2. Подготовка заказа на закупку и виды заказов

Анализ и выбор поставщика ведут к размещению заказа. Размещение заказа на закупку предусматривает заполнение формы заказы. Условия, включаемые в заказ на закупку, регулируют отношения между покупателем и продавцом.

Все организации имеют свои формы заказа за закупку. Важными требованиями к любой из них должны быть наличие серийного номера, даты заполнения, названия и адреса поставщика, описание заказанных товаров, указание количества, требуемой даты доставки, условий отгрузки, оплаты и заказа.

Однако на практике не все закупки подчиняются условиям, предписанным в заказе. Многие осуществляются в соответствии с соглашением о продаже, предоставленным продавцом. Обычно выбор того, чей документ будет использован, покупателя или продавца, зависит статус обеих сторон, характера закупаемого товара, сложности сделки и стратегии, используемой при обеспечении или размещении заказа.

Заказ на закупку – это часть юридического контракта между потребителем и поставщиком. Но пока он не принят к исполнению поставщиком (т.е. не получена форма-«подтверждение», посланная поставщиком в отдел закупок предприятия-заказчика), заказ на закупку не является контрактом.

Наиболее общими типами заказов являются следующие:

1. Заказ на закупку используется в стандартном подходе к снабжению. Он выполняется в форме письма от одной организации другой, где в деталях указываются характеристики материалов, которые организация хочет закупить, и условия закупки.

2. Общие заказы дают простую систему для закупки дешевых и стандартных товаров, например, канцелярских. Организация размещает единый заказ на все материалы, которые ей потребуются в течение какого-то времени, скажем, года. После этого поставщик в течение всего установленного в заказе времени отправляет партии этих материалов по требованию.

3. Электронное снабжение использует электронный обмен данными или Интернет для упрощения закупок и замены бумажных процедур электронными. Это быстрый и эффективный метод выполнения повторных и простых заказов.

4. Контракт подробно описывает соглашение межу организацией и поставщиком; здесь точно указываются сферы ответственности, работы и услуги каждой из сторон, а также связанные с этим условия его выполнения. Контракт, как правило, заключается вместо заказов на закупки, если речь идет о долгосрочных контрактах.

5. Субконтракт заключается, когда, подписав контракт с организацией, поставщик может не выполнять все работы самостоятельно, а передать часть из них субподрядчику. При этом заключаются два соглашения: контракт между организацией и поставщиком и субконтракт между поставщиком и субподрядчиком.

6. Соглашения о лизинге и аренде, в которых указываются условия получения материалов. Как правило, они касаются зданий и оборудования.

3. Отсылка и контроль выполнения и экспедирования заказа на закупку

Традиционно заказы на закупку отправляются поставщику по почте, телефону, факсимильной или курьерской связью.

Типичный пример рассылки копий заказа может выглядеть следующим образом: оригинал заказа высылается поставщику, иногда сопровождаемый вторым экземпляром, который подлежит возврату как подтверждение того, что поставщик принял заказ к исполнению.

Заказы, поступающие поставщику с использование сетей электронного обмена данными по стандартам или EDIFACT, являются более предпочтительными с точки зрения времени отсылки, обработки и достоверности информации. Все большее распространение для передачи заказов получают системы, основанные на современных информационных технологиях с использование оптического сканирования и последующей компьютерной обработки штрих-кодов.

После того как заказ на закупку отправлен поставщику, покупатель может контролировать ход его выполнения и (или) ускорять выполнение заказа. Отдел контроля и экспедирования отмечает дату отправления заявки.

Функция контроля выполнения заказа – стандартная функция, контролирующая способность поставщика выполнять свои обязательства по срокам доставки. Контроль выполнения заказа часто осуществляется по телефону для получения немедленной информации, но ряд организаций используют простую форму, часто составленную на компьютере, для запроса информации по срокам отгрузки товаров или проценту выполнения заказа на конкретную дату.

Экспедирование заказа – это своего рода давление на поставщика, с тем чтобы он выполнял свои обязательства по доставки товара, доставлял товар с опережением графика или ускорил его доставку в случае отставания графика. Если поставщик не способен выполнить условий соглашения, в качестве рычага давления может применяться угроза аннулирования заказа или прекращения деловых отношений в будущем.

Предметы снабжения после доставки их потребителю должны пройти приемочный (входной) контроль на их соответствие установленному уровню качества. Результаты контроля на входе должны фиксироваться в информационной базе данных по товарам и поставщиками для мониторинга качества закупаемой продукции.

Основными целями функции получения и контроля сырья являются:

– гарантия получения заказа;

– проверка качества;

– подтверждение получения заказанного количества товарно-материальных ценностей;

– отправка товара в его следующее место назначения – на склад, в отдел контроля или отдел использования;

– оформление документации на получение и регистрацию товарно-материальных ценностей.

Качество поставляемых товаров должно удовлетворять предъявляемым требованиям. Отсутствие необходимого контроля качества закупок может привести к следующим издержкам:

– дополнительные расходы, связанные с возвратом бракованных и недоброкачественных товаров;

– остановка производства в случае, например, когда вся партия продукции оказалась недоброкачественной и подлежит возврату;

– судебные иски и т.п.

Применяемые на практике меры по обеспечению качества принимаемых товаров могут быть классифицированы на две группы.

Предметы снабжения, которые прошли входной контроль, отправляются на хранение, а в отношении не прошедших инспектирование могут быть реализованы следующие варианты действий службы закупок:

1. Возврат поставщику за его счет для исправления или замены;

2. Материальные ресурсы могут быть исправлены покупателем, а затраты на это взысканы с поставщика.

3. Если не прошедшие входной контроль предметы снабжения могут быть использованы (хотя и не строго в соответствии со спецификацией), покупатель может обговорить с поставщиком варианты снижения их цены.

Недостатками входного контроля являются значительные затраты ресурсов, не добавляющие ценности для конечного потребителя, а также то, что некоторые поставщики начинают в основном полагаться на инспектирование своей продукции покупателями.

В настоящее время в связи с развитием таких логистических концепций интегрированных взаимоотношений поставщиков и потребителей, как JIT, ECR, VMI, основное внимание уделяется сокращению или вообще устранению всех контрольных операций, связанных с проверкой качества закупаемых товаров. Для этого полная ответственность за поставку продукта в соответствии с установленными спецификациями и сообщение покупателю результатов контроля качества (например, в виде сертификата тестирования или одной из процедур, предусмотренных стандартом BS EN ISO 9004) возлагается на поставщика. Во многих отраслях, например, в автомобильной от поставщиков требуется иметь системы менеджмента качества, чтобы они проводили контроль качества отправляемы продуктов, не допускали отклонений в ходе процессов, своевременно осуществляли корректирующие действия, если они требуются, и предотвращали отправку продуктов, не соответствующих требованиям стандартов/спецификаций.