10. Мова і професія. Особливості професійного мовлення.

У зв'язку з поширенням використання української мови на підприємствах та в установах помітно збагачується словник професійної термінології новою науково-технічною, соціально-політичною лексикою.

Знати мову своєї професії - вільно володіти, послуговуватися лексикою свого фаху. Знання мови - один із основних компонентів професійної підготовки. Оскільки вона виражає думку, є засобом пізнання й діяльності, то правильного професійного спілкування людина вчиться все своє життя. Знання мови своєї професії підвищує ефективність праці, допомагає краще орієнтуватися на виробництві та в безпосередніх наукових і ділових контактах.

Службове спілкування — це завжди обмін інформацією. Ефективність спілкування керівника з підлеглими залежить і від особливостей сприйняття інформації підлеглими. З цієї точки зору працівників поділяють на три групи:

1) активні — виявляють ініціативу, добре розуміють вказівки, точно й акуратно виконують усі етапи завдання, знають мету діяльності організації, прагнуть брати активну участь в її досягненні;

2) пасивні — байдужі до вказівок, змісту роботи і справ організації;

3) резистентні (опірні) — часто і без підстав сперечаються з керівником, не прагнуть брати участі у справах організації.

Керівник повинен пильнувати пасивних і резистентних працівників,виявляти стосовно них доброзичливість, тактовність, непідробний інтерес до їх особистостей.

Видання розпоряджень

Основні контакти керівника з підлеглими полягають у виданні розпоряджень щодо виконання певних робіт, операцій, завдань. Передусім керівник повинен точно і зрозуміло сформулювати завдання, дати вказівки.

Кожне його розпорядження характеризують такі параметри: що він хоче сказати підлеглому; що він насправді сказав йому; як підлеглий зрозумів і сприйняв почуте. Розбіжність між розумінням сказаного та почутого залежить насамперед від того, як керівник ставиться до підлеглого, а підлеглий до керівника. Цей суб'єктивний фактор постійно впливає на сприйняття підлеглим слів керівника.

Слово є фактором управління вищою нервовою діяльністю людини, а словесне розпорядження — знаряддям влади і впливу, тому послуговуватися ним слід виважено. Намагаючись досягти потрібного ефекту, менеджер повинен добирати відповідні до ситуації слова та манеру усного розпорядження. Спілкуючись із людьми однакового соціального статусу, менеджер мусить висловлювати свої побажання у формі прохання, а не розпорядження. Цілком доречною є така форма ділового спілкування і з підлеглими, які усвідомлюють, що таке його звернення не передбачає відмови, а є вказівкою до дії і виявом поваги, а не слабкості керівника. Після того як підлеглі звикнуть, що менеджер віддає розпорядження у формі прохань, різкіший тон можна використовувати як дисциплінарний захід. Розпорядження у формі прохань також ефективні для новачків. Однак прохання не єдиний спосіб психологічного впливу на підлеглого. У ситуаціях, коли працівник проявляє байдужість, керівник повинен вимагати від нього потрібних дій і навіть використовувати наказовий тон, адміністративну владу.

Виконавець мусить завжди знати, у якій формі передбачається виконання доручення (підготовка документа чи матеріалів, певні роботи та ін.) і як буде проконтрольовано результат. Тому недопустимими є загальні формулювання завдань («З'ясуйте...», «Розберіться...», «Ознайомтеся...», «Візьміть до уваги...» тощо).

Доручаючи нове завдання виконавцю, слід узгодити його з отриманим раніше. Попередні завдання відміняють або змінюють тільки як виняток. Працівникові потрібно надати змогу закінчити розпочату роботу навіть тоді, коли її результати використовуватимуть пізніше.

При формулюванні завдання необхідно чітко встановлювати термін його виконання, а за необхідності — терміни проміжних етапів і робіт. При цьому не слід зловживати вказівками «терміново», «негайно», «якомога швидше», якщо завдання цього не потребує.

Підлеглого слід аргументовано переконати в тому, що виконання доручення необхідне і об'єктивно зумовлене. Неприпустимими при цьому є умовляння.

Звітування підлеглого про виконане завдання

Про виконання конкретного завдання (доручення, вказівки) підлеглий звітує здебільшого усно, інколи письмово. Усний звіт можна подати у формі розгорнутої або стислої інформації чи просто повідомити керівника, що доручена ним робота виконана.

Форму і зміст звіту про виконання завдання визначає керівник під час його формулювання підлеглому.

Про нескладне завдання, виконане точно і в зазначені терміни, інформують усно і у стислій формі. При цьому працівник може повідомити свої міркування щодо ускладнень, які виникали, способи їх уникнення в майбутньому, про удосконалення деяких аспектів діяльності організації.

Усний звіт підлеглого керівник може вислухати індивідуально або винести на засідання колегіального органу управління (ради, колегії, правління тощо).

Просте повідомлення є різновидом короткої інформації про виконання завдання. Як правило, його передають через секретаря.

Крім звіту, керівник може запросити інші матеріали, що підтверджують виконання завдання (розрахунки, тексти підготовлених документів, довідки тощо).

Проаналізувавши звіт, менеджер може надати підлеглому допомогу у формі поради, рекомендації, прямої участі в роботі, залучення додаткових ресурсів(матеріалів) тощо.