Особенности деловой беседы

Деловая беседа - это форма делового общения между партнерами с целью обсуждения или решения конкретной проблемы. В систему подготовки деловой беседы входит:

Планирование - предварительный анализ участников, темы и ситуаций; подробный план подготовки к беседе..

Оперативная подготовка - сбор материалов, отбор и систематизация материалов, рабочий план, разработка основной части беседы; начало и окончание беседы. Тренировка - мысленная репетиция, устная репетиция. Структура деловой беседы:

Начало беседы. Задачи: установление контакта с собеседниками, создание приятной атмосферы для беседы, привлечение внимания, пробуждение интереса к беседе, если необходимо - «перехват» инициативы.

Передача информации. Этапы: обсуждение проблемы, передача информации, закрепление информации и обозначение нового направления информирования. Рекомендуется вместо того, чтобы давать чему-либо оценку, применять соответствующую технику вопросов в целях перехода от монолога к диалогу. Основными элементами фазы передачи информации являются: постановка вопросов: закрытых, открытых, риторических, переломных, вопросов на размышление, выслушивание, изучение реакций собеседников, передача информации собеседнику.

Аргументирование. Доказательная аргументация, когда мы хотим что-то доказать или обосновать. Контраргументация, с помощью которой мы опровергаем тезисы и утверждения собеседника. В любом случае необходимо тщательное изучение всех фактов и сведений, которые будут использованы в ходе аргументирования. Необходимо исключить взаимные противоречия. Формулировать ясные и логически верные заключения.

Принятие решений. Основные задачи, которые решаются в конце беседы:

1. Достижение основной или в самом неблагоприятном случае

2. запасной альтернативной цели.

3. Обеспечение благоприятной атмосферы в конце беседы.

4. Стимулирование нашего собеседника к выполнению намеченных действий.

5. Поддержание в случае необходимости в дальнейшем контактов с собеседниками и их коллегами.

6. Составление как можно более полного резюме беседы, понятного для всех присутствующих, с четко выделенными основными выводами.

Практические рекомендации для проведения деловых бесед

• заранее написать план беседы, отработать наиболее важные формулировки;

• применять положение психологии о периодическом воздействии на собеседника в ходе беседы, а именно: неблагоприятные моменты и факты чередовать с благоприятными; начало и конец - положительные фазы ведения беседы;

• постоянно помнить о движущих мотивах собеседника: его ожиданиях, преимуществах, которые он добивается посредством этой беседы; его позиции; его желании самоутвердиться; его чувстве справедливости; его самолюбии;

• при любой возможности использовать личный контакт. Избегать присутствия незаинтересованных и лишних лиц;

• самое большое внимание уделять ясному, краткому и понятному изложению;

• употреблять не очень длинные, но и не слишком короткие предложения;

• никогда, ни в какой ситуации не быть не вежливым и безвкусным;

• облегчать собеседнику « да - ответ»;

• избегать задавать вопросы, на которые собеседник может ответить «нет»;

• вникать в сущность изложения;

• дать фундаментальные объяснения позиции в каждом случае, когда собеседник с ней не соглашается;

• никогда не относиться к другим с пренебрежением;

• говорить комплименты умеренно;

• думать в «Вы - стиле»;

• всегда ,когда есть возможность, признавать правоту собеседника;

• избегать пустой риторики;

• избегать профессионального жаргона (если собеседник - представитель другой профессии);

• всегда быть тактичным;

• избегать обходных путей, прямо идти к цели;

• отказаться от ведения шаблонных бесед;

• работать над развитием собственного стиля ведения беседы;

• повторять в беседе основные мысли собеседника;

• следить за логичностью своих мыслей и высказываний;

• избегать удаления от предмета беседы и попутных отступлений;

• облегчить собеседнику ответы на ваши вопросы;

• выражаться убедительно и в оптимистической манере;

• избегать превосходной степени сравнения.