Робота з файлами

Збереження й присвоєння ім'я робочій книзі.

При збереженні робочої книги відкривається вікно діалогу "Збереження документа". У цьому вікні необхідно вказати: ім'я файлу, тип файлу, вибрати диск і папку, у якій буде зберігатися робоча книга. Таким чином, книга із вхідними в неї робочими аркушами зберігається в папці на диску у вигляді окремого файлу з унікальним ім'ям. Файли книг має розширення xls.

Відкриття робочої книги.

Для відкриття робочої книги, треба вибрати команду Файл / Відкрити або клацнути на кнопці Відкрити на стандартній панелі інструментів. Excel виведе вікно діалогу "Відкриття документа" у ньому можна виділити необхідний файл і клацнути на кнопці Відкрити.

Закриття робочої книги й вихід з Excel.

Для того щоб закрити робочу книгу виберіть команду Файл / Закрити, у результаті чого закриється робоча книга. Для виходу з Excel необхідно вибрати команду Файл / Вихід або клацнути на кнопку закрити в правій частині рядка заголовка вікна додатка.

2.2.2. Редагування й форматування робочих аркушів Mіcrosoft Excel

Будь-яка обробка інформації починається з її уведення в комп'ютер. В електронні таблиці MS Excel можна вводити текст, числа, дати, час, послідовні ряди даних і формули.

Уведення даних здійснюється в три етапи:

 виділення комірці;

 уведення даних;

 підтвердження уведення (натиснути клавішу Enter).

Після того як дані уведені, їх потрібно  представити на екрані в певному форматі. Для подання даних в MS Excel існують різні категорії форматних кодів.

Для редагування даних в комірці необхідно двічі клацнути на комірці й зробити редагування або виправлення даних.

До операцій редагування належать:

 видалення й вставка рядків, стовпців, комірок і аркушів;

 копіювання й переміщення комірок і блоків комірок;

 редагування тексту й чисел в комірках

До операцій форматування належать:

 зміна числових форматів або форми подання чисел;

 зміна ширини стовпців;

 вирівнювання тексту й чисел в комірках;

 зміна шрифту й кольору;

 Вибір типу й кольору границі

 Заливання комірок

Уведення чисел і тексту

Будь-яку інформацію, що обробляється на комп'ютері, можна представити у вигляді чисел або тексту. Числа й текст за замовчуванням Excel уводить у форматі Загальний.

Уведення тексту

Текст - це будь-яка послідовність уведених в комірку символів, що не може бути інтерпретована Excel як число, формула, дата, час доби. Уведений текст вирівнюється в комірці по лівому краї.

Щоб увести текст, виділите комірку і наберіть текст із клавіатури. Комірка може вміщати до 255 символів. Якщо потрібно ввести деякі числа як текст, то для цього виділите комірці, а потім виберіть команду Формат / Комірці. Далі виберіть вкладку “Число” і в списку, що з'явився, форматів виберіть Текстовий. Ще один спосіб уведення числа як тексту – це ввести перед числом символу апострофа.

Якщо текст не міститься в комірці, то необхідно збільшити ширину стовпця або дозволити перенос за словами (Формат / Комірці, вкладка Вирівнювання).

Уведення чисел

Числові дані - це числові константи: 0 - 9, +, -, /,*, Е, %, крапка й кома. При роботі із числами необхідно вміти змінювати вид чисел, що вводяться: число знаків після коми, вид цілої частини, порядок і знак числа.

Excel самостійно визначає чи ставиться уведена інформація до числа. Якщо уведені в комірку символи належать до тексту, то після підтвердження уведення в комірку вони вирівнюються по лівому краї комірці, а якщо символи утворять число – те по правому краї комірці.

Числа в Excel відображаються в категоріях Числовий, Експонентний, Фінансовий, Грошовий, Процентний, Дробовий.

Уведення послідовних рядів даних

Під рядами даних маються на увазі дані, що відрізняються між собою на фіксований крок. При цьому дані не обов'язково повинні бути числовими.

Для створення рядів даних необхідно виконати наступне: 1.  Увести в комірку перший член ряду.

2.  Виділити область, де буде розташований ряд. Для цього потрібно підвести покажчик миші до маркера заповнення, і в цей момент, коли білий хрестик переходить у чорний, натиснути ліву кнопку миші. Далі, утримуючи натиснутою кнопку миші, треба виділити потрібну частину рядка або стовпця. Після того як ви відпустите кнопку миші, виділена область заповниться даними.

Можна побудувати ряд даних і іншим способом, якщо вказати крок побудови. Для цього потрібно ввести вручну другий член ряду, виділити обидві комірки й продовжити виділення до потрібної області. Два перших комірки, уведені вручну, задають крок ряду даних.

Формат даних

Дані в MS Excel виводяться на екран у певному форматі. За замовчуванням інформація виводиться у форматі Загальний. Можна змінити формат подання інформації у виділених комірках. Для цього виконаєте команду Формат / Комірки.

З'явиться вікно діалогу “Формат комірок”,у якому потрібно вибрати вкладку “Число”. У лівій частині вікна діалогу “Формат комірок” у списку “Числові формати” наведені назви всіх використовуваних в Excel форматів.

Для формату кожної категорії приводиться список його кодів. У правому вікні “Тип” ви можете переглянути всі форматні коди, які використовуються для подання на екрані інформації. Для подання даних ви можете використовувати убудовані форматні коди MS Excel або ввести свій (користувальницький) код формату. Для уведення форматного коду виберіть рядок (всі формати) і введіть символи форматного коду в поле уведення “Тип”.

Стиль подання даних

Одним зі способів упорядкування даних в Excel є введення стилю. Для створення стилю використовується команда Формат / Стиль. Виконання цієї команди відкриває вікно діалогу “Стиль”.