6. Моніторинг та аналіз змін

Моніторинг та контроль є важливою складовою частиною процесу управління змінами. Здійснювати постійний моніторинг необхідно для будь-якого члена організації. Керівництво має не тільки безпосередньо управляти і здійснювати проведення змін, а й допомагати організації в подоланні труднощів, які можуть виникати в процесі змін.

Багато з методів допомагають здійснити зміни, розкриті в біхевіоризмі, і особлива увага приділяється змінам у відносинах, цінностях і взаємозв'язках. Але за останні 15 років акцент змістився зі створення груп, міжгрупових відносин і т.д. до процесів планування дій для всієї організації і навколишнього середовища, розробці методів організаційного діагнозу і застосування всеохоплюючих програм для вдосконалення роботи організації.

При виборі способу моніторингу можлива помилка - вибрати неправильну методику на самому початку процесу зміни, швидко викликати масу розчарувань, але продовжувати її вперто дотримуватися, хоча вона нікуди не веде. При виборі підходу до вирішення проблеми та здійснення організаційних змін зазвичай підкреслюють різницю між «закритими» і «відкритими» проблемами, які відчуває організація. Залежно від цієї класифікації керівник і менеджери обирають комплекс найбільш підходящих, на їхню думку, методів.

«Закрита» проблема має єдине рішення, яке можна знайти за допомогою логічного проблемного аналізу і таких методів вирішення проблем, як аналіз витрат і результатів і обчислення точки беззбитковості.

«Відкрита» проблема має декілька можливих рішень, на виникаючі питання немає чіткої відповіді. Слід почати процес вирішення проблеми (здійснення змін), залучаючи тих, хто «володіє» проблемою, використовуючи методи, які зроблять можливим це участь. Це може бути один з методів, описаних вище, або інший метод. Звичайно потрібно тривалий час і поступовість у підході. Керівництво має продемонструвати щире бажання усунути всі причини проблеми, якщо навіть це його власні помилки.

Якщо правильно використовувати навчання, воно може бути потужним методом, що сприяє змінам. Навчання може допомогти людям виробити навички і розвинути здібності, необхідні для ефективного здійснення перебудови, як, наприклад, методи діагностики і вирішення проблем, планування та оцінки, комунікації.

Які заходи можна здійснювати з метою моніторингу змін?

Для проведення моніторингу можна проводити збори. Завдання зборів як методу втручання - забезпечити можливість спільної роботи різних людей з даної проблеми. Важливо створити відповідний клімат, наприклад, проводити збори на «нейтральній ґрунті», де в жодної зі сторін немає територіальної переваги. Для того щоб збори відбувалися плідно, необхідно щоб ролі і очікування всіх присутніх були з'ясовані і визначені до зустрічі.

Наступний успішний приклад японської промисловості, де, щоб поліпшити якість товарів, технічне обслуговування, робочі умови, підвищити продуктивність і т.д., в багатьох країнах стали створювати гуртки якості. Це невеликі групи, утворені на добровільній основі (як правило, в тій же робочій зоні), з рівною участю всіх членів. Крім колективного пошуку рішень технічних проблем, пов'язаних з роботою, в центрі уваги гуртка знаходиться взаємне підвищення кваліфікації членів, а також вдосконалення спілкування і людського клімату. Оскільки гуртки якості за природою автономні, вони не можуть організовуватися або безпосередньо управлятися керівництвом. Однак менеджери можуть сприяти їх створенню і забезпечувати умови, при яких гуртки якості можуть внести вклад в здійснення бажаних організаційних змін.