2.6.5 Организация учета конфиденциальных документов.

1. Общие требования к учету конфиденциальных документов

Учет конфиденциальных документов включает присвоение и проставление в учетных формах и на документах регистрационных номеров и запись учетных и поисковых данных о документах (дате, авторе, заголовке, количестве листов, местонахождении и др.).

Целями учета конфиденциальных документов являются: обеспечение сохранности документов, создание возможностей для быстрого нахождения, контроля исполнения, наведения необходимых справок о документах без привлечения самих документов, а также для проверки наличия документов, что является одним из обязательных требований к конфиденциальному делопроизводству.

Учету подлежат все без исключения изготовленные на предприятии и полученные им конфиденциальные документы.

Учет конфиденциальных документов подразделяется на 3 вида: изданных документов, поступивших документов и документов выделенного хранения.

Учет изданных документов охватывает документы, изготовленные на данном предприятии рукописным, машинописным способами или с использованием печатающих устройств ЭВМ, независимо от того, направляются эти документы на другие предприятия или являются внутренними. Учет поступивших документов охватывает документы, поступившие от других предприятий. Учет документов выделенного хранения охватывает все документы, не подлежащие подшивке в дела. Ими могут быть как документы, переведенные с учета носителей, изданных и поступивших документов, так и документы, которым сразу присваивается номер по учету документов выделенного хранения на стадии их создания или получения. К таким документам относятся текстовые и чертежно-графические документы, которые по производственным условиям, режиму доступа к ним или их внешним особенностям (вид носителя, формат, сброшюрованность и т.д.) невозможно либо нецелесообразно подшивать в дела.

Независимо от вида учета конфиденциальные документы можно учитывать в журналах или карточках. При большом объеме документов целесообразно использовать карточный способ учета, т.к. он сокращает время на поиск документов за счет помещения карточек в соответствующие рубрики картотек, дает возможность осуществлять ручной контроль исполнения документов без изготовления специальных контрольных карточек, ускоряет и повышает качество проведения проверок наличия документов.

При карточном способе учета документов (как и носителей) необходимо вести контрольный журнал, предназначенный для регистрации карточек и обеспечения последовательности проставления их номеров, контроля за местонахождением документов, находящихся в обращении, ускорения их поиска, а также для проставления отметок о проверках наличия документов. Контрольный журнал заводится по каждому виду карточного учета документов и отдельно для носителей. Он имеет следующую форму:

1. Учетный номер документа (носителя)

2. Местонахождение документа (носителя)

3. Отметки о проведении проверок наличия документов (носителей)

В графе 2 напротив соответствующего номера проставляются карандашом фамилия сотрудника, получившего документ, или другое местонахождение документа. При изменении местонахождения документа предыдущая отметка зачеркивается или вытирается и проставляется новая, при этом карточка учета данного документа каждый раз помещается в соответствующую рубрику картотеки. При отработке документа (переводе на другой вид учета, отправлении, подшивке в дело, уничтожении, передаче на архивное хранение) соответствующий номер в контрольном журнале округляется без указания окончательного местонахождения документа. Карточка помещается в картотеку отработанных документов по порядку номеров.

В графе 3 напротив соответствующего номера проставляется дата проведения квартальной проверки наличия документа.

Журналы или картотеки учета изданных и поступивших документов ведутся погодно; не исполненные в текущем году документы подлежат переводу на учет следующего года (кроме распорядительных документов и протоколов) с отметкой об этом в учетных формах текущего года. Журнал (картотека) учета документов выделенного хранения ведется непрерывно, номера каждого года продолжают номера предыдущих лет. Вызвано это тем, что выделенному хранению подлежат, как правило, документы постоянного и долговременного хранения и их ежегодная перерегистрация привела бы к увеличению трудоемкости обработки документов и созданию сложностей для их пользователей.

В формах учета конфиденциальных документов запрещается производить подчистки и исправления с применением корректирующей жидкости. Ошибочная запись зачеркивается одной чертой. Вносимые исправления должны быть заверены подписью сотрудника подразделения конфиденциального делопроизводства с проставлением даты.

Листы журналов учета конфиденциальных документов должны быть перед заведением пронумерованы, прошиты и опечатаны печатью подразделения конфиденциального делопроизводства. На оборотной стороне последнего листа журналов проставляется заверительная надпись с указанием количества листов, подписываемая сотрудником, ответственным за ведение журнала. Заверительная надпись на картотеку учета конфиденциальных документов с указанием количества карточек в картотеке составляется по окончании года на отдельной карточке и помещается в конце картотеки.

Если содержащиеся в учетных формах сведения по совокупности являются конфиденциальными, журналам и картотекам должен присваиваться гриф конфиденциальности. На карточках учета гриф конфиденциальности не проставляется.

Порядок учета журналов и картотек и оформления обложек журналов изложены в главе 6.

Для того, чтобы отличить номер изданного документа от номера документа выделенного хранения, целесообразно на документе выделенного хранения перед номером проставлять индекс, например «В». В журнале (карточки) учета документов выделенного хранения индекс не проставляется.

2. Учет изданных конфиденциальных документов

Учет изданных конфиденциальных документов осуществляется на стадии подготовки их проектов, поэтому технология учета изложена в подразделе 3.2.2.

Издаваемые на предприятии конфиденциальные распорядительные документы (постановления, распоряжения, приказы, указания, решения), а также протоколы, помимо учетного номера, должны иметь ежегодную порядковую нумерацию в пределах каждого из этих видов документов. Для обеспечения последовательности проставления таких номеров, ускорения поиска документов необходимо вести журналы учета изданных конфиденциальных распорядительных документов и протоколов по каждому их виду отдельно. Журнал имеет следующие графы:

1. Порядковый номер и гриф конфиденциальности

2. Дата

3. Учетный номер

4. Заголовок

5. Количество экземпляров

6. Количество листов в экземпляре

7. Отметка о местонахождении

В графе 3 проставляется учетный номер документа, присвоенный ему по журналу учета изданных документов.

Графы 1-4 обязательны, целесообразность включения граф 5-7 должна определяться главным образом объемом и характером справочной работы по документам.

3. Учет поступивших конфиденциальных документов

Конфиденциальные документы должны пересылаться (доставляться) между предприятиями в соответствующим образом оформленных запечатанных пакетах. Все поступающие пакеты в момент их получения целесообразно учитывать для того, чтобы можно было обнаружить их возможную утрату до регистрации содержащихся в них документов. Для этого следует вести журнал учета поступивших конфиденциальных пакетов, который предназначен, кроме того, для проставления отметок о взятии поступивших документов на различные виды учета, а также о возврате ошибочно присланных документов. Журнал имеет следующие графы:

1. Дата поступления пакетов

2. Откуда поступил

3. Количество пакетов

4. Подпись курьера

5. Порядковые номера пакетов

6. Номера и грифы конфиденциальности вложенных в пакеты документов

7. Входящие номера присвоенные поступившим документам

8. Учетные номера возвращенных и взятых на учет выделенного хранения документов

9. Отметка о возврате ошибочно присланных документов

При получении пакетов сотрудник подразделения конфиденциального делопроизводства должен:

• проверить на пакете наличие грифа конфиденциальности, соответствие адресата, проставление номеров документов и предприятия-отправителя, целостность упаковки, сохранность прошивки и оттиска печати;

• убедиться, что содержимое пакета не просматривается;

• проверить на пакете и сопроводительном документе на него (реестре и др.) соответствие наименований адресата и отправителя, номеров документов, номеров экземпляров (если указаны), грифа конфиденциальности;

• расписаться в сопроводительном документе за принятые пакеты с проставлением даты и, при необходимости, печати или специального штампа подразделения конфиденциального делопроизводства.

Если на пакетах указан другой адресат, то они не принимаются. При нарушении оформления пакетов, несоответствии данных на пакете и в сопроводительном документе, повреждении упаковки составляется в двух экземплярах акт, который подписывается сотрудником подразделения конфиденциального делопроизводства и лицом, доставившим пакеты. Второй экземпляр акта направляется отделению связи, доставившему пакет, или предприятию-отправителю пакета, если пакет доставлен минуя отделение связи. Если повреждение пакета дает возможность изъять документ или прочесть его, то об этом сообщается руководителю предприятия, а пакет не принимается до принятия решения.

После проставления подписи за принятые пакеты сотрудник подразделения конфиденциального делопроизводства заполняет графы 1-3 журнала учета поступивших пакетов⁹, при этом в графе 3 количество пакетов указывается прописью, а лицо, доставившее пакеты, заверяет эти данные своей подписью в графе 4. Затем до вскрытия пакетов заполняются графы 5-6 журнала. Порядковые номера пакетов ежедневно начинаются с № 1. Рядом с номером пакета, имеющего пометку «Лично», проставляется слово «лично». Номера и грифы конфиденциальности вложенных в пакет документов проставляются напротив соответствующего пакета (при наличии двух и более номеров - столбцами). Если на пакете рядом с номером документа указаны номера экземпляров, то они переносятся в журнал. Вызвано это тем, что номера экземпляров на пакете проставляются, когда их два и более, и если их не переносить в журнал, то в случае утраты какого-то экземпляра в период после вскрытия пакета до регистрации документа обнаружить утрату будет невозможно.

Дата поступления пакетов может проставляться перед началом их учета за каждый день. В этом случае графа 1 в журнал не включается.

При вскрытии пакетов проверяется соответствие на пакете и документе отправителя и адресата, грифа конфиденциальности, номеров документов, номеров экземпляров документа (если указаны на пакете). Пакеты должны быть развернуты таким образом, чтобы убедиться, что в них не осталось вложений. В документах проверяется наличие листов, а в документах, имеющих приложения, кроме того, соответствие учетных номеров, грифа конфиденциальности, номеров экземпляров, количества листов приложения записям в отметке о наличии приложения, содержащейся в основном документе (сопроводительном письме).

Пакеты с пометкой "Лично" вскрываются работником, которому они адресованы, или уполномоченным им лицом. По усмотрению лица, вскрывшего пакеты, вышеперечисленные данные проверяются им самим или сотрудником подразделения конфиденциального делопроизводства.

При несоответствии на пакете и документе или на документе и приложении учетных номеров, недостаче или излишке листов и экземпляров документа, а также в случае, если документ направлен на данное предприятие ошибочно, руководителем подразделения конфиденциального делопроизводства и сотрудником, вскрывшим пакет, составляется в двух экземплярах акт, второй экземпляр которого вместе с лицевой стороной пакета (при несоответствии данных на пакете и документе) немедленно направляется отправителю. О недостаче листов или экземпляров сообщается, кроме того, руководителю данного предприятия. Ошибочно присланные документы, лишние листы и экземпляры вместе с актом направляются с сопроводительным письмом отправителю. В графе 9 журнала учета поступивших пакетов производится отметка о возврате с указанием сколько листов или какие экземпляры и почему возвращаются, номера и даты сопроводительного письма, например: «Три листа (экз. № ) возвращены как лишние с № 14КТ от 24.02.2001» или (при возврате документа полностью) «Документ возвращен как ошибочно присланный с № 17К от 26.01.2001». Ошибочно присланные документы могут по согласованию с предприятием-отправителем пересылаться по назначению за их учетными номерами в новых пакетах с вложением в них лицевой стороны пакета предприятия-отправителя. В этом случае в графе 9 журнала учета поступивших пакетов делается отметка о пересылке с указанием предприятия, которому направлен документ, номера и даты сопроводительного письма.

О несоответствии на пакете и документе или на документе и приложении грифа конфиденциальности или номеров экземпляров отправителю сообщается письмом.

После вскрытия пакета и проверки правильности вложений поступившему документу присваивается очередной входящий номер, проставляемый в графе 7 журнала учета поступивших пакетов. Одновременно данные о документе заносятся в журнал или карточку учета поступивших конфиденциальных документов, имеющих следующие графы:

1. Учетный номер и гриф конфиденциальности документа

2. Дата поступления

3. Вид и заголовок документа

4. Откуда поступил

5. Номер и дата издания документа

6. Количество листов основного документа

7. Количество листов приложений

8. Кому выдан

9. Количество листов

10. Подпись за получение и дата

11. Подпись за возврат и дата

12. Индекс (номер) дела, номера листов дела

13. Номер по учету документов выделенного хранения количества листов

14. Примечание

В момент регистрации заполняются графы 1-7. В графе 1 проставляются очередной порядковый номер, присвоенный документу, и аббревиатурой гриф конфиденциальности документа. В графе 5 указываются номер, присвоенный документу на предприятии, издавшем документ, и дата подписания (утверждения) документа. Если документ прислан без сопроводительного письма, то в графе 6 проставляется количество его листов, а в графе 7 делается прочерк. Если документ имеет сопроводительное письмо, то в графе 6 проставляется количество листов сопроводительного письма, а в графе 7 количество листов приложений. При этом если все приложения имеют гриф конфиденциальности, указывается общее количество листов всех приложений, если часть приложений не имеет грифа конфиденциальности, то количество их листов проставляется через + к листам конфиденциальных приложений, например: 8+4 н/с.

При поступлении документа в двух и более экземплярах проставляется общее количество листов всех экземпляров.

На документе регистрационные данные (отметка о поступлении) проставляются в соответствии с порядком, изложенным в подразделе 3.2.3. При наличии двух и более экземпляров на одном экземпляре проставляется входящий штамп, на первых листах других экземпляров - отметка «К вх №.»

При учете документов, присланных для согласования, подписания, утверждения, ознакомления (подлежащих возврату), отметка о поступлении.

В дальнейшем вместо журнала и (или) карточки учета поступивших конфиденциальных документов употребляется «журнал учета поступивших документов», если не оговаривается особо.

проставляется на обороте последнего листа основного документа и каждого приложения.

Документы, присланные в пакетах с пометкой "Лично", по усмотрению лица, вскрывшего пакет, или передаются для учета сотруднику подразделения конфиденциального делопроизводства, или регистрируются последним в учетных формах со слов лица, вскрывшего пакет. При втором варианте регистрационные данные в штампе на документе проставляет лицо, вскрывшее пакет.

Если на предприятие возвращены без сопроводительного письма отправленные ранее без сопроводительного письма все или часть экземпляров документа, то производится отметка о их возвращении без присвоения входящего номера. Эта отметка проставляется в графе 8 журнала учета поступивших пакетов напротив возвращенного номера вложенного в пакет документа и производится следующим образом: № 10 (при возврате изданного документа) В № 2 (при возврате документа выделенного хранения), вх. № 13 (при возврате документа, зарегистрированного по входящему номеру). Одновременно в графе 15 журнала учета изданных документовили в графе 11 журнала (карточки) учета документов выделенного хранения производится запись: «Экз. № возвращены, п/ж № за » с проставлением номеров экземпляров, порядкового номера и даты поступления пакета, в котором находились возвращенные экземпляры. В графе 14 журнала учета поступивших документов (под отметкой об отправлении) производится запись: «Возвращен,

п/ж № за » с проставлением порядкового номера и даты

поступления пакета, в котором находился возвращенный документ.

Если документ отправлялся и (или) возвращен с сопроводительным письмом, то он регистрируется за очередным входящем номером. Документ, подлежащий выделенному хранению, переводится затем без сопроводительного письма на учет документов выделенного хранения. Сопроводительное письмо подшивается в дело.

При поступлении документа, изданного другим предприятием и подлежащем выделенному хранению, ему следует сразу (без регистрации в журнале учета поступивших документов) присваивать очередной порядковый номер по журналу (карточке) учета документов выделенного хранения. Этот номер проставляется на документе, в графе 8 журнала учета поступивших пакетов и в графе 1 журнала (карточки) учета документов выделенного хранения с одновременным заполнением граф 2-7 этого журнала, при этом в графе 5 указывается: «П/ж № а », с проставлением номера и даты поступления пакета, в котором находился документ.

4. Учет конфиденциальных документов выделенного хранения

Учет конфиденциальных документов, подлежащих выделенному хранению, осуществляется в журнале или карточках, имеющих следующие графы:

1. Учетный номер и гриф конфиденциальности документа

2. Дата регистрации

3. Вид и заголовок документа

4. Откуда поступил или каким подразделением разработан

5. С каких учетных номеров переведен

6. Номера экземпляров

7. Количество листов в экземпляре

8. Куда отправлен

9. Номера отправленных экземпляров

10. Наименование, номер и дата сопроводительного документа

11. Отметка о возврате

12. Номера уничтоженных экземпляров

13. Номер и дата акта об уничтожении

14. Номер экземпляра, переданного на архивное хранение

15. Архивный шифр

Если на предприятий производится размножение (тиражирование) документов выделенного хранения, то между графами 7 и 8 помещаются графы о номере и дате наряда на размножение, количестве и номерах размноженных экземпляров.

При значительном объеме документов выделенного хранения чертеж-но-графические и текстовые документы могут учитываться раздельно, но в однотипных формах учета. В этом случае вместо добавляемого к номеру документа индекса «В» на чертежно-графических документах проставляется индекс «Ч», на текстовых - «Т».

В момент регистрации заполняются графы 1-7.

При регистрации чертежно-графических документов в графе 3 проставляются вид носителя (калька, ватман, синька) и индекс (обозначение) документа.

В дальнейшем вместо журнала и (или) карточки учета конфиденциальных документов выделенного хранения употребляется «журнал учета документов выделенного хранения», если не оговаривается особо.

При взятии на учет документа, переводимого с учета поступивших документов, в графе 4 указывается, откуда поступил документ, в графе 5 - его учетный номер по журналу учета поступивших документов, одновременно в графе 13 журнала учета поступивших документов проставляются номер, присвоенный документу по журналу учета документов выделенного хранения, и количество листов, переведенных на выделенное хранение.

При взятии на учет документа, переводимого с учета изданных документов, в графе 4 указывается подразделение данного предприятия, разработавшее документ, в графе 5 - учетный номер документа по журналу учета изданных документов, в графе 17 журнала учета изданных документов проставляются номер, присвоенный документу по журналу учета документов выделенного хранения, и количество переведенных на выделенное хранение экземпляров.

При взятии на учет носителя, переводимого с учета носителей, в графе 4 указывается подразделение предприятия, в графе 5 - учетный номер носителя по журналу учета носителей, в графе 9 журнала учета носителей проставляется номер, присвоенный носителю по журналу учета документов выделенного хранения.

При взятии на учет выделенного хранения носителя без регистрации его в журнале учета носителей (рабочая тетрадь, калька и т.д.) в графе 5 делается прочерк.

Взятые на учет выделенного хранения текстовые документы помещаются в обложку и брошюруются (прошиваются), если не имели обложки и не были сброшюрованы, при этом после последнего листа документа помещается лист с заверительной надписью, в которой указывается прописью количество листов в документе, заверяемое подписью (с расшифровкой) лица, составившего заверительную надпись с проставлением даты. Если в документе имеются литерные номера или вклеенные на листы фотоотпечатки, то они оговариваются в заверительной надписи.

Индексы и учетные номера, присвоенные документам по журналу учета документов выделенного хранения, проставляются на текстовых документах в верхнем левом углу обложки и титульного листа (при его наличии). В правом верхнем углу проставляется гриф конфиденциальности и под ним номер экземпляра.

На чертежно-графических документах индекс и номер проставляются на каждом листе в местах, отведенных соответствующими стандартами.

На присланных документах имеющиеся там номера зачеркиваются тушью тонкими линиями.

На каждый документ заводится карточка учета выдачи по следующей форме:

КАРТОЧКА учета выдачи конфиденциального документа выделенного хранения (учетный номер и наименование документа)

1. Количество листов

2. Кому выдан

3. Подпись за получение и дата

4. Подпись за возврат и дата