Реквизиты внешней докладной записки:

1. наименование ведомства, организации, где составлен документ (ставится в левом верхнем углу листа в именительном падеже);

2. адресат (название должности, фамилия и инициалы должностного лица в дательном падеже, располагается в правом верхнем углу листа);

3. название вида документа (печатается прописными буквами);

4. дата составления документа (ставится ниже названия вида документа в левом углу);

5. регистрационный номер;

6. место составления документа (располагается в одном ряду с датой в правом углу);

7. заголовок к тексту;

8. текст (располагается под заголовком);

9. приложение (список прилагаемых документов);

10. подпись автора документа (название должности, подпись, расшифровка подписи).

Пример внешней докладной записки

ОАО «Макеевский сталеплавильный завод» ул. Парковая, д.7, оф.114, г. Макеевка,86099 тел./факс (049) 112-56-90 e-mail: pskovstal@mail.ru ОКПО 22222222 ОГРН 33333333333333 ИНН/КПП 66666666666/5555555555 Генеральному директору АО «Металлургпром» Н.В. Григорьеву ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА 10.11.2017 №14-3-12 г.Макеевка О нарушении сроков поставки Довожу до Вашего сведения, что ООО «Изумруд» нарушает график поставки обогащенной руды на ноябрь 2017г., принятый на Совете директоров концерна «Металлургпром» от 14.10.2017. На текущую дату смещение сроков поставки составляет 10 календарных дней. Данный факт негативно влияет на выполнение ОАО «Макеевский сталеплавильный завод» плана производства стального и чугунного литья в ноябре 2017г. Если в графике поставок будет сохраняться вышеуказанная тенденция, то по прогнозам невыполнение плана составит около 30%, что в количественном выражении составит 1500 тонн. Необходимо не позднее 16.11.2017 принять меры по возобновлению поставок обогащенной руды от ООО «Изумруд», а также откорректировать график таким образом, чтобы к 23.11.2017 объем поставок достиг запланированных показателей. Вариант откорректированного графика поставки обогащенный руды на ноябрь 2017г. прилагаю. Со своей стороны предлагаю содействие в предоставлении транспорта для перевозки сырья в виде самосвалов марки «БелАЗ-75570» в количестве 4 единиц. Приложение: вариант графика поставки руды на ноябрь 2017 на 7 л. в 1 экз. Директор / подпись/ О.О.Савинов

 

Реквизиты внутренней докладной записки:

1. наименование структурного подразделения, в котором составлен документ (ставится в левом верхнем углу листа в именительном падеже)

2. адресат (название должности, фамилия и инициалы должностного лица в дательном падеже, располагается в правом верхнем углу листа);

3. название вида документа (печатается прописными буквами);

4. дата составления документа (ставится ниже названия вида документа в левом углу)

5. регистрационный номер;

6. место составления документа;

7. заголовок к тексту;

8. текст

9. приложение (список прилагаемых документов);

10. подпись автора документа (название должности, подпись, расшифровка подписи).