Тема 14. Коммуникации в системе менеджмента

План лекции:

14.1. Функции и виды коммуникации

14.2. Процесс и структура коммуникации

14.3. Барьеры коммуникаций

Самостоятельная работа студентов:

1. Межличностные коммуникации

Вопрос 14.1. Функции и виды коммуникации

Коммуникации (общение) – процесс двухстороннего обмена идеями и информацией, которое ведет к взаимопониманию.

Функции коммуникации:

1. обеспечение обмена информацией между работниками;

2. передача эмоционального состояния (радость, удовлетворенность, взволнованность и т.д.);

3. передача разного вида влияния (имитация, навивание, переубеждение);

4. коррекция поведения людей во время их взаимодействия разработкой разных методических приёмов, которые позволяют им вести себя корректно и в то же время чувствовать себя свободно.

Виды коммуникации:

1. Познавательная – передача информации.

2. Экспрессивная – передача внешним видом и голосом внутреннего отношения к информации.

3. Переубеждающая – влияние на других с целью уменьшения их отношения к чему-либо.

4. Социально-ритуальная – поддержка норм и обычаев социально-культурного поведения (поздравления, тосты, знакомства и т.д.).

5. Несловесная – поза, мимика, жесты (по мнению психологов – 2/3 общения «сглазу на глаз» является несловесным).

Виды коммуникаций как социальной (гуманитарной) техно­логии в управлении показаны на рисунке:

Вопрос 14.2. Процесс и структура коммуникации

Коммуникационный процесс – это обмен информацией между двумя или большим количеством людей.

Элементы процесса обмена информацией:

1. Отправитель – передатчик, который генерирует идеи или собирает информацию и передает ее. Им может быть индивид или группа людей. Для эффективного обмена информацией отправитель должен знать свою аудиторию.

2. Кодирование – это процесс преобразования идеи в символы. Изображения, рисунки, формы, звуки, речь и т.д.

3. Сообщение – это совокупность символов, собственно информация, которая закодирована с помощью символов и передается получателю.

4. Каналы передачи – средства, с помощью которых сигнал направляется от отправителя к получателю. Каналы делятся на средства массовой информации и межличностные каналы. На практике могут быть использованы все виды каналов.

5. Расшифровка (декодировка) – процесс, при помощи которого получатель переводит полученные символы в конкретную информацию и интерпретирует ее значение.

6. Получатель – целевая аудитория или особа, которой предназначается информация и которая ее интерпретирует.

7. Отклик (ответная реакция) – совокупность реакции получателя после ознакомления с его сутью.

8. Обратная связь – часть отклика получателя, которая поступает отправителю.

Структура коммуникаций:

• Между средой и организацией.

• Между уровнями и подразделениями.

• Коммуникации по восходящей.

• Коммуникации по нисходящей.

• Неформальные коммуникации.

При цепочной структуре коммуникаций решение, переда­ваемое с одного конца на другой, становится известно всем ис­полнителям и всеми обсуждается. Все связи в такой структуре одинаковы, а командный стиль руководства не проявляется. Та­кая структура взаимоотношений распадается, если нарушается связь между двумя участниками коммуникации.

    Многозвенная структура коммуникации — наиболее часто встречаемая на уровне первичного коллектива. Здесь все участ­ники коммуникации связаны между собой. Эту модель отличает достаточная устойчивость и скорость передачи информации. Ярко выражены от­ношения субординации и командования.

    В звездной структуре ярко выражен руководитель, через ко­торого передается вся информация, все связи замыкаются на нем.

    Для иерархической структуры характерны опять же ярко выра­женные административно-командные отношения. Промежуточные ступени одновременно являются и подчиненными и командными.

    В реальной жизни имеется еще большее разнообразие ком­муникативных сетей и моделей. Оптимизация коммуникативной структуры — важный элемент интенсификации контактов внут­ри коллектива и управления им.

    Руководитель — это центр коммуни­кативного взаимодействия и информационных потоков, который вы­полняет ведущие информационные роли:

  • пользователя информации — внешней и внутренней, посту­пающей в организацию;

  • распространителя информации — не только через доку­ментооборот, но и вербальные контакты (обзоры, беседы и т.д.);

  • предоставителя информации внешним организациям, за­интересованным лицам (о планах, стратегии, действиях и результатах работы организации, проявляется как эксперт по вопросам своей сферы деятельности).

    Выделяют шесть областей коммуникативного взаимо­действия руководителя с сотрудниками:

   1. Прием на работу. Задача — убедить потенциального сотруд­ника в достоинствах работы в данной организации, получить оп­ределенное представление о новом сотруднике.

   2. Ориентация. Задача — ознакомить с базовыми целями ор­ганизации, конкретными программами, условиями их выполне­ния, формировать у сотрудников уверенность в общественной необходимости успешного решения поставленных перед коллек­тивом задач.

   3. Индивидуальная оценка сотрудников. Задача — сообщить подчиненному свое отношение к его работе, оценить вклад в дея­тельность организации.

   4. Обеспечение безопасности (физической, экологической, психологической). Задача — представить сотрудникам информа­цию об условиях работы, степени их безопасности и мерах, при­нимаемых для ее обеспечения, создания творческого морально-психологического климата в коллективе.

   5. Обеспечение дисциплины. Задача — ознакомить сотруд­ников с действующими в организации правилами, инструкция­ ми, традициями, контролировать их выполнение.

   6. Функционирование. Задача — обеспечить сотрудников не­обходимой служебной информацией, оказывать необходимую ор­ганизационно-методическую поддержку.

    Регулирование и координация индивидуальных усилий с по­следующим созданием единого упорядоченного организационного процесса с помощью коммуникативного взаимодействия являются центральной функцией руководителя.