Списки и способы их обработки

Списком в Excd является таблица, строки которой содержат однородную информацию. Список состоит из трех структурных элементов:

• заглавная строка – это первая строка списка, состоящая из заголовков столбцов. Заголовки столбцов – это метки (названия) соответствующих полей;

• запись – совокупность компонентов, составляющих описание конкретного элемента (строка таблицы);

• поля – отдельные компоненты данных в записи (ячейки в столбце).

Существуют правила создания списка, которых необходимо придерживаться при его формировании, чтобы иметь возможность использовать так называемые функции списка.

1. Рабочий лист должен содержать только один список, т. к. некоторые операции, например, фильтрование, могут работать только с одним списком.

2. Если на рабочем листе кроме списка необходимо хранить и другие данные, список необходимо отделить пустой строкой и пустым столбцом. Причем лучше не размещать другие данные слева и справа от списка, иначе они могут быть скрыты во время фильтрации списка.

3. Заглавную строку лучше дополнительно отформатировать, чтобы выделить среди строк списка (использовать форматы, отличные от тех, которые применены к данным списка).

4. Метки столбцов могут содержать до 255 символов.

5. Не следует отделять заглавную строку от записей пустыми строками или строкой, содержащей линию из символа «дефис».

6. Список должен быть составлен так, чтобы столбец содержал во всех строках однотипные значения.

7. При вводе значения поля нельзя вставлять ведущие пробелы, это может привести к проблемам при поиске и сортировке.

8. В списках можно использовать формулы. Списки могут обрабатываться как обычные таблицы.

Значительно упростить работу с записями списка позволяет Форма. Использование формы данных позволяет:

• добавить записи в список;

• организовать поиск записей в списке;

• редактировать данные записи;

• удалять записи из списка.

Сортировка списков – это переупорядочивание одного или более столбцов. Для того чтобы выполнить сортировку выберите столбец с данными в диапазоне ячеек или убедитесь, что активная ячейка находится в столбце таблицы, который содержит алфавитно-цифровые данные. На вкладке Главная в группе Редактирование выберите пункт Сортировка и фильтр.

Для сортировки в определенном пользователем порядке можно использовать пользовательские списки. В Excel предоставляются встроенные пользовательские списки дней недели и месяцев года, однако также могут создаваться собственные пользовательские списки. Для этого нажмите кнопку Microsoft Office, нажмите кнопку Параметры Excel, выберите категорию Основные, а затем в группе Основные параметры работы с Excel нажмите кнопку Изменить списки. В диалоговом окне Списки нажмите кнопку Импорт, а затем дважды нажмите кнопку ОК. На вкладке Начальная страница в группе Редактирование выберите команду Сортировка и фильтрация, а затем выберите в списке пункт Специальная сортировка. Отобразится диалоговое окно Сортировка. В группе Столбец в поле Сортировать по или Затем по укажите столбец для сортировки по настраиваемому списку. В поле Порядок выберите пункт Настраиваемый список. Выберите необходимый список в диалоговом окне Списки. Нажмите кнопку ОК.

Фильтрация – это быстрый способ выделения из списка подмножества данных для последующей работы с ними. В результате фильтрации на экран выводятся те строки списка, которые либо содержат определенные значения, либо удовлетворяют некоторому набору условий поиска, так называемому критерию. Остальные записи скрываются и не участвуют в работе до отмены фильтра.

Выделенное подмножество списка можно редактировать, форматировать, печатать, использовать для построения диаграмм.

В Microsoft Office Excel 2007 существует несколько способов фильтрации уникальных значений или удаления повторяющихся значений. Для фильтрации уникальных значений используйте команду Дополнительно в группе Фильтр и сортировка на вкладке Данные.

Для удаления повторяющихся значений используйте команду Удалить дубликаты в группе Работа с данными на вкладке Данные.

Чтобы выделить уникальные или повторяющиеся значения, используйте команду Условное форматирование в группе Стиль на вкладке Главная.

Чтобы выполнить отбор диапазона ячеек с помощью сложных условий, воспользуйтесь командой Дополнительно (вкладка Данные, группа Сортировка и фильтр). Наряду с автофильтром используется расширенный фильтр. Использовать его разумно в следующих случаях:

• Отбор по нескольким условиям в одном столбце, когда любые условия могут быть истинными

• Отбор по нескольким условиям в нескольких столбцах, когда все условия должны быть истинными

• Отбор по нескольким условиям в нескольких столбцах, когда любые условия могут быть истинными

• Отбор по нескольким наборам условий, каждый из которых включает условия для нескольких столбцов

• Отбор по нескольким наборам условий, каждый из которых включает условия для одного столбца

• Использование подстановочных знаков при отборе текстовых строк, в которых совпадают некоторые знаки

• Использование формул для отбора значений, превышающих среднее значение для диапазона данных

• Использование формул для отбора значений с учетом регистра

Между командой Дополнительно и командой Фильтр есть несколько важных отличий. Вместо меню «Автофильтр» отображается диалоговое окно Расширенный фильтр. Расширенные условия отбора вводятся в отдельный диапазон условий листа над диапазоном ячеек или таблицей, которые требуется отфильтровать. В Microsoft Office Excel в качестве источника расширенных условий отбора используется отдельный диапазон условий в диалоговом окне Расширенный фильтр.