Составление документов.

Первоочередные требования к документам - своевре­менность составления, полнота и достоверность информации, обеспечивающие возможность предварительного и текущего кон­троля за хозяйственной деятельностью организации и активного воздействия на результаты ее работы.

Работники бухгалтерских служб, на которых возложена обя­занность составления документов, необходимых для бухгалтерского учета и контроля, несут ответственность за их некачественное офор­мление, задержку передачи в бухгалтерию, недостоверность содер­жащихся в них данных, а также за составление документов, отра­жающих незаконные операции.

Требования к документальному оформлению хозяйственных операций изложены в Законе РФ "О бухгалтерском учете".

В час­тности, следует обратить внимание, что записи в первичных до­кументах должны производиться чернилами, химическим каран­дашом, пастой шариковых ручек, при помощи пишущих машин, средств механизации и другими средствами, обеспечивающими сохранность этих записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве. Запрещается использовать для записи про­стой карандаш.

Свободные строки в первичных документах подлежат обяза­тельному прочерку.

В указанном документе приведены требования к применяемым бланкам строгой отчетности.

В частности, бланки форм первичных документов, отнесенные к бланкам строгой отчетности, должны быть пронумерованы в порядке, установленном министер­шами и ведомствами (нумератором, типографским способом) первичные документы, поступающие в бухгалтерию, подле­жит обязательной проверке.

Проверка осуществляется по форме (полнота и правильность оформления документов, заполнения реквизитов), по содержанию (законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей).

Запрещается принимать к исполнению и оформлению первич­ные документы по операциям, которые противоречат законода­тельству и установленному порядку приемки, хранения и расхо­дования денежных средств, товарно-материальных и других ценностей. Такие документы должны быть переданы главному бухгалтеру организации для принятия решения.

Первичные документы, прошедшие обработку, должны иметь отметку, исключающую возможность их повторного использова­ния: при ручной обработке - дату записи в учетный регистр, а при обработке на вычислительной установке - оттиск штампа контро­лера (сотрудника бухгалтерии), ответственного за их обработку.

Все документы, приложенные к приходным и расходным кас­совым ордерам, а также документы, послужившие основанием для начисления заработной платы, подлежат обязательному гашению штампом или надписью от руки "Получено" или "Оплачено" с указанием даты (числа, месяца, года).

Содержащаяся в принятых к учету первичных документах ин­формация, необходимая для отражения в бухгалтерском учете, на­капливается и систематизируется в регистрах бухгалтерского уче­та, рекомендуемых Министерством финансов РФ или разработанных министерствами, ведомствами, организациями при соблюдении общих методологических принципов бухгалтерско­го учета.

Хозяйственные операции должны отражаться в регистрах бух­галтерского учета в хронологической последовательности и груп­пироваться по соответствующим счетам бухгалтерского учета.

Содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной. Лица, получившие доступ к информации, содержащейся в регистрах бухгалтерского учета и во внутренней отчетности, обязаны хра­нить коммерческую тайну. За ее разглашение они несут ответствен­ность, установленную законодательством РФ.

Информация о хозяйственных операциях, произведенных орга­низацией за определенный период времени (месяц, квартал, полу­годие, год), из регистров бухгалтерского учета переносится в сгруппированном виде в бухгалтерские отчеты.

В условиях применения автоматизированной формы учета результатная информация может формироваться в виде выход­ных документов на машиночитаемых носителях, при этом они также должны обеспечивать соблюдение общих методологичес­ких принципов бухгалтерского учета.