Номенклатура дел предприятия

№ п/п	Наименование дела	Количество томов	Срок хранения	Статья перечня
1	Раздел 1. Организационные документы
2	Раздел 2. Распорядительные документы
3	Раздел 3. Справочно-информационные материалы и переписка
4	Раздел 4. Документы по личному составу

Пример варианта номенклатуры дел бухгалтерии

№№ дел	Заголовок	Срок хранения	№ статьи по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
02-01	Директивные документы, приказы и инструктивные письма вышестоящих организаций по вопросам бухгалтерского учета и отчетности. Копии	До минования надобности	ст. 19а
02-02	Положение о бухгалтерии и должностные инструкции сотрудников. Копии	До замены новыми	ст. 38, 56
02-03	Приказы руководителя (директора) по основной деятельности. Копии	До минования надобности	ст. 19

Формирование дел

Документы во время их исполнения хранятся у исполнителя, для чего им должны быть заведены специальные папки с надписями типа «На исполнении», «Срочно», «Для коллегии», «На отправку», «На подпись» и т.п. На каждой папке надо указать фамилию исполнителя и его телефон. После окончания работы с документом с отметкой об исполнении он передается для помещения в дело.

Чтобы легко можно было разобраться и быстро найти нужную информацию, документы после их исполнения группируют в дела, т.е. раскладывают в отдельные папки.

Формирование дела определяется как группировка исполненных документов в соответствии с номенклатурой дел. Формируют и хранят дела в структурных подразделениях по месту образования документов.

Распорядительные документы, переписку руководства и важнейшие внутренние документы формируют и хранят в канцелярии или секретариате руководства.

На обложке каждого заводимого дела указывается название учреждения, фирмы. Затем с новой строки пишется название структурного подразделения. Например, «Бухгалтерия» или «Отдел кадров».

Под названием структурного подразделения в середине обложки указывается индекс дела по номенклатуре. Например, Дело № 02-24, где 02 значит индекс структурного подразделения, а 24 - порядковый номер дела по номенклатуре.

Толщина каждого дела не должна превышать 30-40 мм, около 250 листов. Если документов больше, дело разделяется на два тома и более.

Документы формируются в дело только за один календарный год. Исключение из этого правила составляют переходящие дела; судебные дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы лица в учреждении, а также выборных органов и их постоянных комиссий, формируемые в дела за период их созыва.

Документы помещаются в дело со всеми относящимися к ним приложениями и дополнительными материалами, возникшими в ходе решения вопроса. Однако в тех случаях, когда приложения имеют большой объем, их целесообразно формировать в самостоятельные тома.