23. Облік засуджених в установах виконання покарань.

Згідно з теорією статистики всі обліки прийнято поділяти на статистичні та оперативні. Для обліку засуджених в УВП використовуються як статистичні так і оперативні обліки.

Оперативний облік являє собою систему реєстрації окремих фактів, явищ у повсякденній діяльності установи. Він дозволяє своєчасно отримувати багатообразну інформацію про чисельність, склад, рух засуджених та ін. Основою оперативного обліку є первісний облік, тобто реєстрація поодиноких фактів, явищ, які виникають в період їх появи. Ця реєстрація відображається в різних журналах, картках, списках, тощо. На базі первинного та оперативного обліку будується статистичний облік (звітність), який ведеться за спеціальними, затвердженими державою, формами.

В установах виконання покарань облік засуджених ведеться:

1) персонально:

- за особовою справою засудженого;

- за обліковою карткою.

2) кількісно:

- за журналом обліку переміщення засуджених та реєстрації їх особових справ;

Особова справа є основним обліковим документом засудженого. Вона складається з двох частин, вкладається в обкладинку встановленого зразка і комплектується документами, що засвідчують особу та підтверджують законність тримання її в установі, звільнення з неї, а також відображають процес її тримання в установі. Перелік документів, долучених до особової справи, зазначається в описі, який ведеться окремо для першої та другої частини справи.

До першої частини особової справи долучаються такі документи:

- судові рішення;

- протокол про затримання особи (якщо таке мало місце);

- розпорядження ДПтС України про виконання указів Президента України щодо помилування;

- рішення Апеляційної та Регіональної комісій;

- копія довідки про звільнення;

- довідка ДІТ при МВС України про наявність чи відсутність судимості;

- документи про смерть особи.

До другої частини особової справи долучаються документи, які відображають процес тримання особи в СІЗО та відбування засудженим покарання в установі.

До особової справи долучаються також інші документи, які мають відношення до конкретної особи (характеристики, подання, постанови про заохочення, стягнення тощо).

В установі особові справи обов'язково реєструються в журналі обліку переміщення засуджених та реєстрації їх особових справ.

Відлік реєстраційних номерів особових справ осіб, які прибули до установи, починається з першого січня кожного року.

Реєстраційний номер особової справи особи, взятої під варту, складається з порядкового номера та двох останніх цифр року.

Реєстраційний номер особової справи засудженого складається з порядкового номера із зазначенням першої літери прізвища засудженого та двох останніх цифр року.

Особові справи засуджених (осіб, взятих під варту) зберігаються в належному порядку, до них акуратно підшиваються всі документи, долучені до особової справи. Дані про усі долучені до особової справи документи обов'язково заносяться до опису, який складається окремо на першу та другу частини особової справи.

Облікові картки та алфавітні картки форми 1 заповнюються на підставі документів особових справ засуджених, які прибули до УВП. З цих карток складається картотека в алфавітному порядку.

Для здійснення контролю за своєчасним звільненням засуджених, а також за вирахуванням строків розгляду питання відносно подання до суду матеріалів щодо умовно-дострокового звільнення від відбування покарання (статті 81, 107 Кримінального кодексу України), заміни не відбутої частини покарання більш м'яким (стаття 82 Кримінального кодексу України) або подання до ДПтС України матеріалів щодо переведення засуджених на підставах, встановлених частиною першою статті 101 Кримінально-виконавчого кодексу України, на кожного засудженого, що прибув до установи, заповнюється контрольно-строкова картка засудженого.

З таких карток складається контрольно-строкова картотека. Наприкінці кожного року з неї вилучаються картки на засуджених, які підлягають звільненню в наступному році, і розташовуються за датами закінчення строку покарання (місяцем та днем).

При переміщенні засудженого в інше місце відбування покарання, звільненні або смерті контрольно-строкова картка засудженого вилучається з картотеки й долучається до його особової справи.

Відомості про кожного засудженого, прийнятого до установи, заносяться до журналу обліку переміщення засуджених та реєстрації їх особових справ.

Такі журнали обов’язково ведуться в кожній установі виконання покарань, що в цілому відповідає вимогам Мінімальних стандартних правил поводження з в’язнями, прийнятих ООН в 1955 році, які (п.7) передбачають, що ―в усіх місцях ув’язнення має бути реєстр у вигляді переплетеного журналу з пронумерованими сторінками, куди повинні заноситься стосовно кожного ув’язненого, що прибув, відомості щодо його особи, причини ув’язнення, дані і час його прибуття і виходу з даного місця ув’язнення.

Вказаний журнал, з метою забезпечення точності контролю за пересуванням засуджених, ведеться так, що на лівій сторінці розкритого журналу враховуються тільки ті особи, які прибули до УВП, а на правій — ті, що вибули.