4. Оплата поставок

Получение счетов на оплату заказанных товаров – заключительный этап выполнения контракта. Все счета необходимо проверять, а если в документах нет противоречий, бухгалтерия их оплачивает. При оплате счетов используется, как правило, безналичный расчет, но могут производиться также наличные платежи, если иное не установлено законом. Допускаются расчет платежными поручениями, по аккредитиву, чеками, расчеты по инкассо и в других формах, предусмотренных законом, установленными в соответствии с ним банковскими правилами и применяемыми в банковской практике обычаями делового оборота.

Существует несколько форм расчета:

1. Расчеты платежными поручениями. При расчетах платежными поручениями банк обязуется по поручению плательщика, за счет средств, находящихся на его счете, перевести необходимую денежную сумм на счет указанного плательщиком лица в этом же или ином банке в срок, установленный законом, если более короткий срок не предусмотрен договором банковского счета либо не определяется применяемыми в банковской практике обычаями делового оборота.

2. Расчет по аккредитиву. При расчетах по аккредитиву банк, действующий по поручению плательщика об открытии аккредитива и в соответствии с указанием (банк-эмитент), обязуется произвести платеж получателю средств или оплатить, акцептовать или учесть переводной вексель либо дать полномочие другому банку (исполняющему банку) произвести платеж получателю средств или оплатить, акцептовать или учесть переводной вексель.

3. Расчет по инкассо. При расчетах по инкассо банк (банк-эмитент) обязуется по поручению клиента осуществить за его счет действия по получению от плательщика платежа и (или) акцепта платежа.

4. Расчет чеками. Чеком признается ценная бумага, содержащая ничем не обусловленное распоряжение чекодателя банку произвести платеж указанной в нем суммы чекодержателю.

В рамках указанных форм расчеты могут производиться с предоплатой и по факту получения товара, с предоплатой полностью за весь товар, оплатой в рассрочку и т.д. В любом случае платеж оговаривается в контракте.

Существует ряд преимуществ в пользу оплаты счета до получения, проверки и оприходования товара:

– финансовое положение предприятия-покупателя может быть устойчивым;

– неспособность к предоплате не только исключает скидки, но и неблагоприятно отражается на репутации покупателя;

– при осуществлении закупок у надежных поставщиков в случае возникновения проблем с неудовлетворительным качеством товара легко могут быть выяснены приемлемые коррективы даже после оплаты счета.

6. Логистические аспекты договорной работы в рамках управления закупками

4. Взаимодействие с «внутренними клиентами» фирмы

Идентификация потребности внутренних клиентов фирмы включает в себя сбор и обработку заявок подразделений компании на предметы снабжения и услуги, а также планирование потребности в предметах снабжения. Получение информации о необходимости закупок может поступать в службу снабжения в виде:

– заявки, отправляемой инфраструктурным (складом) или функциональным подразделением компании по результатам контроля предметов снабжения;

– спецификации, ведомости материальных ресурсов, выдаваемой производственным отделом или другими подразделениями.

Операционная деятельность по управлению закупками предполагает определение тех трансакций, которые должны быть установлены между отделом закупок и конкретными потребителями предметов снабжения (подразделениями) фирм. В некоторых случаях, например, при изменении ассортимента продукции, могут быть предусмотрены состав внутрифирменных потребителей и номенклатура предметов снабжения. Как только внутрифирменные потребители и номенклатура предметов снабжения определены, должны быть установлены требования к весу, размерам, параметрам поставок, планы и спецификации на каждую позицию номенклатуры и определенную номенклатурную групп. Кроме того, должны быть установлены требования пользователей, определяющие сервис поставок.

Получив заявку или ведомость материалов, менеджер по закупкам проверяем ее на точность заполнения и на соответствие спецификациям и отчетным документам, чтобы выяснить тип закупки, т.е. относится ли эта заявка к повторной закупке или речь идет о новой (модифицированной) закупке.

В общем случае здесь могут рассматриваться четыре закупочные ситуации:

1. Ситуация типового заказа. Эта ситуация, когда продукт ранее уже неоднократно закупался и когда общие процедуры размещения и обработки таких заказов уже отработаны.

2. Ситуации, сопровождающиеся процедурными трудностями. Это закупка, не относящаяся категории типового заказа, когда, например, требуется, чтобы сотрудники организации-покупателя узнали, как следует пользоваться закупаемыми предметами снабжения.

3. Ситуации вызванные проблемами использования продукции. Это нетиповые (модифицированные) закупки продуктов, разработанных с целью заменить прежние; при этом новые продукты должны пройти тестирование на работоспособность.

4. Ситуации, требующие межфункциональной координации в компании. Это нетиповые закупки продуктов, использование которых может повлиять на деятельность многих отделов и подразделений компании; в результате в процесс принятия решений может быть вовлечено множество сотрудников всей компании.