9. Календарный график работы над дипломным проектом

Степень готовности проекта	К какой дате
25%	октябрь
50%	ноябрь
75%	декабрь
100%	январь

Задание принял к исполнению «__1__» __октября_______ 2008 г.

Дипломник Хохоликов А.Л.                                     (подпись)

Руководитель Крулёв Е.И. (подпись)

Содержание. Введение

Глава 1. Электронный документооборот: основные понятия, задачи, требования и принципы внедрения (стр. 13)

1.1) Основные понятия электронного документооборота (стр. 13)

• Документ как основной источник информации в управлении

• Традиционные процедуры работы с документами; понятие жизненного цикла документооборота организации

• Понятие электронного документа; сравнительная характеристика с традиционной формой хранения и использования документов

1.2) СЭД: основные понятия, общие требования, решаемые задачи и характеристика систем электронного документооборота (стр. 31)

• Понятие системы электронного документооборота (СЭД)

• Основные задачи и требования, предъявляемые к СЭД

• Функциональная характеристика СЭД

• Технологическая характеристика СЭД

1.3) Общие проблемы СЭД при их внедрении и эксплуатации (стр. 64)

• Соотношение бумажного и электронного документов

• Интеграция СЭД и офисных приложений

• Версионность документов

• Аннотирование

• встроенные функции workflow и groupware

• Проблемы безопасности

1.4) Технология внедрения систем электронного документооборота (стр. 76)

• Основные подходы к внедрению ЭД

• Этапы внедрения систем электронного документооборота

• Проблемы внедрения и функционирования систем электронного документооборота

Глава 2. Анализ исходных данных и формирование требований к разрабатываемой системе (стр. 86)

2.1) Исходные данные для внедрения ЭД, их характеристика и анализ (стр. 86)

2.2) Требования к разрабатываемой системе автоматизированного управления документооборотом компании (стр. 89)

2.3) Техническое задание на разрабатываемую систему и определение документов, подлежащих автоматизации своего жизненного цикла (стр. 93)

Глава 3. Выбор автоматизированной системы управления документооборотом (стр. 97)

3.1) Обзор существующих систем автоматизированного управления документооборотом и делопроизводством, их классификация и характеристики

3.2) Обоснование выбора автоматизированной системы документооборота для внедрения в компании Информсвязь (стр. 109)

Глава 4. Разработка системы (стр. 118)

4.1) Разработка функциональной схемы системы

4.2) Разработка структурной схемы системы (стр. 121)

4.3) Разработка модулей и компонентов системы. Описание жизненного цикла документов и связанных с ним компонентов системы ЭД (стр. 126)

4.4) Расчёт необходимых вычислительных ресурсов для внедряемой системы

Глава 5. Особенности внедрения автоматизированной системы управления внутренним документооборотом в компании «Информсвязь» (стр. 150)

5.1) Особенности и сложности разработки и внедрения системы

5.2) Предлагаемые пути решения

Заключение

Используемая литература

Приложения

Список сокращений

Русские сокращения:

Введение.

Документ является основным способом представления информации на любом современном предприятии. Неоспорима важность сохранности и умелого использования информационных ресурсов предприятия для успешного ведения бизнеса. Способность принять верное решение и вовремя отреагировать на ситуацию, гибко реагировать на все изменения рынка зависит не только от таланта и опыта руководителей. Эффективность управления предприятием зависит и от того, насколько разумно в нем организовано управление документооборотом. Фактически, малоэффективное использование накопленной информации (или, еще хуже, ее утрата) может привести к потере всего бизнеса. Ведь вовремя не полученная информация или документ — это, прежде всего, потерянные деньги, время и упущенные возможности. Вследствие этого, на любом предприятии, где ведется активная работа с различными документами, рано или поздно встает проблема систематизации, обработки и безопасного хранения значительных объемов информации. Важную роль в оптимизации деятельности предприятия любого размера и профиля деятельности играют современные системы электронного документооборота, которым и посвящена данная статья.

По данным Delphi Consulting Group, в настоящее время только в США ежедневно создается более 1 млрд страниц документов, а в архивах хранится уже более 1,3 трлн различных документов. В то же время, по данным журнала ASAP, в мире ежегодно появляется около 6 млрд новых документов, а среднестатистический служащий тратит каждый год до 150 часов на поиск утерянной информации. Значительную часть своего рабочего времени специалисты предприятий тратят как на поиск необходимой им информации, так и на создание и отправку документов. Существуют оценки, что секретарь-референт тратит до 75% своего времени на работу с документами, у руководителей на работу с документами уходит до 45% рабочего времени, а у рядовых сотрудников предприятия — до 30% времени.

Следует отметить, что потоки корпоративной бизнес-информации чрезвычайно разнообразны по источникам и формам ее представления. Однако их можно условно классифицировать по форме хранения: на электронные документы и бумажные. Существует мнение, что в настоящее время только около 30% всей корпоративной информации хранится в электронном виде (как в структурированном — в базах данных, так и в неструктурированном). Вся остальная информация (около 70%) хранится на бумаге, создавая немалые трудности при ее поиске. Тем не менее, это соотношение постепенно меняется в пользу электронной формы хранения (в частности, через развитие электронных архивов). По данным Delphi Consulting Group, объем корпоративной электронной текстовой информации удваивается каждые 3 года. По прогнозу того же журнала ASAP к 2004 году только около 30% корпоративной информации останется в бумажном виде, а 70% информации будет храниться в электронном виде. Вряд ли, конечно, когда-нибудь все документы станут только электронными, однако, несомненно, что электронная форма хранения документов будет преобладать. При этом под термином «электронный документ» в рассматриваемом контексте обычно понимается текстовый файл, документ MS Word, электронная таблица MS Excel, графический файл, несколько взаимосвязанных файлов разных форматов (так называемый составной документ) и др.

В настоящее время на большинстве российских предприятий корпоративная информация (договоры, прайс-листы, приказы, деловая переписка, финансовая документация и др.) хранится как в бумажном, так и в электронном виде (часто неупорядоченно на файл-сервере). При этом практически неизбежно возникает дублирование информации, а также не обеспечивается поддержка разных версий документов и безопасность их хранения. То есть, и при преобладании электронной формы хранения документов, они не всегда используются эффективно. Потребность в эффективном управлении электронными документами и привела к созданию систем электронного документооборота (первые из которых появились еще в 1980-е гг.). Эти системы еще называют Electronic Document Management Systems (EDMS).

EDMS-системы являются неотъемлемой частью мирового рынка ПО управления электронным документооборотом и содержимым информационных систем, так называемого DCT (document and content technologies) рынка. Аналитики IDC выделяют следующие сегменты DCT-рынка: системы электронного документооборота; системы управления содержимым на порталах предприятий и системы управления содержимым для электронной коммерции. Рост потребности предприятий в повышении эффективности групповой работы с корпоративными документами неизбежно ведет к дальнейшему развитию данного рынка. По прогнозу IDC (отчет «Document and Content Technologies Applications Forecast and Analysis, 2000-2004»), объем мирового DCT рынка должен увеличиться с $1,1 млрд в 1999 г. до почти $4,4 млрд в 2004 г. (с ежегодными темпами роста в 32%). Развитию рынка способствуют также распространение электронной коммерции и рост потребности предприятий в Web-совместимых интегрированных инструментальных средствах доступа к информации. При этом особенно быстро растет спрос потребителей на инструментальные средства сбора, поиска и анализа информации, с помощью которых возможно более оперативно обрабатывать разнородные собрания текстовых файлов, графических файлов, видео- и аудиофайлов.