Технологические преимущества

Абстрагируясь от конкретных систем делопроизводства, подготовка документов в самом общем представлении крутится в некотором круговороте, состоящем из трех стадий. На стадии подготовки авторы (специалисты, исполнители) готовят черновик и предлагают этот черновик редактору (руководителю). На стадии согласования (рецензирования и исправления) редакторы требуют оценку экспертов и отклоняют проект (рукопись) или требуют внесения в него изменений. Эта стадия заканчивается, когда редактор принимает текст будущего документа к распространению. На последней стадии редактор посылает документ в издательский отдел, где он редактируется, форматируется и печатается, что часто называется выпуском. Далее осуществляется регистрация и текст становится неизменяемым документом, который рассылается специалистам для работы и в депозитарий (хранилище, библиотеку) документов, где его архивируют и снабжают указателем. Электронные документы вносят в этот процесс изменения с явными преимуществами в нескольких областях:

Почти нулевая цена печати и распространения. Поскольку документы становятся доступными электронным образом, пользователи могут получить их по каналам связи и при необходимости распечатать. Поступая так, они (или организации, в которых они работают) не оплачивают расходы по печати и распространению. Прогресс в технологии печати сделал возможным для пользователей издавать и печатать документы с помощью уже готовых компьютерных систем и с качеством, сравнимым с профессиональными изданиями.

Низкая стоимость редактирования и подготовки. С помощью имеющихся издательских пакетов и программного обеспечения для распространения электронных документов авторы могут выполнять большую часть операций по редактированию и макетированию. Современные настольные издательские системы с помощью лазерных принтеров могут производить документы, качество которых сравнимо с качеством, получаемым профессиональными издателями.

Сокращение цикла подготовки электронных документов можно достичь при помощи процедур электронного представления, согласования (рецензирования) и исправления.

Расширение среды для представления документов (multimedia). Одно из основных преимуществ электронных документов по отношению к бумажным - это возможность включить в издаваемые документы такие динамические объекты, как видео и озвучивание. Эта возможность может иметь смысл для протоколирования важных совещаний и конференций, но особенно эффективна при создании электронных учебных пособий.

Интерактивные документы. Бумажная среда для документов является средой негибкой, консервативной. После того, как документы напечатаны, остается очень мало возможностей для их изменения. Исправления к бумажным документам обычно имеют вид указания на ошибку, которое публикуется в последующих изданиях. Наоборот, электронные документы могут непрерывно модернизироваться автором. В печатной продукции нет удобной возможности поддерживать читательские комментарии, примечания и авторские исправления в ближайшее реальное время, что вызвано более длинным циклом исправления и распространения. Все это возможно в электронных документах.