3.5. Ведение алфавитных и статистических карточек в бти

 1. Статистические карточки составляются исполнителем работ на каждое учтенное основное здание и вместе с инвентарным делом сдаются в архив.

По каждому городу, другому поселению статкарточки хранятся в отдельных ящиках с расположением их в алфавитном порядке наименования улиц, переулков и т.д.

Примечание: Форма статистической карточки, куда вносятся данные технических паспортов, а также иные данные, разрабатывается организацией технической инвентаризации субъекта Российской Федерации.

 

2. Алфавитная карточка составляется на каждого собственника и предназначается для отыскания дела в архиве, когда местонахождение здания заранее неизвестно.

Алфавитные карточки размещаются в алфавитном порядке наименования собственников по городам, другим поселениям или учетным округам, определяемым органами исполнительной власти субъекта Российской Федерации. На лицевой стороне ящика делается надпись с указанием начальных букв наименования собственников.

Статистические и алфавитные карточки на снесенные здания погашаются с указанием даты и основания погашения, изымаются из действующей картотеки и хранятся отдельно в том же порядке в течение трех лет.

3.6. Выдача и возврат дел. Инвентаризация архива бти

 1. На каждое инвентарное дело ведется карточка учета выдачи и возврата материалов. Карточка хранится в деле, а при выдаче - остается на месте его хранения.

2. Кроме этого, ведется журнал учета выданных дел по бригадам или отдельным исполнителям.

Карточки на материалы благоустройства и инженерные сети хранятся аналогично карточкам на материалы жилищного фонда, а на выданные дела - в специальном ящике в алфавитном порядке наименования улиц (переулков).

3. Периодически, но не реже одного раза в год, а также при замещении должности работника архива, по согласованию с руководителем организации технической инвентаризации субъекта Российской Федерации проводится инвентаризация, в результате которой выявляется наличие и полнота дел, имеющихся в архивохранилище, учитываются пришедшие в ветхое состояние документы и намечаются сроки их обновления. На 1 января каждого года в инвентарной книге делается запись, свидетельствующая о количестве дел, хранящихся в архиве.

3.7. Должностные обязанности работника архива бти

1)обеспечивает сохранность и комплектование в установленном порядке инвентаризационно-технической и правоустанавливающей документации;

2) ведет учет и соответствующую регистрацию имеющейся и поступающей в архив документации;

3) выдает из хранилища персоналу БТИ документы и осуществляет контроль за возвратом дел в установленные сроки;

4) подготавливает по указанию руководства БТИ информацию о составе, состоянии, стоимости и принадлежности основных фондов ЖКХ;

5) подновляет пришедшие в ветхость инвентарные дела;

6) выполняет иные работы по указанию руководства.

Должен знать:

1) инструкции и положения о порядке хранения инвентаризационно-технической документации;

2) основы технического черчения;

3) содержание и порядок ведения формуляров, учета документации, инвентарной книги;

4) правила внутреннего трудового распорядка, основы научной организации труда;

5) правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

6) проводить научную классификация документов в установленном порядке.