4. Типы заказов на закупку в системе управления закупками

Существует несколько типов заказов на закупку, которые отличаются одни от другого продолжительностью действия, точностью регламентирования поставок и некоторыми другими признаками.

1. Простой заказ представляет собой заказ на закупку одной или нескольких номенклатурных позиций. Каждый заказ проходит полный жизненный цикл, включая механизм подтверждения и одобрения (авторизации) заказа. В структуре заказа выделяют заголовочную, содержательную и оформляющую части.

Важную роль играет статус простого заказа (открыт, закрыт, отменен). Статус заказа показывает его состояние.

1. Закрытие заказа производится либо при полном получении номенклатурных позиций по нему, либо волевым решением, даже при неполном получении изделий и материалов по заказу.

2. Открытые заказы в той части, в которой они еще не выполнены, представляют собой данные о запланированных поступлениях номенклатурных позиций, учитываемые MRP при планировании потребности в материалах и компонентах.

2. Вторым типом заказа является долгосрочный контракт, который содержит ту же самую основную информацию, что и простой заказ, однако в нем нет сведений о сроках и объемах поставок. Отгрузка поставщиком производится в рамках долгосрочного контракта по запросу покупателя (иногда трактуемому как простой заказ на закупку, который уменьшает объем к поставке по долгосрочному контракту в случае своего выполнения), содержащему сведения о сроках и объемах. Применение данного типа заказа позволяет снизить издержки снабжения, в основном для недорогих, регулярно потребляемых товарно-материальных ценностей.

Возможны следующие варианты долгосрочного контракта:

1. Общий объем поставок в натуральном выражении зафиксирован, и тогда каждая отгрузка уменьшает оставшееся к поставке количество (этот вариант встречается существенно чаще; может еще и фиксироваться контрактная цена).

2. Общий объем поставок в натуральном выражении строго не зафиксирован.

Можно упомянуть как разновидность долгосрочных контрактов еще и контракт на закупку у поставщика неконкретных номенклатурных позиций и времени работы его производственных мощностей. Такая ситуация возможна при неопределенности спроса на продукцию предприятия-заказчика в разрезе конкретных номенклатурных позиций при более надежной оценке спроса на уровне товарных групп. В этом случае можно транслировать этот спрос в потребность в группах материалов и комплектующих и совместно с поставщиком оценить объем производственных мощностей поставщика, необходимый для выполнения этих поставок. Конкретные номенклатурные позиции покупатель заказывает в рамках указанного долгосрочного контракта, уменьшая тот объем производственных мощностей, который еще остался выделенным покупателю в рамках контракта.

3. График поставок – это долгосрочный контракт, для которого указаны точные даты и объемы поставок в течение длительного периода времени. В этом случае должна быть известна календарная потребность предприятия-покупателя в конкретных номенклатурных позициях, т.е. в какой день (а может быть, даже и в какой час) какое количество какой номенклатурной позиции покупатель желает получить от поставщика. Графики поставок требуют соблюдения дисциплины поставок и позволяют свести к минимуму складские запасы и, как следствие, понизить издержки производства и реализации продукции. В развитых странах, например, многие автомобилестроительные компании работают со своими поставщиками и субподрядчиками именно на основе графиков поставок.

4. Системные контракты – модификация долгосрочных контрактов. Клиент может, например, просто заказывать поставку по телефону на основе каталога поставщика. Минимизируются затраты на обработку документов, например. Обычный заказ на закупку, как в случае долгосрочных контрактов, не формируется. Подобная упрощенная форма заказа, с одной стороны упрощает закупки процедурно, а с другой стороны, не остается документальных «следов» размещения заказа.

Системные контракты – это способ сокращения затрат, связанных с материальными ресурсами, за счет снижения закупочной цены единицы ресурса и затрат на транспортировку, запасы и административные цели. Системные контракты заключаются на определенный объем продукции, закупаемой за установленный период времени. Продавец поставляет продукцию на отдельные предприятия в заказанных количествах, а платежи осуществляются по мере реального совершения закупок. Основное преимущество заключается в том, что цена, о которой стороны договорились, остается фиксированной в течение срока действия всего контракта.

Преимущества использования системных контрактов:

– снижения уровня запасов предметов снабжения;

– сокращение числа поставщиков;

– уменьшение административных и трансакционных расходов;

– снижение числа закупок с небольшой стоимостью;

– предоставление возможности поставщикам заключать более крупные в денежном выражении сделки;

– обеспечение своевременной доставки предметов снабжения непосредственно до пользователя;

– стандартизация (там, где это возможно) закупаемых единиц продукции.

Системные контракты лучше всего подходят для часто закупаемых единиц продукции с низкой стоимостью и относительно высокими административными расходами на обработку заказа.

5. Контракты на льготных условиях – это способ согласования закупок между различными бизнес единицами либо подразделениями компании или требованиями по различным продуктовым линиям. Контракты на льготных условиях позволяют оптимизировать ценовые решения при управлении закупками, например, получить кумулятивные скидки. В результате объединения закупок возросшая мощь потребителя относительно поставщика может привести к сокращению закупочных цен и административных расходов. Кумулятивные скидки за большой размер заказа позволяют покупателю объединять совершаемые в течение определенного времени закупки, получая за счет этого более низкие цены на размещаемые в течение года дополнительные заказы. Этот подход становится все более популярным, особенно у компаний, которым необходимо совершать небольшие, но частые закупки для реализации технологии JIT.