3. Документообіг і організація архіву

Документообіг – це рух документів від моменту їхнього складання на підприємстві або одержання від іншої сторони з метою використання для бухгалтерських записів і до передачі в архів на зберігання. За організацію документообороту відповідальність несе головний бухгалтер.

Основні стадії документообігу:

1) створення документа (виписка, оформлення, підпис матеріально відповідальних осіб і інших оперативних працівників);

2) прийом і перевірка документа бухгалтером з формальної сторони, по суті й арифметична перевірка правильності цін, таксування;

3) облікова обробка - проставлення кодів, кореспондуючих рахунків, групування документів по однорідності господарських операцій, підрахування сум по них;

4) запис даних документа в облікові регістри (ручним або машинним способом);

5) звірення й ув'язування записів у документах і облікових регістрах;

6) передача на зберігання в архів.

Архив – это хранение документов на предприятии. Бывает : текучий и постоянный. Текущий архив находится в бухгалтерии предприятия. Хранятся документы год. Постоянный архив может находиться в данном предприятии или в городских архивах

4. Інвентаризація: визначення, призначення, правова основа, облік результатів

5.5 Інвентаризація – один з елементів методу бухгалтерського обліку, це спосіб виявлення фактичної наявності й стану товарно-матеріальних цінностей, коштів, розрахунків на певну дату. Це важливий засіб контролю за збереженням ресурсів і забезпеченням реальності обліку. Вона має інформаційне й контрольне значення.

Значення інвентаризації проявляється в тім, що:

1) це спосіб виявлення фактичної наявності й стану основних засобів, товарно-матеріальних цінностей, коштів, документів, розрахунків, тобто спосіб відбиття реальної дійсності, завдяки якому забезпечується вірогідність облікових даних;

2) це найважливіший спосіб (прийом) контролю збереження коштів, перевірки умов зберігання їх, організації матеріальної відповідальності на підприємстві;

3) це джерело нової інформації, що дає можливість одержати не тільки дані про наявність майна, але й такі факти, які в обліку не знайшли відбиття (псування, природні втрати, пересортиця й т.п.).

Інвентаризації можна класифікувати по таких ознаках:

• залежно від повноти охоплення перевіркою ресурсів:

- повні;

- часткові;

• залежно від характеру:

- планові;

- позапланові.

Відповідальність за правильне й своєчасне проведення інвентаризацій несе керівник підприємства. Він визначає строки проведення інвентаризацій, об'єкти, склад комісії.

Обов'язкове проведення інвентаризації передбачено в наступних випадках:

1) при передачі майна державного підприємства в оренду або його приватизації;

2) при зміні матеріально відповідальних осіб;

3) при встановленні фактів крадіжок, розкрадань, стихійних лих, а також на вимогу судово-слідчих органів;

4) перед складанням річного фінансового звіту.

Документами, якими оформляється інвентаризація є :

- наказ керівника на проведення інвентаризації, із вказівкою виду інвентаризації, об'єктів перевірки, строків її проведення, складу інвентаризаційної комісії;

- інвентаризаційний опис, у якій фіксується на певну дату фактична наявність коштів. Кожна її сторінка обов'язково підписується всіма членами комісії й матеріально-відповідальних осіб;

- акт інвентаризації наявних грошових коштів;

- порівнювальна відомість, у якій фактичні дані зіставляються з обліковими й визначається результат інвентаризації.