджиоли Этапы личностного роста:

1-й этап. Выбор идеальной модели своего желаемого Я.

2-й этап. Конструктивное использование всех энергетических ресурсов.

3-й этап. Дополнение или развитие недостающих или неразвившихся качеств. Выделяют:

• Внутренний путь - самовнушение.

• Внешний путь - действенное формирование и закрепление необходимых качеств

4-й этап. Гармонизация структуры личности («творение красивой музыки из соединения отдельных нот», или соподчинение различных качеств в соответствии с выбранной идеальной моделью Я).