Создание запроса на выборку в режиме конструктора

Режим конструктора позволяет частично автоматизировать создание объекта запрос. Выполнение этой операции осуществляется следующим образом:

1. В окне Базы Данных выбрать Запрос  Создать.

2. В окне Новый Запрос (рис. 8.6) выбрать режим создания запроса - Конструктор.

3. В диалоговом окне Добавление Таблицы (рис.8.9) выделить таблицы, на которых будет основан запрос и нажать кнопку Добавить

Запрос может основываться не только на таблицах, но и на других объектах: запросах, запросах и таблицах одновременно. Для этого в окне Добавление таблицы существуют отдельные закладки. Чтобы выделить несколько таблиц одновременно используется клавиша Shift.

4. После выбора объектов, на основании которых будет построен запрос, на экране появится следующее диалоговое окно (рис. 8.10) – план запроса по образцу (QBE).

Окно запроса - это графическое представление запроса по образцу (рис.8.10). Благодаря графической реализации этого средства управлять (копировать, переносить, выбирать элементы списка и пр.) объектами можно с помощью мыши.

Рис.8. 9. Выбор объектов для построения запроса

Выбранные таблицы появятся в верхней половине бланка запроса по образцу. Обратите внимание на то, что таблицы Продажи, Товары и Сотрудники связаны линией, соединяющей поля Код… обеих таблиц – это связь между таблицами.

Связи между таблицами являются необходимым элементом структуры базы данных. Если в запросе используются таблицы, между которыми в схеме данных определены связи, то Microsoft Access автоматически определяет, как следует объединять данные.

Однако даже в том случае, если в схеме данных связи между таблицами не определены, но в них имеются поля с одинаковыми названиями и типами и в одной из таблиц такое поле является ключевым, в запросе будет автоматически определена связь, на основе которой будет произведено объединение данных.

5. Чтобы включить поле в запрос можно использовать следующие действия:

• перенести поля в ячейки бланка запроса с помощью мыши: поместить указатель на название поля в списке полей таблицы и перетащить название поля в первую ячейку строки Поле бланка QВЕ (рис.8.11).

• ввести имя поля непосредственно в ячейку;

• сделать ячейку в бланке запроса текущей и выбрать нужное поле из раскрывающегося списка;

• находясь в списке полей таблицы выполнить двойной щелчок на нужном поле.

6. По завершении этой операции бланк QВЕ-запроса будет содержать три поля. При этом флажки Вывод на экран в бланке запроса для всех трех полей будут установлены, т.е. данные всех трех полей должны отображаться в таблице результата.

7. Чтобы увидеть результат работы запроса выберите пункт меню Вид Таблица или нажмите кнопку Конструктор на панели управления. Microsoft Access выведет на экран записи полученного в результате работы запроса динамического набора.

Определение условий отбора

В результате работы запроса из общей исходной базы формируется результирующая таблица, содержащая только часть информации, к которой разрешен доступ конкретному пользователю. При создании результирующей таблицы полученную информацию можно не только просматривать, но и обрабатывать, изменять, выполнять итоговые вычисления (например, найти наибольшее суммарное значение по какому-либо полю).

Запрос определяет правила, по которым данные будут извлечены из таблиц. Изменяемый набор записей, которые определяются запросом, называется динамическим набором. Динамический набор всегда отображает текущие данные таблиц, в которых эти данные хранятся. Все изменения, вносимые в динамический набор, заносятся обратно в таблицы. В многопользовательской среде изменения, вносимые в записи динамического набора другими пользователями, немедленно отображаются на экране во всех других динамических наборах, которые их затрагивают.

В созданном нами запросе в динамический набор включаются все наименования таблицы Товары. Однако нас могут интересовать только часть имеющихся наименований, например только Монитор LG . Чтобы произвести выборку записей, следует определить условие отбора. По сути, условие отбора определяет способ отбора записей по значениям полей.

Microsoft Access, используя указанные условия отбора, включает в динамический набор только нужные записи и никакие другие.

Определение условий отбора по запросу осуществляется следующим образом:

1. Вернитесь в режим конструктора: Вид Конструктор запросов.

2. В бланке QВЕ- запроса перейдите в ячейку Условие отбора поля Наименование и введите Монитор Lg и нажмите клавишу Enter.

3. Вывести записи динамического набора в виде таблицы, можно нажатием кнопки Режим таблицы на панели инструментов.

Microsoft Access ограничит динамический набор значениями, удовлетворяющими указанным условиям.

Добавление дополнительных условий отбора в окне запроса позволяет создавать мощные запросы, удовлетворяющие множеству условий.

Если для одного поля (столбца) запроса указано несколько условий отбора, Microsoft Access помещает в динамический набор все записи, удовлетворяющие хотя бы одному из указанных условий - первому или второму или третьему и т.п.

С другой стороны, если два условия отбора указаны для двух разных полей (столбцов) запроса, то при формировании динамического набора в него включаются только те записи, которые удовлетворяют всем указанным условиям - и первому, и второму и т.д.

Ниже приведен список типичных условий отбора, используемых в запросах.

- Значение поля равно указанному значению. Чтобы указать такое условие, достаточно ввести нужное значение в ячейку Условие отбора.

Например, чтобы вывести все записи о продажах сотрудника Волкова, введите в ячейку Условие отбора: поля Фамилия значение Волков.

- Значение поля находится в некотором диапазоне. Введите выражение, которое определяет нужный диапазон значений.

Например, чтобы вывести все записи о товарах, цена которых более 10000, введите >10000 в ячейку Условие отбора поля Цена. Чтобы вывести все записи о Товарах, количество продаж которых находится в диапазоне от 10 до 20, введите

Between 10 Аnd 20 (между 10 и 20).

-Значение поля начинается с указанного значения. Указывается с помощью символа *.

Например, чтобы вывести данные обо всех сотрудниках, имена которых начинаются с буквы М, введите в ячейку Условие отбора поля Фамилия значение М*. Поскольку при выборке данных Microsoft Access не различает прописные и строчные буквы, в динамический набор будут включены все записи из поля Фамилия значения которых начинается с букв М или м.

- Значения поля принадлежат некоторому списку. Такое условие указывается с помощью функции In().

Например, чтобы вывести все записи, значения поля Город которых принадлежат списку Москва, Санкт-Петербург и Урюпинск, следует ввести в ячейку Условие отбора поля Город выражение: