6. Формирование организационной структуры управления снабжением

4. Основные положения организации снабжения на современных предприятиях

Поскольку снабжение является одним из основных видов деятельности (функционалом) компании любой отрасли, исторически сложилось обособление отдельных структурных подразделений, осуществляющих закупочную деятельность, в общей организационной структуре управления компанией. Эти подразделения имеют различные названия, например, отдел материально технического снабжения завода, отдел (служба) закупок торговой компании, департамент снабжения крупного холдинга и т.п. Подобная структура характерна для линейно-функциональных и дивизиональных организационных структур управления бизнесом. Однако, учитывая, что в снабжении пересекается несколько видов деятельности, возникает необходимость в межфункциональной координации, которая в настоящее время практикуется службой логистики.

С развитием интегрированной логистики и SCM снабженческая деятельность во все большей степени становится составной частью управленческих полномочий департаментов логистики и SCM.

Это объясняется несколькими основными причинами:

• идентичностью объектов управления – основные (материальные) и сопутствующие потоки;

• концепцией управления добавленной стоимостью в цепи поставок с позиций удовлетворения требований конечных потребителей;

• необходимостью глобальной оптимизации параметров потоков на основе критерия общих затрат;

• задачами межфункциональной координации снабжения с другими функциональными областями бизнеса;

• развитием процессного подхода к управлению.

Как и в эволюции логистики, снабжения перетерпело смену парадигм от узкофункционального вида деятельности до одного из интегрированных макропроцессов в цепи поставок. Поэтому развитие оргструктур управления снабжением в конкретной отрасли экономики нужно рассматривать именно с позиций этой исторической перспективы. Конечно, конкретные компании в разных странах находятся на различных витках эволюции оргструктур управления снабжением, что определяется не только общемировыми тенденциями, но и особенностями становления бизнеса отдельной фирмы с позиций уровня макроэкономического потенциала страны, культуры управления, развития базы знаний персонала, имеющихся финансовых ресурсов и т.д.

В большинстве российских компаний сегодня преобладают линейно-функциональные организационные структуры управления. В рамках таких структур отдел (служба) снабжения является самостоятельным подразделением, которому выделяется бюджет на закупки предметов снабжения основной производственной (операционной) деятельности. Закупка ресурсов жизнедеятельности предприятия (организации), наряду с выполнением этой функции службой снабжения, часто передается административно-хозяйственным отделам.

4. Характеристика и состав организационных структур снабжения

Существует две основные формы организации управления снабжением:

1. При децентрализованной форме организации служащие будут самостоятельно осуществлять закупки, каждый для своего отдела.

Преимущества такого подхода:

• пользователь лучше знает потребность отдела, чем кто-либо другой;

• возможность более быстрого удовлетворения потребности в материальных ресурсах.

Недостатки децентрализованных закупок:

• решая оперативные вопросы, служащие могут не заметить изменения тенденции планирования организации в целом;

• недостаточный профессионализм служащих и проблемы определения возможностей снабжения;

• ни одно подразделение не может быть достаточно большим для того, чтобы проводить функциональный анализ в таких областях, как работа с таможней, транспортные услуги, складирование, управление запасами, анализ закупок и т.п.

2. Для осуществления централизованных закупок обычно организуется один отдел снабжения, который объединяет и сосредотачивает все функции снабжения организации, что позволяет получать определенные выгоды:

• объединение всех закупок аналогичных или похожих материалов, что дает возможность получить скидки за большой заказ;

• координация связанных между собой видов деятельности для сокращения затрат на транспортировку, хранение и обслуживание;

• устранение дублирования операций и ненужных приемов;

• наличие единой точки контактов с поставщиками и предоставление им необходимой информации;

• получение специальной квалификации и совершенствование операций по снабжению;

• возможность сосредоточить других сотрудников на выполнении их собственных функций, чтобы они не отвлекались на закупки;

• концентрация ответственности за снабжение, что облегчает осуществление управленческого контроля.

Традиционной в России является линейно-функциональная структура управления.

Для крупных производственных предприятий, состоящих из большого количества подразделений или филиалов, реализуется дивизиональная организационная структура.

Как именно организовано снабжение, зависит от типа и размера организации. В небольшой организации за все закупки может отвечать один сотрудник. В организации средних размеров может быть создан отдел, где работают сотрудники, осуществляющие закупки, грузовые экспедиторы, складские работники и клерки. В крупной организации снабжением могут заниматься сотни людей, координирующих огромные закупки материалов.

В линейно-функциональных и дивизиональных структурах управления бизнесом компаний служба снабжения, как и служба продаж, обычно подчиняется коммерческому директору. В число типовых подразделений, имеющихся, например, в службе снабжения крупной промышленной компании (при наличии собственного транспортно-складского комплекса), входят:

• подразделение по закупке основных материалов, инструмента, оснастки;

• подразделение по закупке вспомогательных материалов, инструмента и оснастки;

• подразделение по закупке запасных частей для ремонта технологического оборудования;

• группа планирования и отслеживания доставки закупаемой продукции;

• подразделение по таможенной очистке;

• отдел закупки товарно-материальных ресурсов по импорту;

• отдел комплектации заказов на производство;

• группа анализа рынка снабжения и работы с поставщиками;

• транспортно-экспедиционный отдел (транспортный цех, отдел внутризаводской транспортировки);

• отдел управления складированием и грузопереработкой (складское хозяйство);

• группа контроля и управления качество закупаемых товарно-материальных ценностей;

• группа по работе с контрагентами по доставке;

• группа учета и экономического анализа закупок и др.