2.6.4 Порядок подготовки к передаче и передача конфиденциальных документов в ведомственный архив.

В соответствии с протоколом заседания экспертной комиссии сотрудниками подразделения конфиденциального делопроизводства производится частичное переформирование и дооформление соответствующих дел и документов выделенного хранения, в том числе:

• изъятие из дел документов, подлежащих перешивке в другие дела, и подшивка их в эти дела с проставлением в описях документов дел, из которых изъяты документы, их нового местонахождения и помеще­нием в дела справок-заместителей, а также с перенумерацией листов перешитых документов в делах, в которые они помещены, внесени­ем их в описи документов дел и исправлением количества листов в заверительной надписи дел, на обложках дел и в номенклатуре дел;

• изъятие из дел документов, подлежащих уничтожению;

• зачеркивание грифа конфиденциальности с проставлением даты и номера протокола заседания ПДЭК и своей подписи на документах, подшитых в дела, обложках дел и документов выделенного хранения, подлежащих рассекречиванию (в описях документов дела, номенклатуре дел и журнале учета документов выделенного хранения гриф конфиденциальности зачеркивается без ссылки на протокол заседания ПДЭК);

• изъятие из дел (по решению ПДЭК) документов, с которых снят гриф конфиденциальности, и передача их по акту в службу открытого делопроизводства с отметкой в описях документов дел и помещением в дела справок-заместителей;

• передача полностью рассекреченных дел и документов выделенного хранения по акту в службу открытого делопроизводства с отметкой в графе 9 номенклатуры дел или в графах 14-15 журнала учета документов выделенного хранения;

• корректировка заголовков, сроков хранения и номеров статей по перечню на обложках дел и в номенклатуре дел (на обложках дел дополнительно крайних дат документов);

• проставление сроков хранения и номеров статей перечня на обложках документов выделенного хранения.

Если срок хранения дел и документов выделенного хранения установлен не перечнем, а ПДЭК, то вместо статей перечня проставляется отметка «ЭК».

После изъятия из дел документов листы дела не перенумеровываются. На обложках дел и в номенклатуре дел рядом с количеством проставленных листов в скобках указывается количество листов, оставшихся в деле. В заверительной надписи дела под прежней надписью пишется: «листов изъято согласно записям в описи дела» с проставлением (прописью) подписи, инициалов, фамилии лица, произведшего запись, и даты.

На дела и документы выделенного хранения, отобранные на постоян­ное хранение, составляется опись по следующей форме:

На дела и документы временного хранения (свыше 10 лет) составляется аналогичная опись с добавлением перед «Примечанием» графы «Срок хранения и номера статей по перечню».

На научно-техническую, проектную, конструкторскую и иную специальную документацию составляются отдельные описи документов.

При составлении описей необходимо иметь в виду следующее:

• каждой из описей присваивается гриф конфиденциальности;

• если дела и документы подлежат передаче в государственный архив, то номер фонда устанавливает государственный архив, если не подлежат, то фонду присваивается номер 1;

• опись во всех случаях имеет номер 1, с добавлением прописных букв: п (постоянного), в (временного) сроков хранения, т (техническая документация), кроме того, к номеру и букве добавляется аббревиатурой гриф конфиденциальности;

• -при составлении первой описи, когда в нее включаются дела и документы с начала деятельности предприятия, в нее могут вноситься дела и документы за несколько лет с разделением по годам, но с валовой порядковой нумерацией, начиная с № 1. В последующем составляются годовые разделы описей или описи, включающие документы нескольких лет при небольшом объеме документов, продолжающие порядковую нумерацию дел и документов, внесенных в предыдущие описи, например, первая опись дел и документов за 1992-2000 г.г. имеет порядковые номера 1-118, опись за 2001 г. - 119-128, за 2002 г. - 129-141 и т.д.;

• порядковая нумерация дел является учетным архивным номером (единицей хранения) дела (документа);

• в опись за соответствующий год вносятся сначала дела, потом документы выделенного хранения; дела располагаются в последовательности, предусмотренной номенклатурой дел, документы выделенно­го хранения, последовательности учетных номеров;

• в графе 2 описи гриф конфиденциальности проставляется аббревиатурой;

• если дело состоит из нескольких томов, то каждый том вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. При этом заголовок первого тома пишется полностью, по остальным томам в этой графе пишется Тот же с проставлением номера тома; на каждом новом листе описи, если он начинается с записи второго или последующих томов, заголовок воспроизводится полностью;

• переходящие дела включаются в раздел описи по году их заведения, в последующие разделы описи вносятся индексы и заголов­ки этих дел, но без присвоения порядкового номера, а в графе «Примечание» делается отметка: «см. ед. хр. №» с проставлением порядкового номера, присвоенного делу при его включении в опись;

• В графе 4 указывается фактическое количество листов дела, оставшееся в нем после изъятия документов (если такие изъятия осуществлялись).

На дела и документы выделенного хранения, подлежащие передаче в государственный архив, описи составляются в четырех экземплярах. Эти описи дополнительно утверждаются протоколом экспертно-проверочнои комиссии госархива. На дела и документы, не подлежащие передаче в госархив, описи составляются в двух экземплярах, если дела и документы передаются в архив предприятия, или в одном экземпляре, если не передаются. При передаче дел и документов в госархив или архив предприятия в подразделении конфиденциального делопроизводства остается один экземпляр описи с подписью сотрудника архива за получение включенных в опись дел и документов, остальные экземпляры передаются в архив.

На обложке дел и документов выделенного хранения проставляются номера фонда, описи и единицы хранения.

УТВЕРЖДАЮ (Наименование должности руководителя предприятия)

(подпись, инициалы, фамилия, дата)

ФОНД №

ОПИСЬ №

конфиденциальных дел и документов выделенного хранения за (год)

1. № п/п

2. Индекс дела или номер документа и гриф конфиденциальности

3. Заголовок дела или документа

4. Количество листов

5. Примечание

В данную опись внесено дел и документов с (цифрами и прописью) № по № , в том числе:

литерные номера: пропущенные номера:

Наименование должности сотрудника, составившего опись (подпись, инициалы, фамилия, дата)

Одобрено

Протокол ПДЭК

От №

Включенные в настоящую опись дела и документы принял:

Наименование должности сотрудника архива предприятия (подпись, инициалы, фамилия, дата)

В номенклатуре дел в графе 9 проставляется архивный шифр включенных в опись дел (номер фонда, описи, единицы хранения (порядкового номера по описи), в журнале (карточке) учета документов выделенного хранения в графе 14 - номер экземпляра, а в графе 15 - архивный шифр документа.