4.3) Разработка модулей и компонентов системы. Описание жизненного цикла документов и связанных с ним компонентов системы эд
Это подраздел является главным в рамках данного дипломного проектирования и разработки автоматизированной системы управления внутренним документооборотом компании. В нём я опишу основные принципы создания и настройки, а также отладки и решения текущих проблем, возникающих при проектировании системы электронного документооборота для компании «Информсвязь». Это описание я буду сопровождать примерами и скриншотами выбранной СЭД «Naudoc» компании «Naumen». Как было сказано выше, данная разработка и настройка модулей и компонентов системы будет показана на 3-х видах документов, выбранных в качестве примеров:
Служебная записка в связи с приёмом на работу в компанию «Информсвязь» нового сотрудника
Заявление на предоставление очередного отпуска
Заявка в службу технической поддержки
Служебная записка в связи с приёмом на работу в компанию «Информсвязь» нового сотрудника: описание жизненного цикла и автоматизации движения данного вида документа, разработка и настройка необходимых модулей и компонентов системы электронного документооборота.
Служебная записка пишется на имя директора компании «Информсвязь» по случаю приёма на работу в компанию нового сотрудника и содержит в себе просьбу об организации и выделения ему рабочего места, которое может включать в себя следующие элементы:
Стол с тумбочкой, стул
Телефон с выходом на междугородную сеть
Компьютер и подключение доступа в Интернет, а также открытие при необходимости доступа к ресурсам сети предприятия и регистрации пользователя в локальной сети с определёнными параметрами логина и электронной почты.
Служебная записка составляется и подписывается начальником отдела, в который устраивается работать новый сотрудник, затем она попадает к начальнику соответствующего отделу управления, и, после подписи последнего, направляется на утверждение к директору компании. При этом директор компании ставит задания начальникам отделов словами «Прошу обеспечить в части». После утверждения служебной записки задания доводятся до начальников подразделений, и далее записка отправляется в архив.
Ниже приведена блок-схема состояний и переходов жизненного цикла движения служебной записки. В прямоугольниках обозначается одно из состояний жизненного цикла записки, стрелками и подписью к ним обозначается название перехода, переводящего данное состояние в следующее. В ромбах записано условие разветвления, в зависимости от результата которого записка переходит в одно из следующих состояний.
Рассмотрим структуру создаваемого типа документа, которому дадим название «Служебная записка».
Структура документа описывается его образцом-шаблоном, т.е. текст документа уже сформирован автоматически при его создании в зависимости от реквизитов документа:
Служебная записка
В связи с приёмом на работу в Управление № 3 нового сотрудника - инженера отдела № 34 Иванова Ивана Ивановича , прошу Ваших указаний об организации ему рабочего места в составе:
- стол с тумбочкой, стул; - телефон с выходом на междугородную сеть; - компьютер,
а также о подключении ему доступа в Интернет, открытии доступа к ресурсам сети предприятия и зарегистрировать в локальной сети предприятия со следующими данными:
IIvanov
user@informsviaz.ru
Начальник управления № 3 Д.Н. Рыбалко
В данном тексте слова, зависимые от введённых реквизитов, выделены подчёркиванием. Шаблон документа имеет схожий вид, но только с пустыми реквизитными полями.
Перечислим реквизитные поля документа, которые оформляются и заполняются при составлении документа его автором, доступ к которым возможен через меню документа «Описание»: