Тема 7. Елементи методу бухгалтерського обліку та їх характеристика

Бухгалтерська документація є частиною управлінської документації і складається з первинної документації, регістрів, звітної документації.

Документ (від латинської «documentum» - свідчення, доведення) – це письмовий доказ здійснення та підтвердження господарської операції, включаючи розпорядження на право її проведення. Документація – це спосіб оформлення господарських операцій документами.

Бухгалтерські документи незалежно від їх носія класифікуються за різними ознаками:

1) за призначенням – розпорядні, виконавчі, бухгалтерського оформлення, та комбіновані.

2) за характером задокументованих операцій – грошові, матеріальні та розрахункові.

3) за обсягом – одиничні та зведені.

4) за способом використання – разові і накопичувані.

5) за місцем складання – внутрішні і зовнішні.

6) залежно від кількості відображуваних господарських операцій – однопозиційні, багатопозиційні документи.

Мінімальною неподільною структурною одиницею є реквізит (лат. – необхідний). Реквізит – це показник документа, що характеризує ту чи іншу сторону господарської операції: її назву, місце здійснення, термін та ін.

Обов’язкові реквізити документів: назва документу (форми); дата і місце складення документу; найменування підприємства, від імені якого складається документ; зміст та обсяг господарської операції; вимірники господарської операції в натуральному і грошовому вираженні; найменування посадових осіб, відповідальних за здійснення господарської операції та правильність її оформлення; особисті підписи вказаних осіб.

Реквізит поділяють на 2 частини: реквізит-ознака та реквізит-підстава. Реквізит-ознака характеризує якісну сторону господарських операцій. Наприклад: у прибутковому ордері це буде назва матеріалу, що надійшов, його сорт, розмір та ін. Реквізит-підстава характеризує кількісну сторону господарських операцій.

До бухгалтерських документів пред’являються такі вимоги: записи мають робитися чітко; не допускаються помарки та підчистки; не допускаються виправлення в касових і банківських документах; виправлення в документах засвідчуються тими особами, які їх підписують.

Документообіг – це рух документів від моменту їх складання або одержання від інших підприємств і організацій до оперативного використання і бухгалтерського опрацювання і наступної передачі до архіву.

Терміни зберігання найбільш важливих бухгалтерських документів звичайно визначаються нормами і правилами, прийнятими в країні в цілому. Порядок передачі документів до архіву може бути різним на кожному підприємстві. Після закінчення встановлених термінів зберігання документи, що мають особливо важливе значення, передаються на зберігання місцевому архіву, а інші документи за погодженням з Головним архівним управлінням підлягають знищенню або здаються у макулатуру, про що спеціальною комісією складається акт і робляться відповідні записи в архівній книзі.

Інвентаризація - це спосіб виявлення тих засобів і джерел (або їх відсутності), які не знайшли документального відображення у поточному обліку.

Об'єкти і періодичність проведення інвентаризації визначається власником (керівником) підприємства.

Проведення інвентаризації є обов'язковим:

1) при передачі майна державного підприємства в оренду, приватизації майна державного підприємства, перетворення державного підприємства на акціонерного товариства;

2) при передачі підприємств та їх структурних підрозділів (на дату передачі);

3) у випадку ліквідації підприємства;

4) при зміні матеріально-відповідальної особи;

5) при випадках стихійного лиха, аварій;

6) перед складанням річного звіту.

Інвентаризація проводиться з метою забезпечення достовірності даних бухгалтерського обліку шляхом їх зіставлення з фактичною наявністю майна.

Інвентаризації класифікують за такими ознаками:

1) за організацією – планові (передбачені планом контрольно-ревізійної роботи на календарний рік), позапланові (пов’язані з непередбаченими обставинами – крадіжки, аварії, вимоги судово-слідчих органів та ін.);

2) за охопленням місць зберігання цінностей – повні (охоплює всі місця зберігання ТМЦ, тобто її проводять одночасно в усіх матеріально-відповідальних осіб), часткові (охоплює окремі групи або види майна (кошти, пальне, цінні папери тощо) і проводиться тільки у відповідних матеріально-відповідальних осіб);

3) за обсягом перевірки цінностей – суцільні (перевірка фактичної наявності всіх без винятку цінностей, що перебувають у складі, коморі, дільниці тощо), вибіркові (охоплює здебільшого якісь дефіцитні чи надто коштовні речі);

4) за якістю – повторні, додаткові проводяться за рішенням керівництва, правоохоронних органів;

5) за часом проведення – місячні, квартальні, піврічні, щорічні.

Документальне оформлення інвентаризації: інвентаризаційний опис та відомість результатів інвентаризації.

Результати інвентаризації:

1) фактичні і бухгалтерські залишки збігаються;

2) фактичний залишок менше облікового - нестача;

3) надлишок - фактичний залишок більше бухгалтерського облікового;

4) пересортиця - в загальній кількості ТМЦ є у наявності, але нестача кількості одного виду ТМЦ перекривається надлишком іншого виду.

Порядок регулювання розходження фактичної наявності ТМЦ та коштів з даними бухгалтерського обліку:

1) основні засоби, ТМЦ, цінні папери, кошти та інше майно, що виявилося у надлишку, підлягають оприбуткуванню та зарахуванню відповідно на результати фінансово-господарської діяльності або збільшення фінансування з наступним встановленням причин виникнення надлишку і винних у цьому осіб. При цьому складається проводка: Дт 20, 22, 26, 28 Кт 719;

2) збиток цінностей у межах затверджених норм списується за рішенням керівника підприємства на витрати виробництва, обігу або на зменшення фінансування – Дт 947 Кт 20, 22, 26, 28 та одночасно Дт 79 Кт 947. Норми природного збитку можуть застосовуватися лише в разі виявлення фактичних нестач. За відсутністю таких норм розглядається як понаднормова нестача;

3) понаднормові нестачі цінностей, а також втрати від псування цінностей відносяться на винних осіб При цьому складаються такі проводки:

відображення суми нестач у складі витрат звітного періоду:

Д-т 947 К-т 20, 22

сума, що підлягає відшкодуванню в розмірі фактичної нестачі:

Д-т 375 К-т 716

отримано суму відшкодування витрат:

Д-т 30 К-т 375

4) понаднормові втрати і нестачі МЦ, включаючи готову продукцію, в тих випадках, коли винуватці не встановленні або у стягненні з винних осіб відмовлено судом, зараховуються на збитки.

Матеріали інвентаризацій затверджуються керівником підприємства з включенням результатів до звіту за той період, в якому закінчено інвентаризацію, а також і до річного звіту.