1. Зовнішні:

а) особисті, в яких обов'язково зазначається повна домашня адреса чи дані документа (паспорта, військового білета, посвідчення та ін.). Подаючи їх, слід уникати абревіатур та скорочень (окрім загальноприйнятих);

б) службові, в яких подається повна поштова та юридична адреса підприємства (фірми, установи) з усіма належними реквізитами (фірми, установи) з усіма належними реквізитами.

2. Внутрішні, де не є обов'язковими вимоги, зазначені у зовнішніх заявах. Хоча заява складається за довільною формою, багаторічною практикою вироблена певна схема розташування реквізитів і написання тексту документа.

Заява складається з таких реквізитів:

1. Адресат (з великої літери праворуч) - посада, звання, прізвище та ініціали посадової особи, на ім'я якої подається заява, у Д. відмінку, чергуючи закінчення -ові (-еві, -єві) з -у (-ю).

2. Адресант (без прийменника з малої літери) - посада, звання, назва закладу, прізвище, ім'я та ім'я по батькові особи, яка звертається із заявою, у Р. відмінку (без крапки у кінці останнього слова).

3. Назва виду документа (посередині).

4. Текст (з великої літери, з абзацу, прохання (прошу надати, прошу зарахувати, прошу перевести, прошу звільнити тощо) і обґрунтування прохання (у зв'язку з, оскільки, за, для, через тощо).

5. Підстава (додаток): перелік інших документів із зазначенням кількості сторінок, що додаються до заяви на підтвердження її правомірності чи вагомості аргументації. Оформлюється такими способами:

а) після тексту заяви з великої літери пишуть До заяви додаю і подають повні назви документів у формі знахідного відмінка;

б) після тексту пишуть До заяви додаються такі документи або Додаток і вказують назви документів у формі називного відмінка.

6. Дату оформлюють цифровим або словесно-цифровим способом ліворуч без абзацного відступу.

7. Підпис заявника без розшифрування - праворуч.

За аналогічною схемою складають й інші заяви з кадрових питань, але у цих документах є наявними певні особливості у написанні деяких реквізитів:

1) при їх адресуванні до тієї організації, де працює автор, не треба зазначати домашню адресу, а достатньо назвати посаду і місце роботи (структурний підрозділ);

2) у тексті заяви формується прохання (висновок) і дається обґрунтування (докази)

Характеристика пред'являється при вступі до середніх і вищих навчальних закладів, висуванні на виборні посади, переобранні, атестації, оформленні на роботу за конкурсом до науково-дослідних інститутів, вузів тощо.

Реквізити:

1. Назва виду документа.

2. Заголовок (прізвище, ім’я, по-батькові у родовому відмінку особи, якій видається характеристика; посада; назва установи; повна дата народження; освіта; національність).

3. Текст, який містить такі відомості:

- трудова діяльність працівника;

- ставлення до службових обов’язків та трудової дисципліни;

- моральні якості (риси характеру, ставлення до інших членів колективу);

- висновки;

- призначення характеристики (при потребі).

4. Дата складання.

5. Підпис керівника установи (при потребі – інших відповідальних осіб).

6. Печатка.

Текст викладається від третьої особи. Підписи на цьому документі посвідчуються круглою гербовою печаткою. Характеристика оформляється на стандартному аркуші паперу у двох примірниках: перший видають особі або надсилається до підприємства, установи (організації), які її запитали, а другий (копію) підшивають до особової справи.

Відповідно до призначення характеристики поділяються на виробничі, атестаційні, рекомендаційні та нейтральні.

Автобіографія (від грец. Autus - сам, bios - життя, grapho - пишу) - опис свого життя. Автобіографія подається при вступі до навчального закладу чи на роботу. Цей документ пишеться довільно. Тип мовлення автобіографії - розповідь від першої особи. При цьому не слід зловживати займенником «я». Необхідно уникати прикметників, що виражають ознаку. Кожен, хто пише автобіографію, основну увагу має приділяти фактам, не вдаючись до міркувань з приводу окремих життєвих ситуацій, опису подій. Всі відомості з автобіографії подаються в хронологічній послідовності, щоб уявити життєвий шлях, ділову кваліфікацію і громадську активність людини Незважаючи на довільний виклад тексту, автобіографія має такі реквізити: 1. Назву виду документа. 2. Текст.

Прізвище, ім'я та по батькові (у Н. відмінку однини). Дата народження: число, місяць (літерами), рік. Місце народження: село, селище, місто (у Н. відмінку), район (у Р. відмінку), край, країна (якщо за межами України) (у Н. відмінку). Усі дані про місце народження пишуться так, як вони зазначені у свідоцтві про народження. Відомості про навчання: повне найменування навчальних закладів (як вони називалися у час навчання), назви спеціальностей, які отримали (за дипломом). Перебування на військовій службі, у місцях позбавлення волі та ін. Відомості про трудову діяльність (повне найменування місць роботи та посад). Нагороди, стягнення, заохочення. Відомості про громадську роботу.

Короткі відомості про склад сім'ї (без займенників). Якщо неодружені:

- батько, мати (прізвище, ім'я та по батькові, рік народження, посада та місце роботи);

- сестри, брати, якщо вони не мають своєї сім'ї (прізвище, ім'я та по батькові, рік народження, місце навчання, роботи, посада).

Якщо одружені:- дружина, чоловік (прізвище, ім'я та по батькові, рік народження, місце роботи чи навчання );- діти (прізвище, ім'я та по батькові, рік народження, місце роботи чи навчання).

Повна домашня адреса.

3. Дата укладання (ліворуч).

4. Підпис укладача (праворуч).

Резюме – це документ, в якому коротко викладаються особисті, освітні та професійні відомості про особу.