85. Документи щодо особового складу.

Документація щодо особового складу – це документи, що містять інформацію про особовий склад підприємства (організації) від початку діяльності працівника до його звільнення чи виходу на пенсію. Основні документи, які фіксують таку інформацію: резюме, заява, рапорт, автобіографія, характеристика.

1.      Заява.

Це один з найпоширеніших документів інформаційного характеру, що містить прохання та пропозицію і дає можливість особі реалізувати свої соціальні та громадські права. Як правило, пишеться від руки в одному примірнику. Хоча теперішні технічні можливості дозволяють укладати документи за допомогою комп’ютера, однак заява все таки вимагає власноручного підпису.

2. Рапорт.

У військовому середовищі функцію заяви виконує рапорт – письмове звернення працівника до вищої посадової особи з викладом справ і постановкою питань службового чи особистого характеру. Граматично ці документи однакові, проте є певні традиційно усталені відмінності у розміщенні реквізитів. Так, у рапорті відомості про адресанта не прийнято вказувати у верхньому правому куті після інформації про адресата, а безпосередньо зліва внизу під датою укладання документа.

3. Характеристика.

Це документ, у якому дається оцінка ділових і моральних якостей особи.

4. Резюме.

Це документ, у якому подаються короткі відомості про навчання, трудову діяльність та професійні успіхи й досягнення особи, яка його складає. Його укладають на вимогу або для участі у конкурсі на заміщення вакантної посади.

5. Автобіографія.

Це документ, у якому особа, описує своє життя та діяльність у хронологічному порядку. Цей документ характеризується незначним рівнем стандартизації. Головні вимоги до його змісту – вичерпність потрібних відомостей і лаконізм викладу.

86. Інформаційні документи.

Довідково-інформаційні документи — це документи, що містять інформацію про фактичний стан справ у структурі, який є підставою для прийняття розпорядчих документів. Вони мають допоміжний характер відповідно до організаційно-розпорядчих документів, не є обов'язкові для виконання на відміну від них. Інформація, що в них міститься, може спонукати до дії або бути лише доведена до відома.

1. Звіт — службовий документ - що містить повідомлення про діяльність особи чи організації або її підсумок, виконання дорученої роботи, справи, узагальнення зробленого і т. д.

2. Факс — це службовий документ, одержаний за допомогою телефакса телефонними каналами зв'язку. Факс становить ксерокопію переданого документа. Факс оформляють так само, як і службовий лист.

3. Телеграма — це службовий документ, що становить буквенно-цифрове повідомлення, передане за допомогою телеграфного зв'язку (телеграфом).

4.Телефонограма — це службовий документ, що становить оперативне повідомлення, передане телефоном.

5. Протокол – це службовий документ із записом ходу обговорення питань та рішень, ухвалених на зборах, нарадах, конференціях, інших засіданнях колегіальних органів.