Какова роль реквизитных полей в документе?

Реквизитные поля – это свойства содержания документа, представляющие важное существенное описание документа. В реквизитные поля выносятся основные изменяемые положения документа, чтобы облегчить к ним доступ и не искать их в тексте самого документа. По реквизитам начальнику можно быстро увидеть параметры запроса на подпись, чтобы, не вчитываясь в сам документ, можно было быстро подписать его, а также подчинённым выполнить предназначенные для них распоряжения.

В СЭД «Naudoc» реквизиты можно создать различного типа, а также система предоставляет возможности управления правами доступа к ним определённых лиц и в определённом состоянии документа, а также некоторые реквизитные поля могут быть автоматически заполнены при совершении определённых событий с документом или же быть скрытыми до тех пор, пока в них не возникнет необходимость.

Ниже приведено описание типов реквизитных полей данной служебной записки:

Каждый документ на протяжении своего жизненного цикла проходит определённые стадии, от своего создания до списания в архив или уничтожения.

Эти стадии называются состояниями документа. От состояния документа зависят его дальнейшие возможные переходы в следующее состояние в зависимости от произведённых над этим документов действий (событий с документом). Действия могут выражаться в подписи документа, в его просмотре и ознакомлении с ним определённым лицом, или же в его направлении дальше по своему жизненному циклу.

В соответствии с жизненным циклом движения служебной записки, который описан выше в виде блок-схемы, документ имеет следующие состояния, данные в произвольном порядке перечисления:

В архиве На выполнении На подписи начальника управления Отклонённое заявление Составление заявления У Глушко

Почти каждому состоянию, за исключением крайних, таких, как «В архиве», или, например, «Отклонённое заявление», соответствует определённый переход. Переход – это событие, происходящее с данным документом и приводящее к изменению его состояния и совершению определённых действий с документом, таких как изменение реквизитных полей документа, направление документа и создание задания по нему определённому должностному лицу, перемещение документа по папкам подразделения, создания ярлыка документа, создание версии документа и многие другие действия.

Служебная записка имеет следующие переходы:

Генеральному директору На выполнение заданий На согласование начальнику управления Отклонить записку Перевести в архив

Каждый переход отображается в статусе документа вверху страницы при работе с документом, в соответствии с состоянием документа, совершается либо изменением статуса документа, либо автоматически при совершении определённого события – копирования документа, создания версии, подписи документа и при прочих событиях.

В свойствах документа описываются общие права доступа, которые возможны для данного вида документа. Для служебной записки выделены следующие права доступа:

Доступ к объекту Просмотр реквизитных полей Изменение реквизитных полей Изменение содержимого Добавить комментарий Вид

Затем для каждого состояния или должностного лица определяются свои возможные права доступа на данный документ.

При переходе, как было сказано выше, выполняются определённые действия с документом, содержание и описание которых определяется шаблонами действия над данным документом. Ниже перечислены шаблоны действий, производимые над служебной запиской:

Переместить документ в папку обработанные записки у Глушко Создание ярлыка в папке обработанные Глушко Запрос на подпись начальнику управления Создать ярлык у Глушко Скопировать документ в папку обработанные Рыбалко Установить дату списания в архив Установить дату подписи Глушко Переместить записку в папку с заявлениями у Глушко Запрос на подпись Глушко Установить дату записки Создать ярлык в папке обработанные у Рыбалко Задания по обеспечению

Эти шаблоны, переходы, состояния я подробно опишу ниже при рассмотрении примерного движения служебной записки при приёме на работу нового сотрудника компании.

Какие интерфейсные возможности предоставляет система при работе с документом и как происходит редактирование документов системы «Naudoc»?

При работе с документом возможен доступ к меню, которое состоит из следующих пунктов:

1. Вид

В этой вкладке можно просматривать открытый документ, если он имеет текстовое содержание

2. Редактирование документа

В этой вкладке можно осуществлять редактирование и сохранение документа. Возможность редактирование документа предоставляется средствами самой системы через веб-интерфейс (при условии, что данный документ является текстовым файлом, файлом Html, doc и др, содержащим текстовую информацию), но также возможно и при помощи вызова внешнего редактора, по закрытии которого отформатированный документ сохраняется в системе. Т.е. документ может быть представлен в любом виде и иметь любое расширение.

3. Описание

В этой вкладке содержится краткое описание документа, а также список пользователей, имеющих доступ к этому документу.

4. Вложения

В этой вкладке можно прикрепить к документу любой тип файла, а также ассоциировать некоторые текстовые типы файлов (.doc, .http и др) с текстом документа. При ассоциировании текст, который содержат ассоциируемые файлы, автоматически добавляется в основной текст документа.

5. Задания

В этой вкладке отображаются текущие задания по документу, а также предоставляется информация по истории выполненных заданий по документу

6. Комментарии

В этой вкладке отображаются комментарии к документу, а также находится журнал состояний, в котором отображаются сведения о пройденных этапах жизненного цикла документа

7. Версии

В этой вкладке находятся сведения о существующих версиях и об основной версии документа

Далее опишем жизненный цикл движения документа от создания до списания в архив, сопровождая его комментариями.

1-ый этап: создание документа.

На этом этапе начальник отдела выбирает папку, в которой будет создан данный документ, заполняет необходимые реквизиты и при необходимости редактирует данный документ. Каждый сотрудник компании имеет свою личную папку, в которой могут размещаться необходимые для работы системы подпапки, например, подпапка «Заявления», чтобы знать, в какую подпапку переместить документ при изменении его состояния, а также сотрудник имеет доступ к общим папкам, например, к папке «Шаблоны документов». Также определённым сотрудникам в случае необходимости могут быть выделены определённые права на чужие папки сотрудников, например, начальнику на личные рабочие папки подчинённых ему людей. Это нужно для того, чтобы начальник имел доступ ко всем создаваемым в своём отделе документам.

Опишем подробнее систему пользовательских прав:

Система пользовательских прав

В NauDoc действует система разграничения доступа к документам, основывающаяся на использовании пользовательских ролей. Объем прав пользователя на выполнение операций с документами определяется наличием у пользователя одной из следующих ролей – «Редактор», «Писатель», «Автор» и «Читатель». В Табл. 1 .1 приведены полномочия ролей, действующие в системе NauDoc по умолчанию.

Роль определяет полномочия пользователя по отношению к отдельной папке и хранящимся в папке документам. Гибкость системы разграничения доступа NauDoc заключается в том, что один и тот же пользователь может иметь различные права в разных папках – от «Читателя» до «Редактора». Кроме того, роль определяет список действий, которые пользователю разрешено совершать с документом при осуществлении документооборота (подробнее см. п.Error: Reference source not found «Error: Reference source not foundError: Reference source not found»). Список этих действий для каждой роли задается в настройках категории документа.

Табл.1.1. Распределение полномочий в папке по ролям в соответствии с настройками системы NauDoc по умолчанию

Примечания к таблице.

* – документы, владельцем которых является данный пользователь, и документы со статусом «Открыть для группы»;

** – только документы, владельцем которых является данный пользователь.

Каждый новый пользователь NauDoc получает права «Редактора» в своей личной папке, которая является аналогом папки «Мои документы» в операционной системе Microsoft Windows 95/98/2000. Права «Редактора» в личной папке выдаются при регистрации пользователя в NauDoc и позволяют ему управлять правами доступа в своей личной папке, а также в содержащихся в ней папках.

Для пользователя, выполняющего функции администратора системы, в NauDoc существует специальная роль – Администратор. Пользователь с ролью «Администратор» имеет право регистрировать и удалять других пользователей в системе, управлять составом групп пользователей и системными настройками NauDoc. Кроме того, администратор может изменять распределение полномочий пользователей по ролям.

Правило наследования прав

В NauDoc действует правило наследования прав: пользователь, получивший определенную роль в корневой папке, сохраняет полученную роль и во всех вложенных папках, содержащихся в корневой папке. Использование данного правила помогает избежать рутинных операций по раздаче прав в многочисленных папках, имеющихся в NauDoc.

К примеру, пользователь, получивший права «Читателя» в корневой папке A (Рис. 1 .1), автоматически получает права на чтение во вложенных папках B и C. При отсутствии правила наследования права «Читателя» пришлось бы выдавать по отдельности в каждой из перечисленных папок.

Рис. 1.1

При движении документа и изменении его состояния он попадает на подпись или совершения действия с ним другого сотрудника компании. А поскольку этот сотрудник может не обладать правами доступа на папку, в которой находится документ, значит, он не сможет и просмотреть сам документ и подписать его. Поэтому, в соответствии с основными принципами автоматизации документооборота, документ нужно переместить в специально предназначенную для этого папку данного сотрудника, чтобы он получил все права на просмотр и редактирование документа, а также оставить доступ к документу у его автора, чтобы тот имел возможно следить за состоянием документа и его утверждением и при этом не имел бы доступа к папке, в которой в данный момент находится данный документ. Все эти принципы я и учёл при программировании и настройки движения служебной записки.

2-ой этап: автор документа направляет его на подпись начальнику управления. При этом автор видит следующие формы, представленные ниже:

На согласование начальнику управления

Начало формы

Следующие задачи будут назначены:

Конец формы

Как видим, автор записки может оставить свой комментарий к её переводу начальнику управления, отредактировать название запроса на подпись, лицо, которому направляется данная служебная записка и произвести другие необходимые действия. Чтобы всё это не занимало известное количество времени, при программировании перехода программист занёс все значения по умолчанию, поэтому только в случае расхождения данных значений с требуемыми автору придётся изменять что-либо. В данном случае работает переход с названием «На согласование начальнику управления», который формирует сам запрос на подпись и устанавливает автоматически дату этого запроса с помощью соответствующих шаблонов действий «Запрос на подпись начальнику управления» и «Установить дату записки». Эти шаблоны предоставляют возможности по детальному редактированию их свойств. Так, можно запретить автору оставлять комментарий, выбирать лицо, которому направляется данный документ на подпись, выбирать время выполнения задания и некоторые другие действия. В данном случае все эти действия по выбору требуемых параметров разрешены автору документа. Далее автор нажимает на кнопку «Изменить состояние», формируя запрос на подпись начальнику управления.

3-ий этап: согласование служебной записки начальником управления.

Начальник управления получает на почту письмо с информацией о том, что ему необходимо рассмотреть очередной запрос на подпись, а также в системе добавляется новое входящее задание у начальника соответствующего управления.