In (Москва, Санкт-Петербург, Урюпинск) Изменение запроса на выборку в режиме конструктора
Окно запроса создано так, чтобы обеспечить легкость и гибкость в работе. Практически любая операция, будь то перенос, вставка полей или что-либо иное, может быть выполнена графическими средствами.
Удаление поля из запроса:
1. Выделите столбец, в котором находится лишнее поле.
2. Нажмите клавишу Del или выберите пункт меню Правка Удалить.
Чтобы перенести столбец в бланке запроса:
1. В окне конструктора поместите указатель в область маркировки (рис. 8.11) и нажмите левую кнопку мыши. Microsoft Access выделит столбец бланка запроса.
2. Снова нажмите кнопку мыши и, перетащите столбец в другое место.
Вставка поля в запрос:
1. Выделите столбец справа от которого требуется добавить столбец.
2. Выберите пункт меню Правка Вставить столбец.
Для изменения ширины столбца нужно переместить с помощью мыши область маркировки поля.
Автоматически установить оптимальную ширину столбца можно поместив указатель на правую границу области маркировки поля и выполнив двойной щелчок. Microsoft Access установит ширину столбца по самому широкому из имеющихся в нем значений.
Для исключения поля из режима таблицы нужно снять флажок в строке Вывод на экран бланка запроса.
Проведение расчетов в запросах базы данных
Существует ряд вычислений, которые можно выполнить в запросе. Например, найти сумму или среднее по значениям одного поля, перемножить значения двух полей или вычислить дату, отстоящую от текущей на три месяца. Результаты вычислений, выводящиеся в поле, не запоминаются в базовой таблице. Вычисления снова производятся всякий раз, когда выполняется запрос, поэтому результаты всегда представляют текущее содержимое базы данных. Обновить вычисленные результаты вручную невозможно.
Для определения вычисляемого поля можно использовать встроенные функции Microsoft Access или выражения, создаваемые пользователем.
Встроенные функции позволяют найти следующие итоговые значения для групп записей или для всех записей: сумму значений поля, среднее, число значений в поле, минимальное значение, максимальное значение, среднеквадратичное отклонение или дисперсию. Для каждого вычисляемого поля следует выбрать одно выражение.
Выражения, определяемые пользователем, дают возможность выполнять действия с числами, датами и текстовыми значениями в каждой записи с использованием данных из одного или нескольких полей.
Выражения, определяющие вычисляемые поля, создаются с помощью мастера простых запросов или вводятся пользователем в строку Групповая операция бланка запроса, в которой допускается выбор статистических функций для выполняемых вычислений.
Для вычисления итоговых значений запроса необходимо:
Выбрать пункт меню Вид Групповые операции или нажмите кнопку
Групповые операции
на панели инструментов. На экране в
бланке запроса ОВЕ появится строка
Групповые операции
(рис. 8.12) .Обрать внимание на то, что в каждой ячейке строки Групповые операции автоматически появляется значение Группировка.
2. В ячейке Групповые операции соответствующего поля выбрать функцию: Sum (суммирование), Min (минимальное значение), Max (максимальное значение), Avg (среднее значение) и прочее.
3. Чтобы увидеть результат выполнения запроса, переключитесь в режим таблицы.
Осуществление расчетов с использованием формул, определяемых пользователем, требуется создать вычисляемое поле прямо в бланке запроса. Вычисляемое поле создается с помощью выражения, которое вводится в пустую ячейку Поле в бланке запроса.
Откройте таблицу, запрос, отчет или форму в режиме Конструктора.
Из контекстного меню строки Поле первого незанятого столбца выберите пункт Построить
3. В окне Построителя выражений укажите нужную таблицу, запрос, отчет или форму. Постройте нужное выражение, выбирая поочередно щелчком мыши имена соответствующих полей из списка, а оператор действия с клавиатуры или панели операторов в центральной части окна и нажмите кнопку ОК (рис.8.13).
4. Чтобы задать наименование столбца, введите его с клавиатуры в соответствующем столбце по строке Поле, отделив двоеточием от построенного выражения.
При выполнении расчетов допускаются сложные выражения - например, Sum([Цена]*[Количество]). Имеется возможность определить для вычисляемого поля условие отбора данных, используемых в расчетах.
Результаты вычислений не должны обязательно отображаться в поле. Их можно использовать в условиях отбора для определения записей, которые выбираются в запросе, или для определения записей, над которыми производятся какие-либо действия.