Как следует именовать ключевые поля?

Ключевые поля содержат числовые либо цифробуквенные коды записей, используемые только для внутренних целей.

Ключевые поля имеют тип Счетчик (в таблице, содержащей сведения о предмете, который описывает таблица) или Числовой тип (во всех других таблицах, в которых данный предмет упоминается).

Ключевые поля не используются для ввода в формах или таблицах - их значение определяется автоматически как при вводе новой записи, так и при ссылке на другую таблицу.

Иногда для большей ясности полям такого рода присваивают имена со словом Код - например, в таблице Товары поле счетчика можно было бы назвать кодТовара.

Создание межтабличных связей

6.1. Определение связей между таблицами в базе данных

Как отмечалось выше, при проектировании структуры базы данных, разработчик должен продумать каким образом Microsoft Access будет объединять данные, содержащиеся в различных таблицах базы данных. Поэтому первым шагом после создания таблиц необходимо определить связи между ними. После этого становится возможным создание запросов, форм и отчетов, в которых выводятся данные из нескольких таблиц сразу.

У связи между таблицами два основных назначения: первое - обеспечение целостности данных, а второе - автоматизация задач обслуживания базы.

Связь между таблицами устанавливает отношения между совпадающими значениями в ключевых полях, обычно между полями разных таблиц, имеющими одинаковые имена: отношение один-ко-многим, отношение многие-ко-многим, отношение один-к-одному. Например, между таблицами Продажи и Товары имеется отношение один-ко-многим (рис. 8.5).

Механизм, который обеспечивает согласованность данных между двумя связанными таблицами, называется поддержка целостности данных.

Целостность данных означает:

1. В связанное поле подчиненной таблицы можно вводить только те значения, которые имеются в связанном поле главной таблицы (например, в таблицу Продажи нельзя ввести запись о товаре, название которого отсутствует в таблице Товары).

2. Из главной таблицы нельзя удалить запись, у которой значение связанного поля совпадает хотя бы с одним значением того же поля в подчиненной таблице.

При попытке нарушить эти запреты, Microsoft Access выдает сообщение об ошибке.

Включив механизм поддержки целостности, при модификации данных система может запускать следующие процессы:

Каскадное обновление означает, что изменение значения связанного поля в главной таблице (например, Наименование товара) автоматически будет отражено в связанных записях подчиненной таблицы.

Каскадное удаление означает, что при удалении записи из главной таблицы (например, записи с Фамилией сотрудника), из подчиненной таблицы будут удалены все записи, у которых значение связанного поля совпадает с удаляемым значением (например, из таблицы Продажи).

Чтобы условие целостности могло существовать, поле основной таблицы должно обязательно быть ключевым, и оба поля должны иметь одинаковый тип. Кроме того, создавать связи между таблицами следует до заполнения таблиц данными, т.к. в противном случае механизм целостности данных не всегда устанавливается из-за недопустимых значений ключевых полей.

Порядок действий, необходимых чтобы установить связи между таблицами:

1. Открыть окно Схема данных (рис. 8.5) используя пункт меню Сервис  Схема данных или кнопку в панели инструментов База данных.

2. Если ранее никаких связей между таблицами базы не было, то при открытии окна Схема данных одновременно открывается окно Добавление таблицы, в котором нужно выбрать таблицы для включения в структуру межтабличных связей.

Рис. 8.5. Связи между таблицами в окне Схема данных

3. Если связи между таблицами уже были заданы, то для введения в схему данных новой таблицы надо щелкнуть правой кнопкой мыши на схеме данных и в контекстном меню выбрать пункт Добавить таблицу или использовать кнопку в панели инструментов База данных.

4. Связь между полями устанавливают путем перетаскивания имени поля из одной в таблицы в другую на соответствующее ему связанное поле.

5. После перетаскивания открывается диалоговое окно Связи, в котором можно задать свойства образующейся связи: включить флажки Обеспечение условия целостности данных, Каскадное обновление связанных полей и Каскадное удаление связанных записей.