Структура базы данных

Если в базе нет никаких данных (пустая база), то это все равно полноценная база данных, т.к. в ней содержится информация о структуре базы данных, которая определяет методы занесения данных и хранения их в базе.

Простейшая база данных имеет хотя бы одну таблицу. Соответственно, структура простейшей базы данных тождественно равна структуре ее таблицы.

Структуру двумерной таблицы образуют столбцы и строки. Их аналогами в структуре простейшей базы данных являются поля (столбцы), свойства поля и записи (строки). Если записей в таблице пока нет, значит, ее структура образована только набором полей. Изменив состав полей базовой таблицы (или их свойства), мы изменяем структуру базы данных и, соответственно, получаем новую базу данных.

При проектировке таблиц, рекомендуется руководствоваться следующими основными принципами:

• Информация в таблице не должна дублироваться. Не должно быть повторений и между таблицами.

• Когда определенная информация храниться только в одной таблице, то и изменять ее придется только в одном месте. Это делает работу более эффективной, а также исключает возможность несовпадения информации в разных таблицах.

Например, в одной таблице должны содержаться адреса и телефоны клиентов.

• Каждая таблица должна содержать информацию только на одну тему.

• Сведения на каждую тему обрабатываются намного легче, если содержаться они в независимых друг от друга таблицах. Например, адреса и заказы клиентов хранятся в разных таблицах, с тем, что бы при удалении заказа информация о клиенте осталась в базе данных.

Основные способы создания таблиц

На практике для создания таблиц можно использовать несколько способов: формирование таблиц «с нуля», импорт таблиц на базе существующих, с помощью «мастера». Каждый из этих способов может быть реализован по следующему алгоритму:

1. Загрузить СУБД Microsoft Access: Пуск Программы Microsoft Access  Создание базы данных Новая база данных  ОК.

2. В диалоговом окне Файл новой базы данных указать имя создаваемой базы данных, ее местоположение на диске и нажать кнопку Создать (рис. 8.1).

3. Работа с любыми объектами начинается с окна База данных (рис. 8.2). На левой панели данного окна сосредоточены элементы управления для вызова всех семи типов объектов программы. Создание таблиц начинается с выбора закладки Таблицы.

4. Окно База данных является исходным элементом управления программы Microsoft Access. В центральной части окна представлен список таблиц, уже имеющихся в составе базы и приведены элементы управления для создания новой таблицы.

Чтобы создать таблицу использовать кнопку Создать в верхней части окна.

5. В диалоговом окне Новая таблица выбрать режим создания объекта:

Самый «автоматичный» способ состоит в импорте таблиц из другой базы, может быть, даже созданной в другой системе. В зависимости от обстоятельств из импортируемой таблицы может поступить структура полей, их названия и свойства, а также и содержимое базы. Если что-то импортируется не совсем так, как надо, необходимые правки (например, в свойства полей) вносят вручную.

В тех случаях, когда речь идет о чужой таблице, которая находится на удаленном сервере и которую нельзя импортировать целиком, пользуются режимом Связь с таблицами. Это напоминает подключение к таблице для совместного использования её данных.

Мастер таблиц позволяет выбрать поля для данной таблицы из множества определенных ранее таблиц, таких как деловые контакты, список личного имущества или рецепты. Это программа, ускоряющая создание структуры таблицы. Мастер задает ряд вопросов и, руководствуясь полученными ответами, создает структуру таблицы автоматически.

Использование мастера баз данных позволяет создать базу данных, содержащую все требуемые отчеты, таблицы и формы, за одну операцию. Мастер баз данных создает новую базу данных, но его нельзя использовать для добавления новых таблиц, форм, отчетов в уже существующую базу данных. Несмотря на то, что этот режим служит для упрощения работы, начинающим пользоваться им не рекомендуется, поскольку, не владея всей терминологией, легко запутаться в вопросах и ответах.

Первые таблицы стоит попробовать создать вручную. Для этого есть несколько способов отличающихся уровнем автоматизации:

1. Пункт Режим таблицы открывает заготовку, в которой все поля имеют формальные имена: Поле1, Поле2... и т. д. и один стандартный текстовый тип. Имена полей можно изменить используя команду Переименовать столбец из контекстного меню заголовка поля или двойным щелчком мыши на нем. В пустую таблицу можно сразу вводить данные. При сохранении новой (заполненной) таблицы в Microsoft Access данные анализируются, и каждому полю автоматически присваивается необходимый тип данных и формат.

2. Определение всех параметров макета таблицы в режиме конструктора (рис. 8.3)

Наиболее универсальный ручной метод предоставляет пункт Конструктор. В этом режиме можно самостоятельно задать имена полей, выбрать их тип и настроить свойства. Независимо от метода, примененного для создания таблицы, всегда имеется возможность использовать режим конструктора для дальнейшего изменения макета таблицы, например, для добавления новых полей, установки значений по умолчанию или для создания масок ввода.

Создание таблицы в режиме конструктора

Рассмотрим более подробно создание таблицы в режиме конструктора. Окно Конструктора таблиц представлено на рисунке 8.3. То, что мы видим в этом режиме, фактически является графическим бланком для создания и редактирования структуры таблиц.

В первом столбце вводят имена полей. Если свойство Подпись для поля не задано, то Имя поля станет одновременно и именем столбца будущей таблицы.

Тип данных для каждого поля выбирают из раскрывающегося списка, открываемого кнопкой выбора типа данных. Эта кнопка - скрытый элемент управления. Она отображается только после щелчка на поле бланка.

Рис 8.3. Создание таблицы в режиме Конструктора

Нижняя часть бланка содержит список свойств поля, выделенного в верхней части. Некоторые из свойств уже заданы по умолчанию. Свойства полей не являются обязательными. Их можно настраивать по желанию.

Закончив создание структуры таблицы, переходят к вводу данных в режиме таблицы (кнопка в панели инструментов) или закрывают бланк. При этом система выдает запрос на сохранение таблицы, после присвоения имя таблица доступна в числе прочих таблиц в основном окне База данных, оттуда ее можно открыть в случае необходимости.

Свойства полей базы данных

Поля базы данных не просто определяют структуру базы - они еще определяют групповые свойства данных, записываемых в ячейки, принадлежащие каждому из полей. Ниже перечислены основные свойства полей баз данных на примере СУБД Microsoft Access.

• Имя поля - определяет, как следует обращаться к данным этого поля при автоматических операциях с базой, например, в формулах (по умолчанию имена полей используются в качестве заголовков столбцов таблиц).

Тип поля - определяет тип данных, которые могут содержаться в данном поле.

Размер поля - определяет предельную длину (в символах) данных, которые могут размещаться в данном поле.

Формат поля - определяет способ форматирования данных в ячейках, принадлежащих полю.

Маска ввода - определяет форму, в которой вводятся данные в поле.

Подпись - определяет заголовок столбца таблицы для данного поля (если подпись не указана, то в качестве заголовка столбца используется свойство Имя поля).

Значение по умолчанию - то значение, которое вводится в ячейки поля автоматически (средство автоматизации ввода данных).

Условие на значение - ограничение, используемое для проверки правильности ввода данных (средство автоматизации ввода, которое используется, как правило, для данных, имеющих числовой тип, денежный тип или тип даты).

Сообщение об ошибке - текстовое сообщение, которое выдается автоматически при попытке ввода в поле ошибочных данных (проверка ошибочности выполняется автоматически, если задано свойство Условие на значение).

Обязательное поле - свойство, определяющее обязательность заполнения данного поля при наполнении базы.

Пустые строки - свойство, разрешающее ввод пустых строковых данных (от свойства Обязательное поле отличается тем, что относится не ко всем типам данных, а лишь к некоторым, например к текстовым).

Индексированное поле - если поле обладает этим свойством, все операции, связанные с поиском или сортировкой записей по значению, хранящемуся в данном поле, существенно ускоряются. Кроме того, для индексированных полей можно сделать так, что значения в записях будут проверяться по этому полю на наличие повторов, что позволяет автоматически исключить дублирование данных.

Обратим особое внимание на то, что поскольку в разных полях могут содержаться данные разного типа, то и свойства у полей могут различаться в зависимости от типа данных. Так, например, список вышеуказанных свойств полей относится в основном к полям текстового типа. Поля других типов могут иметь или не иметь эти свойства, но могут добавлять к ним и свои.

Типы данных

Базы данных Microsoft Access работают со следующими типами данных

Текстовый - тип данных, используемый для хранения обычного неформатированного текста ограниченного размера (до 255 символов).

Поле МЕМО - специальный тип данных для хранения больших объемов текста (до 65 535 символов). Физически текст не хранится в поле. Он хранится в другом месте базы данных, а в поле хранится указатель на него, но для пользователя такое разделение заметно не всегда.

Числовой - тип данных для хранения действительных чисел.

Дата/время - тип данных для хранения календарных дат и текущего времени.

Денежный - тип данных для хранения денежных сумм. Теоретически, для их записи можно было бы пользоваться и полями числового типа, но для денежных сумм есть некоторые особенности (например, связанные с правилами округления), которые делают более удобным использование специального типа данных, а не настройку числового типа.

Счетчик - специальный тип данных для уникальных (не повторяющихся в поле) натуральных чисел с автоматическим наращиванием. Естественное использование для порядковой нумерации записей.

Логический - тип для хранения логических данных (могут принимать только два значения, например Да или Нет).

Поле объекта OLE - специальный тип данных, предназначенный для хранения объектов OLE, например мультимедийных. Реально, конечно, такие объекты в таблице не хранятся. Как и в случае полей MEMO, они хранятся в другом месте внутренней структуры файла базы данных, а в таблице хранятся только указатели на них (иначе работа с таблицами была бы чрезвычайно замедленной).

Гиперссылка - специальное поле для хранения адресов URL Web-объектов Internet. При щелчке на ссылке автоматически происходит запуск браузера и воспроизведение объекта в его окне.

Мастер подстановок – это объект, настройкой которого можно автоматизировать ввод данных в поле так, чтобы не вводить их вручную, а выбирать из раскрывающегося списка.

Сохранение базы данных

В СУБД для сохранения информации используется двойной подход. В части операций, как обычно, участвует операционная система компьютера, но некоторые операции сохранения происходят в обход операционной системы.

Операции изменения структуры базы данных, создания новых объектов происходят при сохранении файла базы данных (Файл  Сохранить как…). Об этих операциях СУБД предупреждает пользователя. Это, так называемые, глобальные операции. Их никогда не проводят с базой данных, находящейся в коммерческой эксплуатации, - только с ее копией. В этом случае любые сбои в работе вычислительных систем не страшны.

С другой стороны, операции по изменению содержания данных, не затрагивают структуру базы, максимально автоматизированы и выполняются без предупреждения. Если, работая с таблицей данных, мы что-то в ней меняем в составе данных, то изменения сохраняются немедленно и автоматически.

Обычно, решив отказаться от изменений в документе, его просто закрывают без сохранения и вновь открывают предыдущую копию. Этот прием работает почти во всех приложениях, но только не в СУБД. Все изменения, вносимые в таблицы базы, сохраняются на диске без нашего ведома, поэтому попытка закрыть базу «без сохранения» ничего не даст, так как все уже сохранено. Таким образом, редактируя таблицы баз данных, создавая новые записи и удаляя старые, мы как бы работаем с жестким диском напрямую, минуя операционную систему.