1. Унифицированная система орд

При оформлении документов соблюдают унификацию документов для достижения быстрого поиска информации. Направлением унификации является составление трафаретных текстов при составлении реквизитов бланка. Часть реквизитов печатают типографским способом (постоянные), а часть переменных на свободных местах, оставленных под них. Трафаретные виды (тексты) документов утверждаются предприятием в виде сборника. Существуют унифицированные формы наиболее часто употребляемых документов. Они приводятся в программах в форме электронных таблиц. К таким документам относятся приказы по личному составу, справки, доверенности акты и т.п. В случае отсутствия электронных форм предприятие может использовать стандартный формуляр-образец расположения реквизитов при подготовке документа индивидуальным способом.

2. Классификация орд

Управление предприятием осуществляется с помощью ОРД. В них заложена информация, являющаяся исходной базой для принятия управленческих решений. Основные её функции:

• Планирование;

• Организационно-распорядительная деятельность;

• Учёт;

• Отчётность;

• Финансирование.

Одновременно с развитием работ по унификации и стандартизации начались работы по классификации и кодированию технико-экономической и социальной ин­формации. Созданная в настоящее время система клас­сификаторов является языком формализованного опи­сания данных, используемых в процессах управления. Для делопроизводственных служб особое значение имеет Общероссийский классификатор управленческой доку­ментации (ОКУД), который представляет собой номен­клатуру унифицированных систем документации и уни­фицированных форм документов. Классификатор со­держит наименование видов документов и их коды, ко­торые являются идентификаторами форм документов и обязательно составляются в бланках. В состав унифи­цированных управленческих документов входят следу­ющие системы документации.

Унифицированная система банковской документации:

• платежная документация по безналичным расчетам через банки;

• документации по кредитным операциям банков;

• документация по контролю за расходованием средств на оплату труда и выплаты социально-трудовых ресурсов;

• документация по операциям банков, связанная с международными расчетами;

• выходная документация банков;

• документация по безналичным расчетам через бан­ки — внутрибанковские формы документов;

• документация по эмиссионно-кассовым и бюджетным операциям банков — внутрибанковские формы документов;

• документация по контролю за расходованием средств на оплату труда и социально-трудовых выплат.

Унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных уч­реждений и организаций:

• финансовая документация;

• отчетная бухгалтерская документация, бюджетных учреждений и организаций;

• учетная бухгалтерская документация.

Унифицированная система отчетно-статистической документации:

• документация по статистике национальных счетов и экономических балансов;

• документация по статистике научно-технического потенциала и инновационного прогресса;

• документация по статистике труда;

• документация по статистике финансов;

• документация по социальной статистике;

• документация по статистике промышленности;

• документация по статистике сельского хозяйства и заготовок сельскохозяйственной продукции;

• документация по статистике капитального строительства;

• документация по статистике внешнеэкономических связей;

• документация по статистике потребительского рын­ка и его инфраструктуры.

Унифицированная Система учетной и отчетной бух­галтерской документации предприятий:

• отчетная бухгалтерская документация;

• регистры бухгалтерского учета.

Первичная учетная документация.

Унифицированная система документации по труду:

• документация по состоянию рынка труда;

• документация по трудовым отношениям;

• документация по повышению квалификации работ­ников органов по труду;

• документация по охране труда;

• документация по минимальным потребительским бюджетам;

• документация по обращениям в органы по труду.

Начало работы предприятия и вступление в должность нового руководителя сопровождается целым рядом приказов:

• Об установлении функции управления колледжем

• Об утверждении штатного расписания и установлении должностных окладов

• О разграничении полномочий работников предприятия

• О материальной ответственности работников

• О возмещении расходов работникам

• Об организации защиты коммерческой тайны

• О документационном обеспечении управления колледжем

• О предоставлении права подписи на документах

• О разграничении полномочий работников предприятия

Дополнительно подготавливаются приложения к приказу о документационном обеспечении в виде перечня:

• Типовых сроков исполнения документов службами колледжа

• Документов, на которые ставится гербовая печать

• Документов входящих, но не подлежащих регистрации в журналах регистрации

• Документов, подлежащих Утверждению директором колледжа

Форматы, размеры полей документов, входящих в унифицированную систему, расположение зон документа показывает формуляр-образец (расположения реквизитов на бланке).