1. «Самооцінка керів­ником свого стилю роботи»

Пропонуємо вам тест, який ґрунтується на самооцінці керів­ником свого стилю роботи з діловими паперами за 12-ма суджен­нями, що об'єднані у чотири групи.

Прочитайте уважно кожне з поданих суджень та оцініть, на­скільки воно, за вашою думкою, правильне. Оцінки можуть бути: «Цілком справедливо»; «Мабуть, справедливо»; «Не зовсім так»; «Зовсім не так».

Над оцінкою довго не замислюйтесь. У тесті не може бути пра­вильних чи неправильних відповідей. Як правило, перша, що прий­шла в голову, - найбільш правильна. Результати тесту допоможуть вам поглянути на себе та свою роботу «збоку».

Група 1.

Коли у мене багато невідкладної роботи, я часто відкладаю нові папери «вбік».

Коли я не дуже завантажений іншими справами, я обробляю більшу частину паперів сам.

Я сам розбираю кореспонденцію, тому що більше з нею ніхто не впорається, а вигляд непрочитаних паперів мене дратує.

Група 2.

Мені доводиться долати внутрішній опір, коли я дозволяю підлег­лому підготувати замість себе важливий документ.

Більшу частину документації з менш важливих питань готу­ють мої підлеглі.

Я звертаюся за допомогою до інших тільки тоді, коли можливість службових неприємностей стає цілком реальною.

Група 3.

Мене роздратовує, що доводиться витрачати час на паперову рутину і, коли я зайнятий, папери відсуваю вбік.

Я не вважаю себе зобов'язаним відповідати на кожний папі­рець, адресований мені.

Я не вважаю, що обсяг та характер службового листування відбивають успішність моєї роботи та моє становище в нашій організації.

Група 4.

Коли я стикаюся з кризовою ситуацією, мені не вистачає часу, щоб зафіксувати її в документах.

Лише думка про можливі неприємності може змусити мене до­писати службову доповідь.

Поки у мене є більш важливі справи, я відкладаю рутинну до­кументацію вбік.

РЕЗУЛЬТАТИ

Підрахуйте набрані вами бали: за кожну відповідь «цілком справедливо» - 3 бали; за «мабуть, справедливо» - 2; за «не зовсім так» - 1; за «зовсім не так» - 0 балів. Підсумуйте бали окремо, за чотирма групами питань.

За першою групою отримано 7 та більше балів. Ви скоріш за все «супервиконавець», а тому схильні робити самостійно більшу, ніж необхідно, частину паперової роботи, недовантажуючи своїх підлеглих. Якщо до того ж набрали немало балів (5 та більше) по четвертій групі, значить вам притаманні ще й риси «марудника». Це означає, що ваша репутація та кар'єра - під загрозою. Правда, декому із вищого керівництва подобається ваша постійна зай­нятість, але ярлик «справжнього служаки» зовсім не гарантує про­сування по службі та повагу колег й підлеглих.

7 та більше балів за другою групою. Ви скоріше за все «розфасовщик». Звичайно, делегування обов'язків - одне з найважли­віших правил сучасної науки про управління. Воно може значно полегшити вам роботу, звичайно, якщо розподіляти функції пра­вильно. Між тим багато подібних керівників, захоплюючись деле­гуванням, забувають про необхідність постійно навчати та конт­ролювати тих, кому вони передають ті чи інші завдання. Це нерідко ставить під удар їх самих. Адже в кінцевому підсумку за все несе відповідальність керівник. Звичайно, помиляючись та забуваю­чи, ви поступово оволодіваєте мистецтвом делегування, але кра­ще скоротити болісний шлях, вивчивши літературу з питань деле­гування.

7 та більше балів за третьою групою. Вам притаманні риси «антибюрократа», і ви схильні ігнорувати важливість паперової роботи. Такі звички можуть дорого коштувати, якщо у вашій організації обсяг паперової роботи великий і їй надається велике значення. Тому варто або переглянути своє ставлення до «папірців», або пошукати собі місце в організації, де паперової роботи мен­ше.

За четвертою групою 3 бали і менше. Ви ставитеся до па­перової роботи надто старанно, забуваючи, що є справи більш важливі, що вимагають вашої особистої присутності. Якщо ж ви набрали за цією групою 7 та більше балів, значить, у вас надто багато від «марудника» і ви приречені постійно вислуховувати до­кори керівництва за затримку різних документів. Врятувати вас можуть лише диференційований підхід до документації, що над­ходить, та більш широке використання делегування.

Ну, а якщо кількість балів, набрана вами за всіма чотирма групами питань приблизно однакова і коливається в межах 3-5, це можна вважати свідченням розумного ставлення до папе­рової роботи та відсутності яскраво виражених рис «паперових невдах».

Це, звичайно, приємно, але справитися з тим обсягом паперів, які до вас надходять щодня, все одно важко. Подивіться, чи не можна скоротити документообіг.