2.2.5. Робота з таблицею Excel як з базою даних

Обробка інформації в електронних таблицях Excel або списках. Основні поняття й вимоги до списків.

Список являє собою електронну таблицю з більшим обсягом взаємозалежної інформації (список товарів на складах або список номерів телефонів і адрес абонентів). Список - це набір рядків електронної таблиці із взаємозалежними однотипними даними постійного формату. Іншими словами список - це плоска база даних, а рядка й стовпці списку відповідають записам і полям у базі даних. Зразок списку представлений на малюнку

До списків в Excel пред'являються більше строгі вимоги, чим до звичайних електронних таблиць. Кількість стовпців у списку повинне бути постійним, а кількість рядків змінним. Це дозволяє додавати , видаляти або переставляти рядка таблиці або запису списку (бази даних). Наявність порожніх рядків і стовпців у списку є неприпустимим. Дані в списку повинні мати постійний формат. Перший рядок у списку містить назви стовпців або імена полів як у базах даних. До засобів, які призначені для обробки й аналізу даних у списку належать команди з меню Дані: Сортування, Фільтр, Форма, Підсумки, Перевірка. При виконанні цих команд, редактор автоматично розпізнає список як базу даних і здійснює обробку й аналіз даних у списку як у базі даних. При застосуванні команди сортування можна відсортувати записи по одному або декількох полях. За допомогою фільтрів (Автофильтра й Розширеного фільтра) можна швидко знайти (отфильтровать) необхідні дані в списках по одному, двох або декількох параметрах пошуку. Командою Підсумки можна впорядкувати дані в списках за допомогою підсумкових значень. Для додавання нових записів у список, видалення й пошуку існуючих записів у списках застосовується команда Форма. Для перевірки даних при уведенні використовується засіб, що називається перевіркою уведення (команда Перевірка). При створенні списку необхідно виконати певні вимоги:

 Щоб редактор автоматично розпізнавав список як базу даних і обробляв дані при виконанні команд обробки необхідно на робочому аркуші розташовувати один список

 Формат шрифту заголовків (підписів) стовпців або імен полів у списках повинен відрізнятися від формату шрифту записів. Звичайно шрифту заголовкам стовпців призначається напівжирний шрифт, а осередкам для заголовків привласнюється текстовий формат

 Комірці під заголовками стовпців необхідно отформатировать відповідно до даних, які будуть уводитися в ці комірки (наприклад, установити грошовий формат, вибрати вирівнювання й т.д.)

 Для забезпечення автоматичного форматування уведених даних у список доцільно активізувати команду "Розширення форматів і формул". Для цього необхідно встановити прапорець "Розширювати формати й формули в діапазонах даних" у вікні діалогу "Параметри" на вкладці "Виправлення", що відкривається командою "Параметри" у меню Сервіс.

 У списку не повинне бути порожніх записів (рядків) і полів (стовпців), навіть для відділення імен полів від записів варто використовувати границі комірок, а не порожні рядки Після виконання підготовчих робіт зі створення списку можна переходити до введення даних у список. Більше повна інформація про роботу з таблицею як з базою даних викладена на сторінці http://lessons-tva.info/edu/inf-excel/lesson_4_1.html.