Создание простого запроса на выборку с помощью мастера

Запрос - это объект Microsoft Access, с помощью которого из базы данных извлекаются записи, отвечающие заданным условиям. Запрос можно создать с помощью мастера или самостоятельно.

Мастер запросов автоматически выполняет основные действия в зависимости от ответов пользователя на поставленные вопросы. Во втором случае следует в режиме конструктора выбрать таблицы или запросы, содержащие нужные данные, и заполнить бланк запроса. Запрос можно также создать на основе обычного фильтра, фильтра по выделенному фрагменту или фильтра для поля. Для этого нужно сохранить фильтр как запрос.

Изменения структуры запроса, а также задание параметров включения данных в результирующую таблицу производятся в режиме конструктора.

Самый распространенный тип запросов - запросы на выборку. Они содержат в себе данные из одной или нескольких таблиц или запросов, а также результаты расчетов, выполненных со значениями полей: сумма, средние значения для всех записей или определенных групп записей, максимальное и минимальное значение в поле и т.д.

Для создания запрос на выборку с помощью мастера нужно выполнить следующие действия:

1. В окне базы данных выбрать объект Запросы и нажать кнопку Создать.

2. В диалоговом окне Новый запрос (рис. 8.6) выбрать мастера Простой запрос.

3. В диалоговом окне Создание простых запросов (рис. 8.7) в списке Таблицы/запросы, содержащем все таблицы и запросы, текущей базы данных, указать имя таблицы или запроса, на котором должен быть основан новый запрос.

4. Выбрать поля, которые должны включаться в запрос:

Для переноса поля из списка Доступные поля в Выбранные поля следует сделать на нем двойной щелчок, или выделить его и нажать кнопку с одним символом больше (>).

Перенос из списка Доступные поля в Выбранные поля всех данных, осуществляется нажатием кнопки с двойным символом больше (>>).

Если в списке Выбранные поля окажется лишнее поле, то для его удаления необходимо выполнить на этом поле двойной щелчок или, выделив его, нажать кнопку с символом меньше (<). Наконец, если нужно выбрать поля заново, нажмите кнопку с двойным символом меньше (<<).

5. Если необходимо, указать дополнительные таблицы или запрос, а затем выберите из них поля, которые должны быть использованы. Повторять аналогичные действия до тех пор, пока не будут выбраны все необходимые поля. После завершения выбора нажать кнопку Далее.

6. Выбрать вид отчета: подробный или итоговый .

Подробный- в запросе будет выводится каждое поле каждой записи.

Итоговый - запрос, в котором выводятся результаты статистических расчетов, например, среднего или суммы значений различных полей из одной или нескольких таблиц.

Строго говоря, итоговые запросы не образуют самостоятельный тип запросов, скорее, это запросы на выборку с расширенными функциональными возможностями.

6. В окне Итоги активизировать название той операции, посредством которой будут подсчитаны итоговые значения.

7. В последнем диалоговом окне пользователю предлагается выбор выполнить запрос или просмотреть его структуру в режиме конструктора.

Если полученный запрос не соответствует требованиям, можно снова обратиться к мастеру или внести изменения в запрос в режиме конструктора.