Тема 9. Регістри і форми бухгалтерського обліку

Облікові регістри – це облікові таблиці (бланки) встановленої форми і змісту для відображення господарських операцій на рахунках бухгалтерського обліку. Вони є носіями впорядкованої вторинної інформації, джерелом якої були бухгалтерські документи. Запис господарських операцій в облікові регістри називається обліковою реєстрацією.

Класифікація облікових регістрів проводиться:

1) за призначенням та характером запису:

- хронологічні – реєстраційний журнал, відомість відвантаження та реалізації продукції;

- систематичні – регістри синтетичного та аналітичного обліку;

- комбіновані – Журнал-Головна, журнали-ордери.

2) за обсягом змісту:

- синтетичні – Головна книга, Журнал-Головна, машинограми, журнали-ордери;

- аналітичні – книги аналітичного обліку, картки аналітичного обліку;

- комбіновані - машинограми, журнали-ордери.

3) за зовнішньою формою:

- книги – книги синтетичного та аналітичного обліку;

- картки – типові, спеціальні;

- окремі листки – журнали-ордери, групувальні відомості, розроблювальні таблиці;

- електронні таблиці – синтетичного, аналітичного обліку, комбіновані.

4) за будовою:

- односторонні – Головна книга;

- двосторонні – касова книга;

- шахові – журнали-ордери та відомості до них.

Відповідальність за правильність та повноту відображення даних в облікових регістрах несуть особи, які склали і підписали їх.

Виправлення помилок у первинних документах та облікових регістрах здійснюється на підставі П(С)БО 6 «Виправлення помилок і зміни у фінансових звітах», затвердженого наказом МФУ від 28.05.99 р. № 157.

Помилково зроблені записи в облікових регістрах виправляються декількома способами:

1) помилки в облікових регістрах і звітах, створених ручним способом, виправляються коректурним способом, тобто неправильні текст або цифри закреслюються і над закресленим надписується правильний текст або цифри. Закреслення здійснюються однією рискою так, щоб можна було прочитати виправлення;

2) спосіб «Червоне сторно» – сторнуючий запис;

3) спосіб додаткових записів.

Спосіб «Червоне сторно» полягає в тому, що неправильний бухгалтерський запис знищується складанням так званого «сторніровочного запису», в якому повторюється як кореспонденція рахунків, так і сума помилкового запису. Такий виправлений запис робиться в облікових регістрах червоними чорнилами, або в рамці, після чого робиться правильний запис по рахунках. Якщо відображена завищена сума, то сторнірується тільки різниця. Наприклад: допущена неправильна кореспонденція рахунків на суму, перерахованої з розрахункового рахунку заборгованості органам соціального страхування, помилково відобразили розрахунки з постачальниками:

Дт 631 Кт 311 - 1000 грн.

Дт 652 Кт 311 - 1000 грн.

Спосіб додаткових проводок використовуються в тих випадках, коли в обліку відображена занижена сума. Для цього додатково записується проводка на необхідну суму.

Форма бухгалтерського обліку – це процес обробки інформації первинних документів для створення облікових регістрів, їх взаємозв’язок, послідовність способи здійснення облікових записів.

Головні ознаки, що відрізняють одну форму обліку від іншої:

- зовнішній вигляд, будова та кількість облікових регістрів;

- поєднання регістрів хронологічного, систематичного, синтетичного і аналітичного обліку;

- послідовність і способи запису господарських операцій в облікових регістрах.

Форми бухгалтерського обліку:

1. Меморіально-ордерна – одержала назву від меморіального ордеру, складанням якого завершується обробка документів. Вона передбачає складання проводок на кожний первинний документ окремою довідкою в меморіальних ордерах. Для здійснення операцій з однаковою кореспонденцією рахунків відкриваються окремі відомості, по яких в кінці місяця визначаються підсумки і складаються підсумкові меморіальні ордери. Меморіально-ордерна форма обліку надає широкі можливості для розподілу праці, але вимагає багаторазового переписування даних з регістру в регістр.

2. Журнально-ордерна форма бухгалтерського обліку базується на широкому використання системи накопичувальних і групувальних регістрів – журналів-ордерів і допоміжних відомостей до них. Записи здійснюються безпосередньо на основі виконавчих документів, по мірі їх обробки (без меморіальних ордерів). В журналах-ордерах хронологічно і систематично співставлені дані.

3. Журнал-Головна. На підприємствах, що мають невелику кількість синтетичних рахунків, може застосовуватися один із спрощених варіантів меморіально-ордерної форми обліку, який прийнято називати формою «Журнал-Головна». При цьому варіанті хронологічна реєстрація меморіальних ордерів поєднується із записами по синтетичних рахунках в одній книзі, що має назву «Журнал-Головна».

4. Автоматизована (комп’ютерна) форма – базується на використанні персональних комп’ютерів та обчислювальних мереж. Практичне її застосування залежить від набору бухгалтерських засобів і вибору організаційних форм їх використання. Бухгалтер працює на машині в діалоговому режимі, використовує зворотній зв’язок в процесі обробки інформації і отримання відповідних вихідних документів. Це дозволило знизити трудомісткість робіт, які виконуються в кінці звітного періоду по складанню балансу.