Создание и модификация экранной формы с помощью мастера

Форма – это объект Microsoft Access, который можно использовать для разных целей: для ввода данных в таблицу, для открытия других форм и отчетов, как специальное окно для выбора и предварительного просмотра и печати нужного отчета.

Формы позволяют сфокусировать внимание пользователя на отдельных записях, преодолеть однообразие строк и столбцов таблицы, предоставить доступ к макросам и модулям VBA и, что наиболее важно, просматривать и редактировать данные одновременно из нескольких таблиц.

Формы создаются аналогично прочим объектам базы данных. Пользователь имеет возможность создать форму самостоятельно или воспользоваться мастером. Мастер форм ускоряет процесс создания формы, так как автоматически выполняет всю основную работу. При использовании мастера Microsoft Access выдает приглашение на ввод данных, на основе которых создается форма.

1. В окне базы данных выберите объект Формы Создать.

2. В диалоговом окне Новая форма выберите нужного мастера (рис.8.14). Описание мастера появляется в левой части диалогового окна.

3. Выберите имя таблицы или запроса, содержащих данные, на основе которых будет создана форма, и нажмите кнопку OK. При использовании мастера форм источник данных для формы следует указывать в диалоговом окне мастера.

4. Если на шаге 3 были выбраны Мастер форм, Диаграмма или Сводная таблица, то при создании формы следуйте инструкциям, выводимым в диалоговых окнах соответствующего мастера. При выборе элементов Автоформа: в столбец, Автоформа: ленточная или Автоформа: табличная форма создается автоматически.

Как правило, созданная с помощью мастера форма (рис. 8.15) неудобна для использования. Чтобы вводить с ее помощью данные в таблицы, нужно помнить коды товаров, персонала и т.д. Возникает необходимость в настройке формы, преобразовании ее элементов, изменении размеров и заголовков полей. Эту работу можно проделать в режиме конструктора, изменив положение и размеры полей, добавив рисунки и элементы управления.

Добавление элемента управления к форме или отчету выполняется по следующему алгоритму:

1. Откройте форму в режиме конструктора формы.

2. На панели элементов выберите нужный элемент управления и нарисуйте новый элемент в окне формы путем перетаскивания указателя мыши. Описание наиболее употребляемых элементов управления приведено в таблице 8.1.

Чтобы изменить положение или размер элемента управления нужно выделить его и перетащить указатель мыши установленный в области элемента или на его границе соответственно.

3. Чтобы вывести на экран список свойств элемента управления (рис.8.17), выберите команду Свойства из контекстного меню элемента.

Описание элементов управления

Элемент управления	Название	Назначение
	Надпись	Элемент управления, предназначенный для вывода описательного текста (заголовков, пояснений и т.д.)
	Поле	Используется для отображения, ввода, изменения данных, вывода результата вычислений.
	Группа переключателей	Используется для размещения набора флажков, переключателей или выключателей, представляющих альтернативные значения.
	Переключатель	Используется как элемент управления, в котором отображаются значения логического поля из базовой таблицы, запроса или инструкции SQL. Когда пользователь выбирает переключатель, присоединенный к логическому полю, Access отображает значение в базовой таблице в формате, который определяется значением свойства поля Формат поля: Да/Нет, Истина/Ложь или Вкл/Выкл.
	Флажок	Элемент управления, в котором отображаются значения логического поля из базовой таблицы, запроса или инструкции SQL. При установке или снятии флажка, присоединенного к логическому полю, Access отображает значение в базовой таблице в формате, который определяется значением свойства поля Формат поля: Да/Нет, Истина/Ложь или Вкл/Выкл.
	Список	Создает список, допускающий прокрутку.
	Поле со списком	Составной элемент управления, объединяющий поле и раскрывающийся список (рис. 19). Источником строк для списка или поля со списком может служить список фиксированных значений (это удобно, если список меняется редко), а также таблица или запрос (удобно при частом обновлении списка).
	Кнопка	Используется для выполнения поиска, печати, применения фильтра и т.д. Пользователь имеет возможность создать кнопку самостоятельно или с помощью мастера. Мастер выводит приглашение ввести необходимые сведения и создает кнопку на основе ответов пользователя.
	Разрыв страницы	Используется для начала нового экрана в форме.
	Набор вкладок	Используется для создания формы, содержащей несколько вкладок.
	Подчиненная форма/отчет	Используется для вывода в форме или отчете данных из нескольких таблиц.

Можно преобразовать имеющиеся элементы управления: Например, преобразовать поле Код товара в поле со списком (рис. 8.16).

Для этого выполнить необходимые действия:

1. Откройте форму в режиме конструктора.

2. Из контекстного меню поля Код товара выберите пункт Преобразовать элемент в, подпункт Поле со списком.

3. Активизируйте пункт Свойства из контекстного меню этого элемента (рис. 8.18).

4. Измените отдельные свойства, например:

Источник строк спрТовары

Число столбцов 2

Рис. 8.17. Изменение свойств элемента управления

Ширина столбцов 1см; 4см

Ширина списка 5см (сумма значений ширины столбцов)

Отчет - это гибкое и эффективное средство для организации данных при выводе на печать в том виде, в котором требуется пользователю.

Пользователь имеет возможность разработать отчет самостоятельно или создать отчет с помощью мастера. Мастер по разработке отчетов Microsoft Access выполняет всю рутинную работу и позволяет быстро разработать отчет. После вызова мастера выводятся диалоговые окна с приглашением ввести необходимые данные, и отчет создается на основании ответов пользователя. Мастер окажется полезным даже для опытных пользователей, так как позволяет быстро разработать макет, служащий основой создаваемого отчета. После этого можно переключиться в режим конструктора и внести изменения в стандартный макет.

Выделяют две разновидности стандартных отчетов Microsoft Access: столбцовые и ленточные.

Столбцовый отчет (рис. 8.18), больше напоминает обычную форму. Каждое поле выводится в отдельной строке, в которой слева расположено его название, а справа — содержимое. В зависимости от количества полей в базе, каждая запись может располагаться на отдельном листе бумаги или занимать несколько листов,

Ленточный отчет (рис.8.19) отличается таким способом организации информации, при котором каждое поле расположено в отдельном столбце, а каждая запись представляется одной строкой. На различных уровнях этой структуры могут находиться итоговые значения (промежуточные суммы, средние значения и т. д.). Ленточный отчет в большей степени напоминает стандартные форматы деловых отчетов.

Рис. 8.19. Ленточный отчет

Самый простой способ заключается в создании нового отчета, по аналогии с другими объектами Access:

1. В окне базы данных выбрать объект Отчеты и нажать кнопку Создать.

2. В диалоговом окне Новый отчет выбрать значения Мастер отчетов или Автоотчет (рис. 8.20).

Мастер отчетов является настолько мощным средством, что с ним можно получить доступ ко всем возможностям Автоотчетов. Преимущество Автоотчета состоит в том, что вы просто указываете таблицу для построения отчета, a Access сразу создает готовый отчет - при этом во время его создания можно не изменять никаких параметров или настроек. Все же, в общем случае, желательно контролировать этот процесс и пользоваться Мастером отчетов.

Шаг 1. Выбор полей. Порядок действий, выполняемых на первом шаге Мастера отчетов, аналогичен алгоритму создания запроса на выборку, рассмотренному в §7. Нужно обязательно включить все поля, которые имеют отношение к данному отчету, независимо от того, как они будут использоваться: как обобщаемые данные, как заголовки для упорядочения информации или как значения, по которым будет производиться группировка.

Шаг 2. Представление данных. На втором шаге, просматривая список полей, нужно выбрать возможную структуру отчета: поля с определением диапазона значений, которые могут использоваться для группировки информации.

Шаг 3. Группировка данных. В следующем окне Мастера отчетов (рис. 8.21) необходимо выбрать то поле (или группу полей), которое послужит основой для группировки данных по полям. Чтобы узнать, как то или иное поле повлияет на структуру записей в отчете, выделите его в списке, расположенном в левой части данного окна.

Если при этом в верхней части образца появляется отдельная область с именем этого поля, значит, оно может использоваться для группировки данных, а подробная информация будет выводиться внутри каждой группы. В рассматриваемом примере (рис.8.21) данные в отчете сгруппированы по фамилиям продавца, а внутри основной группы по наименованиям (результат см. рис. 8.23).

Чтобы добавить новый уровень группировки нужно сделать двойной щелчок на его имени в списке слева. В результате Access создает для выбранного поля область в образце справа (рис. 8.21), и должным образом переставляет остальные поля. Обычно Access выводит несколько полей в дополнение к тем, которые использовались для создания основных групп. Количество создаваемых уровней группировки зависит от характера отчета

В некоторых случаях требуется поменять порядок уровней группировки. Структура отчета зависит от того, как хочет пользователь представить в нем информацию. Для этого следует щелкнуть на имени поля в образце справа и воспользоваться кнопками  и  рядом с надписью Уровень для перемещения поля.

Шаг 4. Сортировка данных. Следующий шаг Мастера отчетов используется для указания порядка сортировки записей внутри информационной части отчета. Выбор полей для сортировки производится в раскрывающихся списках, где отображаются поля, которые не были использованы для группировки (в группах сортировка происходит автоматически).

Одна из кнопок окна сортировки Мастера отчетов является чрезвычайно важной: речь идет о кнопке Итоги. Ее нажатие приводит к открытию окна диалога Итоги (рис. 8.22) В нем перечислены все числовые или денежные поля, входящие в информационную часть отчета (то есть не используемые для группировки записей).

Для вычисления итогового значения в группе: суммы или среднего арифметического, минимального и максимального значения или же просто определения количества элементов в группе, нужно установить флажок для той функции, которая будет использоваться в поле.

Группа Показать демонстрирует, будут ли отображаться записи внутри каждой группы: опция Данные и итоги, отображает всю информацию в отчете; опция Только итоги скрывает данные, за счет чего отчет становится короче.

Для вычисления процентов от итоговой суммы по каждой группе (т.е. расчет удельных весов), в которой вычисляется промежуточная сумма устанавливается флажок Вычислить проценты. Это позволяет оценить вклад каждой из групп в общий результат.

После того как параметры итоговых вычислений будут заданы, следует вернуться в окно диалога Мастера отчетов кнопкой ОК.

Шаг 5. Выбор макета. Выбор варианта макета определяет, какая часть информации из базы данных будет повторяться на каждом уровне отчета. Категории группировки отображаются в левой части образца.

Так, макет Ступенчатый (рис. 8.23), выводит заголовок каждой новой группы в отдельном разделе отчета, и на одной строке с ним не появляется никакая другая информация. При выборе макета Блок заголовок помещается в одну строку с первой записью в группе. Это позволяет уменьшить вертикальные размеры отчета, но нередко усложняет поиск нужной информации.

В макетах Структура столбцы, используемые для группировки, могут частично перекрываться по горизонтали, хотя каждый из них находится на отдельной строке. Такая возможность бывает полезной в тех случаях, когда отчет слишком широк и не помещается на одной странице. Другой выход заключается в замене книжной ориентации на альбомную, при которой можно работать с более широкой страницей.

Наконец, для макета По левому краю (рис.8.24) значения группировки и записи данных располагают начиная с левого края. Для данных на странице остается больше места, но при этом бывает трудно заметить смену заголовка группы.

Шаг 6. Выбор стиля. Последнее окно диалога Мастера отчетов позволяет выбрать стиль оформления. Стили совпадают с теми, которые активизируются по команде Автоформат в режиме конструктора отчетов. Они автоматически применяют в макете отчета определенные шрифты, обрамление и интервалы.

Обычно чем проще отчет, тем быстрее ваш компьютер справится с его построением. Сложные отчеты с большими количествами графики или заливок существенно дольше создаются и, соответственно, выводятся на печать.