Глава 3. Анализ трудовьщ показателей при аудите персонала
3.1.Анализ трудовых ресурсов и затрат труда организации
Аудит в трудовой сфере характеризует деятельность аудиторов (аудиторских фирм) по осуществлению независимых вневедомственных проверок экономических субъектов в сфере труда и трудовых отношений.
Оптимальным средством выявления внутрипроизводственных резервов является экономический анализ, т.е. комплексное изучение деятельности предприятия для оценки результатов его работы и выявления резервов повышения эффективности производства.
Одним из основных разделов анализа работы предприятия является анализ трудовых показателей, проводимый с целью выявления резервов роста производительности труда и экономии фондов заработной платы, возможностей улучшения нормирования, организации и условий труда.
Анализ трудовых показателей — важное направление экономического анализа производственно-хозяйственной деятельности предприятия. Его цель — осуществление постоянного контроля за ходом выполнения заданий по повышению трудового потенциала и результатов работы предприятия, выявление внутренних резервов для рационального использования трудовых ресурсов. В ходе, анализа выявляются недостатки в работе отдельных участков и подразделений производства, организации в целом и разрабатываются мероприятия по устранению обнаруженных недостатков.
С помощью анализа трудовых показателей выявляется положительный опыт в работе по их улучшению. Основные направления анализа трудовых показателей представлены на рис. 3.1.
Объектами анализа выступают показатели, которые направлены на правильную расстановку и эффективное использование рабочей силы, экономию рабочего времени. Главное назначение анализа — выявление резервов роста производительности труда и экономного использования фонда заработной платы для учета их в текущем и перспективном планировании.
Рис. 3.1. Содержание основных направлений анализа трудовых показателей
С помощью анализа трудовых показателей решаются следующие основные задачи:
• проверка обоснованности плановых заданий по трудовым показателям;
• проверка выполнения плана по труду и установление причин расхождения между отчетными и плановыми показателями;
• определение значимости каждого фактора, вызвавшего те или иные отклонения в выполнении плановых показателей;
• .выявление неиспользованных возможностей улучшения трудовых показателей и определение величины эффективности использования этих резервов;
• накопление необходимых материалов для текущего и перспективного планирования.
1 Анализ трудовых показателей необходимо проводить регулярно, его результаты должны использоваться для устранения обнаруженных недостатков и реализации выявленных резервов. Различают текущий контроль (оперативный анализ) и итоговый (детальный) анализ. Первый позволяет следить за выполнением суточных, декадных и месячных планов своевременно устранять возникающие трудности. Итоговый анализ проводится по окончании отчетного периода и отличается от текущего контроля большей подробностью. При его осуществлении применяется широкий круг показателей, учитываются изменения происшедшие в плане, и даются предложения об использовании выявленных резервов.
Анализ трудовых показателей в современный период функционирования экономики представляет собой систему специальных знаний, связанную с:
1) исследованием различных трудовых процессов в их взаимосвязи, складывающихся под воздействием объективных экономических законов и факторов субъективного порядка;
2) научным обоснованием бизнес-планов (аспектов, связанных с кадровой политикой, политикой организации, нормирования, условий труда), с объективной "оценкой их выполнения;
3) выявлением положительных и отрицательных факторов, влияющих на деятельность предприятия, и количественным измерением их действия;
4) раскрытием тенденций и пропорций хозяйственного развития, с определением неиспользованных внутрипроизводственных резервов;
5) обобщением передового опыта, с принятием оптимальных управленческих решений.
Поскольку назначение анализа трудовых показателей — не только констатация создавшегося положения, но и разработка предложений по дальнейшему улучшению работы предприятия, его заключительной частью должна быть формулировка четких выводов и предложений, достаточно убедительных и подкрепленных ссылками на соответствующие аналитические расчеты, охватывающие все трудовые параметры;
В отечественной экономике анализ трудовых показателей на предприятиях всегда рассматривался как неотъемлемый элемент организации труда и трудовых отношений; В этой сфере был накоплен определенный конструктивный опыт, который может и должен быть эффективно использован.
В западной практике аудит в трудовой сфере обычно включает анализ данных, относящихся к программам развития трудовых ресурсов, в том числе показателей текучести кадров, прогулов, невыходов на работу, производственного травматизма, отношения персонала к работе и степени удовлетворенности трудом;
При переходе от административно-командной системы хозяйствования к устойчивому экономическому росту в России кардинально меняется вся система анализа деятельности организации, и прежде всего анализа трудовых показателей. Именно здесь затратная экономика оставила самое тяжелое наследство: численность персонала, удельные издержки на персонал в отечественных организациях в несколько раз превышают показатели, характеризующие аналогичные организации развитых стран.
В условиях централизованного планирования излишняя численность персонала, завышенные издержки на его содержание не беспокоили руководителей организаций. В условиях отсутствия конкуренции предприятия могли позволить себе выпускать продукцию с завышенными издержками. Величина общественно необходимых затрат на производство товаров и услуг приравнивалась к фактически сложившимся затратам, причем нерентабельные организации получали дотации из бюджета государства.
В условиях же стабильного роста рыночной экономики предприятия испытывают давление конкуренции. Неконкурентоспособная продукция и ее производители рано или поздно покидают рынок. Экономическая конкуренция способствует тому, что ресурсы, а значит и рабочая сила, направляются туда, где их использование наиболее результативно.
Для предприятия это означает, что оно должно производить продукцию с наименьшими затратами и адекватного качества, чтобы противостоять конкуренции.
Для сферы персонала его численность и качество должны быть рассчитаны так, чтобы обеспечить долгосрочное выполнение задач предприятия. Дефицит персонала ставит под угрозу выполнение задач, а избыток вызывает излишние необоснованные расходы.
Становление современных условий хозяйствования в России сформулировало ряд новых задач, решение которых невозможно на базе старых представлений, подходов и методов.
В промышленности, как и в других сферах экономики, проблемы интенсификации производства, повышения его эффективности, лучшего использования трудовых ресурсов вышли на первый план начали приобретать ключевое значение для выживания и приспособления к новой экономической ситуации/
Значительную роль в решении этой задачи в условиях рыночной экономики играет анализ трудовых показателей.
В настоящее время все больше говорят о гуманизации экономики, т.е. перемещении акцента на человеческие (трудовые)ресурсы. Их роль в современных условиях возрастает, так как в условиях рынка нужно делать ставку именно на человека и его потенциал. Поэтому растет потребность в анализе и аудите персонала организации, т.е. в изучении социальной структуры организации, движении и устойчивости численности предприятия в динамике за ряд лет.
В странах с развитой рыночной экономикой придается огромное значение состоянию трудовых ресурсов, так как они являются важнейшим фактором, обеспечивающим прибыльность фирмы, и это уже давно подтверждено существованием на предприятиях специализированных управлений трудовыми ресурсами, в функции которых входят, организация трудовой деятельности персонала предприятия во всех ее проявлениях; а также анализ эффективности этой деятельности.
Цель анализа трудовых ресурсов — выявление резервов повышения эффективности производства за счет роста производительности труда, более рационального использования численности рабочих и их рабочего времени.
Количественные и качественные признаки трудовых ресурсов предопределяют и характеризуют размеры трудового потенциала предприятия (организации).
Основными количественными показателями оценки трудового потенциала при аудите персонала могут служить численность персонала, выработка продукции на одного работника и использование рабочего времени.
Трудовые ресурсы весьма значимы и дисфункциональны для состояния, в котором оказались отечественные предприятия. Проблемы обеспечения занятости и социальной защищенности работников, сохранения профессиональной и квалификационной структуры трудовых ресурсов, содержания социальных объектов существенно влияют на конечные показатели деятельности предприятия.
При этом важно учитывать экономические и социальные аспекты воспроизводства трудовых ресурсов предприятия.
Экономические аспекты связаны с затратами на поиск, прием, обучение, увольнение кадров, а также с издержками на выпуск продукции, финансовыми ограничениями.
Социальные аспекты обусловлены системой формальных и неформальных связей на предприятии, препятствующих увольнению и найму работников, даже если этого требует экономическая ситуация.
Основными источниками информации для проведения анализа трудовых ресурсов могут служить данные отчетности по труду — в частности, форма № П-4 «Сведения о численности, заработной плате, и движении работников», а также данные внутрифирменного табельного учета.
При проведении анализа использования трудовых ресурсов предприятия целесообразно решать следующие задачи:
• оценить обеспеченность предприятия необходимым персоналом по численности, составу, структуре и уровню квалификации;
• исследовать соответствие профессионально-квалификационного уровня работающих на предприятии требованиям данного производства;
• проанализировать влияние движения персонала на динамику выпускаемой продукции, а также выявить основные причины движения трудовых ресурсов;
• исследовать использование рабочего времени и выявление резервов сокращения непроизводительных затрат рабочего времени;
• выявить уровень выполнения норм труда по структурным подразделениям предприятия;
• оценить уровень средней заработной платы по категориям персонала, в разрезе специальностей, профессий и должностей.
В современных экономических условиях функционирования производства меняется роль и место анализа при аудите трудовых показателей. В частности, первостепенное значение приобретает величина затрат на персонал, отнесенная к единице изделия.
Затраты на персонал — это общепризнанный для стран рыночной экономики интегральный показатель, который включает в себя все расходы, связанные с функционированием человеческого фактора: это затраты на заработную плату; выплаты работодателя по различным видам социального страхования; расходы организаций на различные социальные выплаты и льготы («заводские пенсии», дотации на оплату жилья, единовременная помощь); затраты на обучение и повышение квалификации. При этом расходы на заработную плату составляют обычно менее половины общей величины расходов на персонал, все остальные расходы так или иначе связаны с движением кадров или их заменой.
Таким образом, затраты на персонал — это расходы предприятия на привлечение, вознаграждение, стимулирование, решение социальных проблем, организацию работы и улучшение условий труда трудовых ресурсов. Основная часть затрат на персонал состоит из расходов на оплату труда. Следовательно, вопрос определения уровня затрат, возникающих при выполнении кадрово-хозяйственных функций, является очень важным, поэтому затраты на персонал планируются и анализируются в деталях и по различным этапам управления кадрами.
При проведении анализа трудовых показателей исследование затрат на персонал подразумевает анализ трудоемкости и зарплатоемкости основных видов продукции, анализ уровня, динамики и структуры оплаты труда, затрат на подбор, отбор и наем рабочей силы, подготовку и переподготовку персонала, анализ формирования и использования фонда заработной платы и выплат социального характера.
Таким образом, анализ трудовых ресурсов позволяет убедиться во взаимном соответствии деятельности предприятия по управлению персоналом и стратегии его развития, а также взаимном соответствии регламентации социально-трудовых отношений и законов, правил, инструкций и методик, определяющих эту деятельность. На основании результатов проведенного анализа могут быть определены направления для установления, изменения или совершенствования стандартов. Анализ трудовых показателей в целом и анализ трудовых ресурсов в частности способствуют кадровым перестановкам, улучшающим качественный состав трудовых ресурсов, продвижению наиболее перспективных сотрудников и развитию творческой активности. Анализ позволяет повысить роль кадровых служб, сблизить их деятельность с целями и задачами предприятия, заострить их внимание на более важных вопросах.
Следовательно, в современных условиях возрастает роль анализа трудовых показателей, так как конечной целью деятельности любого коллектива является получение максимальной прибыли. Ключевым моментом в достижении этой цели является человек. Повышение роли человека в снижении издержек производства влечет за собой изменение подхода к анализу трудовых показателей.