3. Международная телеграмма

Международные телеграммы печатают на русском и латинском шрифте. Текст оформляют аналогично простой телеграмме. Адрес включает: отметку о категории, наименование адресата, название пункта и страны назначения. Текст подписывает руководитель предприятия. Его подпись заверяется печатью предприятия. Под чертой указывают: номер, дата, фамилию исполнителя, номер служебного телефона.

4. Факсограмма

Факсограмма печатается на формате А4. К факсограмме могут прилагаться документы как письму. Факсограмма не является основанием для проведения финансовых операций т.к. несёт только предварительную информацию о возможных финансовых операциях и является копией подлинника. После получения факсограммы для совершения финансовых операций необходимо дождаться подлинника. Некоторые предприятия подготавливают специальные бланки факсограмм.

5. Телекс

Телекс – разновидность телеграммы, передаваемой по абонентской телексной сети, то есть телеграмма, переданная по телетайпу. Используется во внешнеэкономических связях. Время получения телекса до 3 часов. Телекс является подлинником в отличие от факса. Существует особая форма по которой пишется телекс. Текст печатается латинскими прописными буквами. Содержит сокращения наименований и коды проводимых операций. Текст излагается кратко. Оператор подготавливает текст по инструкции. В широкой практике телекс не используется. Подробное описание подготовки телекса смотри: Делопроизводство. Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов.-М.: ТК Велби, Проспект, 2003 . С: 105…109.

Занятие № 11.

Тема № 2. Система организационно-распорядительной документации (ОРД)

Перечень изучаемых вопросов:

1. Акты разных видов

2. Справка официальная

Применяемая технология занятия: последовательное изложение материала, оформление документа на доске и на расчерченном бланке студентами с последующим закреплением знаний контрольным опросом и корректировкой ответов.

Основные показатели: определения документов Акт, Справка

Практическое применение: получение информации о происшедших событиях, фактах для дальнейшего коллегиального обсуждения или составления распорядительного документа по упорядочению структуры производства, персонала или разработки мер по устранению проблем.

Самостоятельная работа: подготовка акцептовой телеграммы и справки о составе семьи.

Вопросы контрольного закрепления темы.

1. Дать определение документу Акт и Справка

2. Можно составлять акт одному человеку?

3. Какую информацию приводят во вводной части акта?

4. Каким образом в акте используется 22 реквизит, подпись

5. Что включают в констатирующую часть акта?

6. Из скольких частей состоит текст справки?

7. Кто от имени предприятия подписывает внешнюю справку?

8. В каких случаях справки печатают на форма А5?

9. Для каких направлений работ существуют унифицированные формы справок?

Библиография

1. Делопроизводство: Образцы документы. Организация и технология работы. Более 120 документов.-М.: ТК Велби, изд-во Проспект, 2003. Гл. 3.2; 3.7

2. Березина Н.М. и др. Современное делопроизводство. -Спб.: Питер, 2004, С.: 102-109.