Приема-передачи документов на хранения

_________________________________________________________________ (основные передачи)

____________________________________________________________________________________________

(название передаваемого фонда)

____________________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________сдал, (наименование организации-сдатчика)

____________________________________________________________________________________принял (наименование организации-приемщика)

Документы названного фонда и научно-справочный аппарат к ним:

№ п/п	Название, номер описи	Количество экземпляров описи	Количество единиц хранения	Примечание
1	2	3	4	5

Итого принято______________________________________________________

Фонду присвоен номер ______________________________________________

Передачу произвели: Прием произвели:

Подпись Подпись

Расшифровка подписи Расшифровка подписи

Дата Дата

Изменения в учетные документы внесены:

Должность

Подпись

Расшифровка подписи

Дата

Оформление дел

Формирование дела заканчивается после завершения года, когда подшиты последние документы за прошедший год. После этого проводится работа по оформлению дел для последующего хранения или передачи их в ведомственный архив. Оформление дела - подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами. Его проводят работники структурных подразделений, ответственные за формирование и хранение дел, или секретарь. В зависимости от ценности документов, сроков хранения дел проводится полное или частичное (упрощенное) оформление дел. Полное оформление включает: подшивку или переплет дела; нумерацию листов; составление заверительной надписи (листа-заверителя) дела; составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела; оформление всех реквизитов обложки дела.

Оформление обложки дел

Обложка дела оформляется после подшивки и нумерации. Ее элементы определяет ГОСТ 17914-72. Ряд сведений уже был вынесен на обложку в момент заведения дела по номенклатуре:

- наименование учреждения и его подчиненность;

- наименование структурного подразделения;

- делопроизводственный индекс дела;

- заголовок дела;

- срок хранения дела.

При подготовке дела к хранению или сдаче в ведомственный архив эти элементы уточняются и дополняются. К заголовку дела может быть составлена аннотация к документам (если оно содержит особо ценные документы); проставляются также:

- дата дела;

- количество листов в деле;

- архивный шифр дела.

Составление описей

На документы постоянного и долговременного сроков хранения составляется опись - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения, а также предназначенный для их учета и закрепления систематизации. Опись, таким образом, служит основным учетным и справочным пособием в делопроизводстве и архиве. Она закрепляет систематизацию дел путем присвоения каждому делу индивидуального номера, раскрывает в заголовке дела его состав и содержание.

Составление описи – это завершающий, последний этап работы с документами в делопроизводстве.