6.3.Контроль персонала организации

Контроль — объективно необходимое слагаемое хозяйственного механизма при любом способе производства. На уровне управления организацией различают внешний контроль, осуществляемый внешними по отношению к организации субъектами управления (органы государства, контрагенты по финансово-хозяйственным договорам, потребители, общественность), и внутренний, контроль, осуществляемый субъектами самой организации (собственники, администрация, персонал). От эффективности внутреннего контроля зависит эффективность функционирования организации. В современных условиях внутренний контроль как управленческая функция должен осуществляться на всех уровнях управления.

Контроль в системе управления персоналом — необходимый механизм обеспечения реализации планов в области управления персоналом и сохранения и развития кадрового потенциала организации, эффективного взаимодействия в системе социального партнерства.

Объект контроля персонала — трудовой коллектив организации, различные стороны его производственной деятельности, трудовые взаимоотношения, соответствие трудового потенциала и результатов деятельности персонала показателям кадрового планирования.

Целями контроля персонала являются координация и мотивация. Для достижения первой цели контроль должен выполнять функцию обнаружения ошибок и отклонений, неблагоприятных тенденций в деятельности организации. Традиционно контролируют результаты деятельности и частично процесс реализации решений, а процессы планирования на практике не контролируют. Хотя именно ошибки в интерпретации и описании исходной кадровой ситуаций, пренебрежение значимыми факторами и применение неэффективных методов в планировании приводят к ошибкам и принятию неверных управленческих решений. Своевременное информирование исполнителей и руководителей об успешности достижения поставленных целей и планируемых показателей, особенно в увязке с системой поощрений, является эффективным мотиватором персонала.

Внешний контроль персонала в достаточной степени регламентирован действующим законодательством. Так, внешнему контролю, т.е. контролю исключительно за действиями работодателей, их ассоциациями (объединениями), посвящены нормы не только Трудового кодекса РФ (ст. 51, 357 и 370), но и Федерального закона «О профессиональных союзах, их правах и гарантиях деятельности» от 12.01.1996 № 10-ФЗ. Внешнему контролю подлежит в основном соблюдение трудовых и социально-правовых норм и гарантий. Все это должно быть зафиксировано в первую очередь в коллективных договорах и соглашениях. Контроль за ходом их выполнения вправе осуществлять органы профсоюзов и органы по труду в составе органов разного уровня административного управления (рис. 6.4).

Рис. 6.4. Внешний контроль за выполнением коллективных договоров и соглашений по регулированию социально-трудовых отношений

Организация внутреннего контроля персонала регламентируется самой организацией и обусловлена в первую очередь ее потребностями.

Управленческий контроль и аудит являются элементами внутреннего контроля организации, позволяющими обеспечить эффективность ее функционирования, своевременное принятие решений, сохранность активов, правильное и полное отражение всей хозяйственной деятельности организации.

Особенность внутреннего контроля — его двойственная роль в процессе управления организацией. В результате глубокой интеграции контроля и других элементов процесса управления невозможно определить круг деятельности для работника таким образом, чтобы он относился только к какому-либо одному элементу управления без взаимосвязи.и взаимодействия с контролем. Любая управленческая функция обязательно интегрирована с контрольной. Поэтому теоретически, рассматривая каждую стадию как отдельный элемент процесса управления, можно допустить, что элемент контроля присутствует на каждой стадии. Для оптимального хода любой стадии процесса управления на каждой из них необходим контроль.

Коллективные

договоры и соглашения по социально-трудовым отношениям

Внутренний контроль персонала организации — это осуществление субъектами организации следующих действий:

• определение фактического состояния объекта контроля; сравнение фактических данных с планируемыми;:

• оценка выявляемых отклонений и степени их влияния на аспекты функционирования организации или ее отдельных подразделений;

• выявление причин зафиксированных отклонений.

Цель внутреннего контроля — информационное обеспечение системы управления персоналом для возможности принятия эффективных решений и достижения поставленных целей с минимальными издержками.

Объект внутреннего контроля персонала организации — это * не только человеческие, ресурсы организации, но и управленческие решения по кадровым вопросам, материальные и финансовые ресурсы, необходимые для функционирования и эффективного использования персонала, процессы, происходящие в трудовом коллективе, использование рабочего времени, результаты труда и др. '

В любом случае организация эффективно функционирующей системы внутреннего контроля—это сложный многоступенчатый процесс, включающий следующие этапы:

1) предварительный контроль — осуществляется на стадии планирования и предполагает контроль правильности постановки целей, контроль прогнозов (реалистичность, обоснованность), контроль ограничений и объемов финансирования;

2) текущий контроль — осуществляется в процессе реализации . планов, выявляет отклонения и. позволяет корректировать

сами планы и оптимизировать процесс их выполнения, вовремя учитывать изменения во внешней среде. Обычно осуществляется в форме; мониторинга внутренней и внешней среды организации, ряда ключевых параметров или процессов;

3) . заключительный контроль — предполагает контроль выполнения планов, расчет отклонений фактических результатов

от плановых и анализ причин этих отклонений.

Процесс контроля достаточно₍трудоемок и требует участия специалистов различных уровней управления, в должностные обязанности которых в большем или меньшем объеме включены контрольные функции.

Основа успешного функционирования системы внутреннего контроля персонала — соблюдение основных правил построения системы контроля:

• ответственность — должна быть установлена, за выполнение каждой контрольной функции и формально закреплена за конкретной должностью;

• сбалансированность — контрольные функции должны быть обеспечены средствами для их выполнения;

• использование системы контрольных показателей — долж-. ны быть разработаны обоснованные контрольные нормы,

которые используются для сравнения фактических результатов;

• своевременность — информация об отклонениях должна быть предоставлена лицам, уполномоченным принимать решения'по соответствующим отклонениям, в максимально короткие сроки; :

• постоянство контроля — позволит вовремя выявить возникшие отклонения и своевременно принять меры по их компенсации;

• необходимое и достаточное количество информации и точек контроля должно позволять получить всю необходимую информацию и не повышать трудоемкость контроля;

• разделение обязанностей должно обеспечить разделение функций контроля и распределения (использования) ресурсов за разными должностными лицами.

Система контроля должна быть закреплена в формально установленных процедурах контроля. Это позволит получать сравнимые величины за разные периоды, организовать взаимосвязанную систему контроля, исключить дублирование и повысить ответственность за выполнение контрольных функций.

• Для разработки процедуры контроля персонала необходимо в первую очередь определить систему контролируемых' показателей, которые должны отражать все аспекты работы с персоналом:

• эффективность (влияние на общие результаты работы фирмы);

• результативность (оптимальное использование кадровых ресурсов);

•^J минимизацию кадровых издержек;

• удовлетворенность трудом.

Должны быть определены источники информации, ее качество й количество, методы и периодичность получения, ответственные лица за ее предоставление. Основным источником информации во всех случаях является существующая документация. В некоторых случаях предполагается дополнительный сбор информации исключительно для целей контроля, однако этот сбор надо стараться свести к минимуму. Другим немаловажным источником информации (особенно для контроля процессов формирования и развития коллектива, эффективности систем мотивации и т.п.) должны стать материалы наблюдений, опросов, анкетирования определенных групп персонала (например, анкета при увольнении). Трудоемкость сбора реальной информации о финансово-хозяйственной деятельности в области управления персоналом зависит от наличия и развития системы управления предприятием, автоматизированной бухгалтерии, развитости информационных технологий в целом.

Необходимо регламентировать процедуру обработки и анализа полученной информации, чтобы получать значимую для кадровых решений информацию в удобной форме. Следует определить основные контрольные показатели, по которым будет производиться анализ отклонений,"а также пороговые значения отклонений, которые признаются допустимыми. Неэффективно тратить рабочее время специалистов для поиска незначительных отклонений. Первым шагом в оценке деятельности службы управления персоналом является выявление отклонений, которое помогает определить области эффективности или неэффективности всей деятельности или отдельных областей и функций службы или организации. Кроме того, важно выяснить причину отклонения.

Анализ отклонений — это своего рода метод раннего предупреждения негативных явлений в системе управления персоналом. Его задача — выявить причины таких отклонений в деятельности службы управления персоналом и организации в целом* оценить их значение для будущего и выработать соответствующие корректирующие меры.

Причины возможных отклонений можно разделить на две основные группы:

• в ходе формирования нормативных и плановых показателей ._t закладывается целый ряд предположений относительно состояния внешней среды организации, в частности ситуации

• на рынке труда, уровня трудового потенциала персонала, которые могут не оправдаться на этапе реализации; • «промахи» в хозяйственной деятельности организации — например, несоблюдение нормативов затрат труда на единицу выпускаемой продукции или низкий уровень квалификации

персонала стали причиной высокой доли брака. у После выяснения причины отклонений руководитель может предпринять соответствующие действия для корректировки проблемы. Например, при превышении прямых расходов на оплату труда анализ может быть проведен по схеме, представленной на рис. 6.5.

Рис. 6.5. Схема анализа прямых трудовых затрат

Особое внимание необходимо уделять качественным параметрам, которые могут оказывать серьезное влияние на эффективность деятельности персонала и организации.

В целом создание системы контроля персонала должно обеспечить улучшение планирования затрат на персонал, их оптимизацию, более оперативное управление персоналом.

ВЫВОДЫ

1. Бюджетирование — основа внутрифирменного планирования, инструмент прогнозирования и оптимизации финансового состояния, ресурсов и затрат организации на всех уровнях управления с целью повышения общей эффективности деятельности и развития организации.

2. Взаимосвязанная система позволяет оптимизировать любые управленческие решения с точки зрения повышения эффективности всей организации в целом, поскольку каждый из этих бюджетов дает оценку только одной стороны деятельности организации. Поэтому бюджеты, связанные с расходами на персонал, необходимо разрабатывать только в рамках общей системы бюджетов.

3. Бюджетный цикл можно разделить на три основные части: подготовка к процессу бюджетирования; непосредственно бюджетирование; контроль исполнения бюджета.

4. Бюджетирование для специалистов службы управления персоналом — это процесс планирования бюджета расходов на персонал, выявление и распределение всех затрат по другим бюджетам, контроль за денежными средствами и анализ их расходования.

5. Служба управления персоналом в системе бюджетирования является типичным МВЗ, а бюджет расходов на персонал — вспомогательным бюджетом, позволяющим аккумулировать и анализировать данные, используемые при формировании операционных бюджетов.

6. Под бюджетом на персонал понимается утвержденный руководством организации документ, содержащий общий размер затрат на персонал, их состав по статьям расходов с разбивкой по плановым периодам.

7. Бюджет расходов на персонал разрабатывается на базе установленных при стратегическом планировании целевых показателей и лимитов с помощью системы нормативов.

8. Контроль в системе управления персоналом — необходимый механизм в обеспечении реализации планов в области управления персоналом и сохранения и развития кадрового потенциала организации, эффективного взаимодействия в системе социального партнерства.

9. Объектом контроля персонала являются трудовой коллектив организации, различные стороны его производственной деятельности, трудовые взаимоотношения, соответствие трудового потенциала и результатов деятельности персонала показателям кадрового планирования.

♦ ВОПРОСЫ ДЛЯ САМОПРОВЕРКИ

1. Что такое бюджетирование?

2. Каковы основные цели и задачи бюджетирования?

3. Каковы основные особенности бюджетирования как управленческой технологии?

4. На какие группы можно разделить бюджеты, применяемые в финансовом планировании?

5. Чем отличаются бюджеты от смет?

6. Каковы основные группы затрат на персонал?

7. Что такое регламент составления бюджета?

8. Какие методы анализа исполнения бюджета можно использовать?

9. Чем отличается внутренний контроль персонала от внешнего?

10. Какие виды контроля персонала используются в организации?

ТЕСТОВЫЕ ЗАДАНИЯ

(подчеркните правильный ответ)

1. Целями составления бюджетов являются:

1. Мотивация руководителей на достижение целей организации

2. ,Выявление потребностей в денежных ресурсах

3. Принятие управленческих решений .

4. .Разработка концепции ведения бизнеса

5. Учет полной себестоимости

2. Регламент составления бюджета включает в себя:

1. Оперативный анализ

2. Бюджетный период

3. Бюджетный контроллинг '4. График бюджетирования

5. Оперативный контроллинг

6. Бюджетный цикл

3. Основными частями бюджетного цикла являются:

1. Оперативный анализ . ,

2. Подготовка к процессу бюджетирования

3. Контроль исполнения бюджета

4. Оперативный контроллинг

5. Бюджетирование '

4. Составляющими элементами текущего (операционного) бюджета являются:

1. Бюджет прибылей и убытков

2. Бюджет реализации

3. Бюджет производства

4. Бюджет капиталовложений

5. Бюджет общепроизводственных расходов

5. Направлениями финансового плана являются:

1. План коммерческих расходов,

2. План капиталовложений

3. Прогнозный, баланс

4. План денежных потоков

5. Баланс прибылей и убытков

6. Для оценки эффективности управления персоналом и правильности составления бюджетов проводят:

1. Аудит персонала

2. Контроллинг персонала

3. Факторный анализ отклонений

4. Анализ трудовых показателей

5. Социологические исследования

7. Документ, содержащий общий размер затрат на персонал, их состав по статьям расходов с разбивкой по плановым периодам, называется:

1. Прогнозный баланс

2. План денежных потоков

3. Бюджет производства

4. Бюджет на персонал

5. Баланс прибылей и убытков

8. Этапами разработки бюджета затрат на содержание персонала являются:

1. Утверждение штатного расписания

2. Утверждение бюджета расходов на персонал

3. Сбор информации от руководителей

4. Разработка форматов кадрового планирования

5. Анализ трудовых показателей

9. Элементами технологии контроля персонала являются:

1. Исследование

2. Предварительный контроль

3. Текущий контроль

4. Оперативный контроль

5. Заключительный контроль

10. Субъектами кадрового контроля являются:

1. Государство

2. Кредитные учреждения

3. Пенсионный фонд /

4. Работодатель

Список литературы

1. Анализ и моделирование трудовых показателей на предприятии: Учеб. пособие / Под ред. проф. А.И. Рофе. — М.: МИК, 2000.

2. Аудит и контроллинг персонала: Учеб. пособие / Ю,Г. Олегов, Т.В. Никонова. — М.: Экзамен, 2002.

3. Аудит и контроллинг персонала организации: Учеб. пособие/ Под ред. проф. П.Э. Шлендера. — М.: Вузовский учебник, 2006. •

4. Аудит: Учебник для вузов / В.И. Подольский, А.А. Савин, Л.В. Сотникова и др.; Под ред. проф. В.И. Подольского. — М.: ЮНИТИ-ДАНА: Аудит, 2003.

5. Бронникова СЛ. Экономический анализ в управлении фирмой. — М.: Финансы и статистика, 2003.

6. Дайле А. Практика контроллинга. — М.: Финансы и статистика, 2003.

7. Комментарий к Трудовому кодексу Российской Федерации (постатейный, научно-практический) / Под ред. К.Я. Ананьевой. - М.: ОМЕГА; СПб., 2002.

8. Контроллинг в бизнесе. Методологические и практические основы построения контроллинга в организациях / A.M. Кар-минский, Н.И. Оленев, А.Г. Фалько. — М., 1998.

9. Контроллинг для начинающих / Т. Манн, Э. Майер. — М.: Финансы и статистика, 1992.

10. Контроллинг как инструмент управления предприятием / Е.А. Ананькина, СВ. Данилочкин, Н.Г. Данилочкина и др.; Под ред. Н.Г. Данилочкиной. — М.: ЮНИТИ, 1999.

11. Кульбовская Н.К. Экономика охраны труда / Под общ. ред. проф. А.Ф.Зубковой. — М.: Центр социального диалога между субъектами трудовых отношений, 2003.

12. Максютов А.А. Бизнес-план предприятия: формирование бюджета. — М.: Приор, 2003.

13. Межотраслевая методика расчета от внедрений достижений эргономики в народное хозяйство. — М.: Экономика, 1998.

14. ОЪегов Ю.Г., Никонова Т.В. Аудит и контроллинг персонала: Учебник. — М.: Альфа-пресс, 2006.

15. Одегов Ю.Г., Карташова Л.В. Управление персоналом, оценка эффективности: Учеб. пособие для вузов. — М.: Экзамен, 2002.

16. Порядок определения классов профессионального риска и отнесения отраслей (подотраслей) экономики к классу профессионального риска / Материалы Всероссийской конференции 4-6 июля 2000 г. / Отв. ред. Г.П. Дегтярев. — М.: Социальное страхование, 2001.

17. Пронов В.М., Ляпунова О.И., Воронов Т.А. Бюджет фирмы и бюджет потока денежных средств. — М.: Финансы и статистика, 2003.

18. Ременников В.Б. Разработка управленческого решения. — М.: ЮНИТИ, 2001.

19. Ржаницына Л.С. Цена рабочей силы в условиях рынка. — М.: Профиздат, 1993.

20. Ришар Жак. Аудит и анализ хозяйственной деятельности предприятия: Пер. с фр. — М.: ЮНИТИ, 1997.

21. Управление.персоналом в условиях социальной рыночной экономики / Под ред. Р. Марра, Г. Шмидта. — М.: Изд-во МГУ, 1997.

22. Управление персоналом: Учеб. пособие / Под ред. проф. : П.Э. Шлендера. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2005.

23. Управление персоналом: Энциклопедический словарь / Под ред. А.Я. Кибанова. - М.: ИНФРА-М, 1998.

24. Управленческий аудит: персонал / Под ред. проф. Ю.Г. Оде-гова. — М.: Экзамен, 2002.

25. Эддоус М., Стэнсфилд Р. Методы принятия решения. — М.: Аудит, 1997.

26. Экономика труда: Учебник. — 2-е изд., перерабги доп. / Под ред. проф. Ю.П. Кокина, проф. П.Э. Шлендера. — Mt.: Магистр, 2008.

27. Экономический анализ: Учеб. пособие. — 2-е изд. — Ростов н/Д: Феникс, 2003. '

ОГЛАВЛЕНИЕ

Введение.............................................................................................................3